1、员工员工 OAOA 账号账号与电子与电子邮箱及通讯录邮箱及通讯录管理管理作业指引作业指引 编制编制 日期日期 审核审核 日期日期 批准批准 日期日期 修订记录修订记录 日期日期 修订状态修订状态 修订修订内容内容 修订修订人人 审核人审核人 批准人批准人 1.1.流程概况流程概况 流程目的流程目的 规范电子办公系统中员工信息的管理，确保员工信息的准确性，提 升工作效率。 流程范围流程范围 适用于公司各责任单位及全体员工，城市公司遵照执行。 定义定义 OA 系统：公司自动办公系统，用于员工网上处理公司事务的办公系 统 。 流程主要参与部门流程主要参与部门 综合管理部、工程管理部（主导） 、各部门
2、、项目部、城市公司（参 与） 部门部门 流程中承担职责流程中承担职责 各部门 1. 为优化 OA 系统及邮箱系统提供意见和建议。 2. 反映本部门员工使用 OA 系统及邮箱系统中存在的问题。 综合管理部 1. 提供需办理 OA 账号及邮箱的人员名单。 2. 跟踪 OA 账号及邮箱办理。 3. 负责员工通讯录的编制、发布及更新。 4. 负责监督、 检查 OA 系统及电子邮件系统的人员信息的准确性 工程管理部 1. 为新员工配给 OA 账号及邮箱。 2. 为调整岗位员工更新 OA 系统及邮箱系统信息和权限。 3. 注销离职员工的 OA 账号及邮箱。 2.2.OAOA 账号及电子邮箱管理程序账号及电
3、子邮箱管理程序 2.1 OA 编号与编号与电子电子邮箱申请邮箱申请 2.1.1 员工入职后，综合管理部人力资源专员根据员工入职信息，填写完毕新入职员工 OA 账号与电子邮箱申请表 ，向工程管理部提出新员工 OA 账号及电子邮箱的申请。 2.1.2 综合管理部经理负责审核新员工 OA 账号及电子邮箱的申请， 确认新员工的用人部门和 职位的信息的准确性后， 传递至工程管理部负责 OA 账号及电子邮箱办理的 IT 工程师。 2.2 OA 编号与编号与电子电子邮箱配给邮箱配给 2.2.1 工程管理部 IT 工程师在收到综合管理部提请的申请后，一个工作日内配给新员工 OA 账号。三个工作日内向集团办理完
4、结新员工电子邮箱申请事宜。 2.2.2 工程管理部在 OA 账号及电子邮箱地址办结后，根据综合管理部提供的员工信息，在 OA 系统中授予新员工正确的权限，并对口正确的部门，并相应在电子邮件系统同步办 理。之后将信息反馈综合管理部人力资源专员进行校对确认。 2.2.3 综合管理部在收到工程管理部反馈的员工 OA 账号及电子邮箱地址信息并确认无误后， 于一个工作日内将 OA 账号及电子邮箱信息反馈给员工本人。 2.3 OA 账号账号与与电子电子邮箱变更邮箱变更 2.3.1 当员工进行工作调动，部门和岗位发生变化时，综合管理部将签批后的调动通知单送工 程管理部 IT 工程师知晓， IT 工程师根据调
5、动通知单中员工信息的变化调整该员工在 OA 系统及电子邮件系统中有关信息和权限，调整后由综合管理部人力资源专员负责校对。 2.4 OA 编号与编号与电子电子邮箱注销邮箱注销 2.4.1 员工离职时， 持 离职手续完备表 按规定向工程管理部提出注销 OA 及电子邮箱申请。 2.4.2 工程管理部 IT 工程师在收到申请后，进行签字确认。并同步注销离职员工 OA 权限， 三个工作日内与集团 IT 部门沟通注销电子邮箱。 2.5 监督和抽查监督和抽查 2.5.1 综合管理部人力资源专员负责不定期（间隔最长 2 周）对电子系统中员工信息的准确 性进行抽查，并将抽查结果反馈部门经理及工程管理部 IT 工
6、程师。 3 3. .员工通讯录管理程员工通讯录管理程序序 3.1 3.1 员工通讯录的编制员工通讯录的编制 3.1.1 综合管理部行政专员每月月末定期将通信录统计表提供给各部门负责人，各部门 负责人将其部门成员统计完成后提交综合管理部， 由综合管理部行政专员负责统一编制 下一月通讯录，内容包括单位、姓名、职务、手机号（含 V 网号）、座机号、邮箱等； 总部和城市公司分表编制， 城市公司将经过其综合管理负责人审核后的通讯录提交给总 部行政专员。 3 3. .2 2 员工通讯录的发布员工通讯录的发布 3.2.1 编制完成后的通讯录，提交给人力资源专员负责校对并经综合管理部经理审核后由综 合管理部行
7、政专员发布于公司 OA 系统通知公告栏。 3.33.3 员工通讯录的更新员工通讯录的更新 3.3.1 员工通讯录由综合管理部行政专员每月 3 日前定期更新，发布流程同本条 3.2 款。 3.43.4 员工通讯录的监督、抽查员工通讯录的监督、抽查 3.4.1 人力资源专员负责不定期（间隔最长 2 周）对通讯录进行抽查，并将抽查结果反馈部 门经理和行政专员；对于抽查发现的不正确的信息，行政专员应立即予以更新。 4 4. .支持性文件支持性文件 无 5 5. .相关记录相关记录 5.1 CH-QR-XZ02-1OA 与邮箱申请表 5.2 CH-QR-XZ02-2通讯录统计表 5.3 CH-QR-HR24离职手续完备表
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