1、合同合同及付款及付款管理流程管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日日 期期 修订状态修订状态 修修订订内容内容 修修订订人人 审核人审核人 批准人批准人 2008-8-31 B/0 相关记录 CH-QR-CG22 合同会签及审批单 进行修订。 蔺明璇 胡畅 张广志 相关记录 CH-QR-CG23 合同违约处理审批 单进行修订。 根据公司部门职责、权 限调整做相应修订。 1、流程概况流程概况 流程目的流程目的 规范合同签订和履行程序，明确付款流程，并最大限度的避免风险。 适用范围适用范围 适用于公司开发项目对外采购产品和服务类合同及付款的管理。主 要包括勘察合同、设计合同、营
2、销合同、施工合同、材料/设备采 购合同、工程监理合同等为保证公司项目开发的合同、协议。 流程主导及流程主导及 参与部门参与部门 成本管理部（主导） 、各部门（参与） 上游流程名称上游流程名称 下游流程名称下游流程名称 子流程名称子流程名称 材料/设备验收管理流程 工程管理流程 部门部门 流程中承担职责流程中承担职责 成本管理部 1、 组织标准合同的更新和管理； 2、 勘查、设计、营销、工程、材料/设备类合同的审核； 3、 合同履行监督； 4、 付款计划审核； 5、 应付款审核； 6、 项目所有合同的汇总、统计。 财务管理部 1、 组织年度、月度资金计划编制、审核和监督； 2、 负责付款审批和支
3、付。 风险管理部 1 1、 负责合同法律相关条款的审核。 各部门 1、 负责职责范围内合同的起草和谈判，组织会签； 2、 负责提交合同（无合同）应付款申请，办理实付款审批手续； 3、 提交月度应付款计划； 4、 参加对合同履行的评价。 2.2. 流程图流程图 合同及付款管理流程 合同及付款管理流程（主导主导：成本管理部成本管理部） 标准合同管理标准合同管理合同签定与执行合同签定与执行合同付款管理合同付款管理 风险管理风险管理 部部 董事长董事长总经理总经理分管领导分管领导 财务管理财务管理 部部 成本管理部成本管理部项目部项目部 工程管理工程管理 部部 规划设计规划设计 部部 营销策划营销策划
4、 部部 合同核对合同核对 组织相关合同组织相关合同 谈判及签订谈判及签订 发布标准合发布标准合 同同 审批审批审核审核 按权限审按权限审 批批 拟订工程拟订工程/ 材料合同材料合同 审核审核 审核审核 汇总统计合汇总统计合 同执行情况同执行情况 合同执行情况反馈合同执行情况反馈 拟订营销拟订营销 合同合同 合同分发与存合同分发与存 档档 按权限按权限 审批审批 参与编制参与编制 设计标准设计标准 合同合同 审核审核 参与编制参与编制 工程工程/材料材料 标准合同标准合同 拟订设计拟订设计 合同合同 参与编制参与编制 营销标准营销标准 合同合同 权限外权限外 权限内权限内 审批审批 审核审核 合
5、同盖章合同盖章 NN 标准合同标准合同 非标准合同非标准合同 组织编制组织编制 标准合同标准合同 编制合同月编制合同月 付款计划付款计划 编制合同月编制合同月 付款计划付款计划 编制合同月编制合同月 付款计划付款计划 审核审核 资金平衡和资金平衡和 总额控制总额控制 审批审批 财务分管财务分管 领导审核领导审核 合同付款合同付款 申请申请 合同付款合同付款 申请申请 合同付款合同付款 申请申请 审核审核 财务分管财务分管 领导审核领导审核 业务分管业务分管 领导审核领导审核 审批审批 审核审核 付款付款 合同内合同内，非最后非最后 一笔款项一笔款项 合同内最后一笔合同内最后一笔 款项或合同外款
6、项或合同外 3. 工作程序工作程序 3 3.1.1 合同的起草合同的起草和审批和审批 3.1.1 成本管理部组织标准合同的更新与管理。标准合同文本报批程序： 成本管理部组织 编制标准合同（营销策划部参与营销标准合同编制，规划设计部参与设计标准合同标准， 工程管理部参与工程材料设备标准合同编制） ， 标准合同经业务分管领导审核后， 填写 合 同会签及审批单 ，相关部门会签（包括成本管理部、风险管理部、财务管理部） ，成本 分管领导审批。批准后的标准合同文本各部门应予执行。 3.1.2 需求提出部门负责标准合同提出，成本管理部负责合同谈判并组织会签。合同应做 到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规
7、范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和 数字准确，应包括： 1) 合同名称； 2) 甲乙方名称及地址，经办人联系电话； 3) 甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章； 4) 合同签定日期； 5) 标的（内容） ； 6) 数量、质量； 7) 价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式） ； 8) 履约方式、地点、费用的承担； 9) 违约责任（甲乙方权利、义务） ； 10) 生效、失效条件（诺成、践成合同） ； 11) 解决争议的方法； 12) 合同的份数及附件； 13) 保密条款（如果有需要） ； 14) 防腐保密协议。 3.1.3 成本管理部填写合同会签及审批单 、合同摘要并附
8、合同文本，按审批权限会签 和审批。 3.1.4 合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次 序变动影响的下一会签人的同意。 3.1.5 合同名称规范：主合同名称统一规范为： “项目全称或简称”+“合同范围或内容”+ “合同类型” ；补充协议名称统一规范为： “主合同名称”+“补充协议”+“补充协议序号” ， 如： “XX 花园二期项目空调机组设备供货合同补充协议一” 。项目简称以确定的案名为准。 补充合同的合同金额应明确为在原合同金额基础上的增加额或减少额， 以方便缴纳印花税。 3.1.6 各部门合同审核的重点如下： 序号 部门名称 审核重点 1 需求部门 技术、
9、工期、进度、质量、保修等条款。 2 风险管理部 合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不 限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、 诉讼等条款。 3 成本管理部 合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作 范围、双方权利义务、履约、担保、合同价款 及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、 奖罚等与成本有关的条款。 4 财务管理部 签约公司名称、合同款支付方式、发票形式、 代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。 3.1.7 合同签署和盖章： 1) 合同原则上由对方先签字盖章。 2) 合同须完成公司最终审批后我司方可签字盖章。最终签字、盖章的合同文本要求： 应与审批文稿一致；会签、审批中全部调整意
10、见修改完毕并经相应领导确认。 3.1.8 合同存档、备案与上传： 合同签订后一周内，合同正本原件交风险管理部档案管理人员存档，合同副本原件交 财务管理部存档，合同其他副本或复印件交成本管理部存档（工程与材料设备合同还 须交项目经理存档） 。同时，合同备份至集团审计、法务。 3 3. .2 2 合同的执行与合同的执行与反馈反馈 3.2.1 合同执行：合同执行部门（项目部为工程与材料/设备合同的执行部门）负责按合 同条款执行,成本管理部进行监督。成本管理部每月收集各部门（项目部）合同执行中与 合同管理相关的问题，汇总分析检查出的相关问题，改进合同的管理。 3.2.2 合同执行部门在合同履行过程中应
11、注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形 式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，应以法律规定的有效方式发 送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重 发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档； 如接收对方文件时，则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。 3 3. .3 3 合同变更、合同变更、解除和违约处理解除和违约处理 3.3.1 合同变更与解除： 1) 合同解除及变更必须采用书面形式，区分不同情况按下列规定审批。 a)解除合同、变更合同范围和付款条件的，应采用补充协议的形式，参照 3.1 合同 起草和审
12、批的相关规定审批。 b)设计变更和现场签证造成合同变更的，按设计变更管理流程或现场签证管 理流程的规定执行。 2) 合同变更或解除后合同执行部门应在一周内完成修改、存档和通知，方式和范围同 3.1.8 合同存档、备案与上传的相关规定。各部门应对原合同文本进行标识，以免 错误地执行原合同。 3.3.2 合同违约处理： 1) 合同违约金处罚程序 （商业租赁、 商品房认购协议及商品房买卖合同的违约处理见相 关文件执行） ：合同执行部门填写合同违约处理审批单提出处理建议并附原合同， 成本管理部会签并核算违约金，风险管理部、财务管理部会签，成本分管领导审核，总 经理审批；设计合同违约索赔由规划设计部负责
13、，材料设备合同违约索赔由工程管理部 负责。 2) 经协调无效需使用法律手段的程序：合同执行部门填写合同违约处理审批单提出 建议并附原合同，风险管理部、成本管理部、财务管理部会签，成本分管领导审核， 总经理审批。合同执行部门和相关部门协助法律专员执行。 3.4 合同付款管理 3.4.1 营销策划部、规划设计部、工程管理部（各项目部编制后工程管理部汇总）每月底 编制下月度合同付款计划，经成本管理部审核、财务管理部进行资金平衡和总额控制后， 财务分管领导审核、总经理审批后执行。 3.4.2 工业地产付款流程 1) 施工单位申报进度款（提供工程量计算式、隐蔽资料、签证资料、材料进场检验资料、 相关合格
14、证及复检报告等，必要时补充材料购销合同） ； 2) 监理现场专业工程师审核（对进度、质量、工程量及单价、包括材料价格、品牌等均应 详细审核）后在申报表上签字，总监在申报表上签字盖章； 3) 置业项目部专业工程师审核后在申报表上（对进度、质量、工程完成情况、部位、数量、 材料使用情况等均应详细审核） ，造价主管对此进行复核后签字； 4) 填写置业公司阶段性付款单（表中所有人员签字齐全） ，同时填写报销单； 5) 填写报销单注意事项： a) 报销单上项目经办在经办人上签字，证明人为项目专业工程师，财务经理为股份或 集团财务（可不签） ，项目负责人为置业项目部项目经理，单位领导由置业业务主 管领导及
15、置业总经理签字，公司领导为集团或股份项目主管领导签字，另按授权额 度：50 万元以上执行董事、股份公司主管副总（集团公司主管副总）签字；100 万 元以上执行董事、董事长签字。 b) 报销单上填写报销单位名称（长虹置业）及置业公司 R3 代码。 c) 银行信息为收款单位信息，需填写齐全。 d) 收款单位即施工单位，需事先为其申请供应商代码，要求其填写供应商信息等等。 e) 备注里面通常填写扣除水电费用、质量保修金费用及抵扣预付款费用。 f) 费用预算项目为工程立项号，即规划发展部或经营管理部发布的工作令号（R3 代 码） 。 g) 如有冲帐需填写冲帐信息。 h) 项目经办在经办人上签字，证明人
16、为项目专业工程师，财务经理为股份或集团财务 （可不签） ，项目负责人为置业项目部项目经理，单位领导由置业业务主管领导及 置业总经理签字，公司领导为集团公司或股份公司项目主管领导签字，另按授权额 度：50 万元以上执行董事、股份公司主管副总（集团公司主管副总）签字；100 万 元以上执行董事、董事长签字。 3.4.3 商业地产付款流程 1) 施工单位申报进度款（提供工程量计算式、隐蔽资料、签证资料、材料进场检验资料、 相关合格证及复检报告等，必要时补充材料购销合同） ； 2) 监理现场专业工程师审核（对进度、质量、工程量及单价、包括材料价格、品牌等均应 详细审核）后在申报表上签字，总监在申报表上
17、签字盖章；并对施工单位填写施工过程 评价表。 3) 置业项目部专业工程师审核后在申报表上签字（对进度、质量、工程完成情况、部位、 数量、材料使用情况等均应详细审核）并对施工单位填写施工过程评价表，造价主管对 进度款进行复核后签字，项目经理、财务管理部经理审核签字。 4) 填写置业公司阶段性付款单（表中所有人员签字齐全） ；对于合同内非最后一笔款项， 经业务分管领导审核、财务分管领导审批后财务管理部安排付款；对于合同内最后一笔 款项或合同外款项，经业务分管领导、财务分管领导审核，总经理审批后财务管理部安 排付款。 4. 支持性文件支持性文件 4.1.CH-OP-YY03预算管理流程 5.5. 相关记录相关记录 5.1.CH-QR-CG22合同会签及审批单 5.2.CH-QR-CG23合同违约处理审批单 5.3.CH-QR-CG24阶段工程付款单（工业地产） 5.4.CH-QR-CG25阶段工程付款单（商业地产）
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