1、版号：A程序文件文件管理控制程序更改号：0QP-1.2页码：1/210目的有效规范各类文件的正常运作，提高工作效率20适用范围适用于公司各职能部门及各物业服务中心。30定义外来文件时指外单位的来文来函，如政府部门以及上级机关等单位。40职责31副总经理负责文件的审批。32行政人事负责以公司名义向顾客或外部关联单位提供的文件进行规范性审查。33物业服务中心负责人审核提供给顾客的日常性事务文件。34行政有事部负责公司外来文件的登记、审阅、发放、保存、销毁。35品质管理部负责及时收集、更新法规文件。50工作程序41外来文件的接受、处理、保管。41.1公司各职能部门及各物业服务中心结婚搜的外来单位必须
2、以公司名义处理的文件，由责任部门填写外来文件处理单 ，交由分管领导审核后报办公室审阅及副总经理审批，办公室根据批示发放给各相关责任部门处理，并跟进落实情况。41.2品质管理部负责及时收集政府相关法律、法规、条例文件，且建立法规文件清单 。41.3品质管理部负责将收集的各类法律法规文件下发至各物业服务中心，由物业服务中心资料管理员统一保管，且在法规文件清单中做好登记。41.4品质管理部负责及时与政府主管部门沟通，查询有关文件是否过期，及时收集新版文件。版号：A程序文件文件管理控制程序更改号：0QP-1.2页码：2/241.5过期的法规文件应由品质管理部统一收回，加盖“作废文件”红色印章。并单独保
3、管，避免与现行有效版本文件混绕。42公开文件的发放、保管42.1物业服务中心职权范围内的文件，由物业服务中心主办人员草拟完成后，物业服务中心负责人需在公开文件纸张的下方“审核栏”处签署并加盖公章后，方可下发。42.2各部门及各物业服务中心所有的公开文件下发后需及时在公开文件登记表中做好记录。42.3打印公开文件用公司统一纸张打印。42.4以公司名义签发的公开文件由办公室存档，以物业服务中心名义签发的公开文件由物业服务中心资料存档。43日常性文件的接受、登记、分发、处理。43.1行政人事部负责物业服务中心所有内部来文的接收、签发、发放等工作。各物业服务中心及各职能部门接收及传递的文件统一登记于文件接收/发放登记表中，以作为查证依据。43.2各物业服务中心将传递的文件进行分门别类的整理并注明接收部门及接收人，并由发文部门的资料管理员跟进文件的签署过程。43.3办公室负责及时将各物业服务中心的文
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