1、东莞市保物业服务有限公司 东莞分公司 服务中心备用金管理规定 文件现行版号/改次：A/0 首版生效日期： 2009 年 09 月 08 日 本版生效日期： 2009 年 09 月 08 日 发放编号： （盖受控章处） 文件编号： FI/POLY-SZ-203 总 页 数： 4 （含本页） 编 制： 李双咏 编制日期： 2009 年 9 月 1 日 审 核： 李冰玉 审核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 准： 张豪海 批准日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改记录 修改状态 日期 修改章节 修改内容 修改人 审核人 批准人 公司内部文件未经批准不得复印 第 1 页 共 4页 生效
2、日期：2009 年 09 月 08 日 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-203 制度标题 服务中心备用金管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 2 页 共 4页 生效日期：2009 年 09 月 08 日 1.01.0 目的 目的 规范服务中心借款及付款的管理，确保资金的合理使用。 2.02.0 适用范围 适用范围 适用于各服务中心付款、备用金借款及临时借款。 3.03.0 职责 职责 3.1 财务助理负责备用金的使用、保管工作。 3.2 服务中心负责人审批备用金支出使用,每月抽盘备用金. 4.04.0 工作程序 工作程
3、序 4.1 备用金概念 为保证日常临时零星支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金两种。 4.1.1 定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点（主要为各 服务中心日常周转备用金） ； 4.1.2 临时备用金（借款）是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点； 4.2 定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续 4.2.1 借支：部门负责人填写借款审批单 ，后附呈文报告（出差申请表、宴请单等可做附件） ，合同 借款可在借款单上注明合同有效期等简略内容按审批权限进行审批后总部出纳以网银支付。 4.2.2 归还：借款人归还借款或报销后，总
4、部出纳开据收款收据，并加盖财务章，以示还款。 4.3 定额备用金借支管理 4.3.1 备用金借支对象、用途、金额限制 定额使用备用金的对象 用 途 额定金额 服务中心 日常周转 2000元 特殊情况另行特批。 分公司总经理控制总额，根据服务中心不同情况，可适当调配。 4.3.2 定额备用金管理 A、 根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-203 制度标题 服务中心备用金管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 3 页 共 4页 生效日期：200
5、9 年 09 月 08 日 一年审定一次； B、 定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人 （停车场收费员可向服务中心借支 100 元备用金周转） ； C、定额备用金作为个人借支入帐，以定额备用金形式反映； D、定额备用金借款时间最长不超过一年，财务管理中心每年 12 月 20 日清理一次，如需继续借用的， 须重新办理申请审批手续。 E、 因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借 还二条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。 F、部门负责人必须于每月两次对财务助理管理的备用金进行实地盘点，
6、并编制现金盘点表 ，作 好盘点记录。 4.4 临时借款管理规定 4.4.1 临时借款范围 因公司业务需要暂支款，包括差旅费、紧急采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款； 4.4.2 各部门内部临时借款流程 A、 先借款，后报销： a、经办人填写借款单， 经服务中心负责人签字后，财务助理付款并及时登记记现金日记帐； b、经办人持票据冲帐。财务助理按公司费用报销审批管理规定走规定费用审批程序，将借条 返还本人，并登记冲抵现金日记帐； c、财务助理凭报销单补足备用金。 B、先垫支，后报销： a、经办人未借款而先办理业务，凭票据直接报销的，财务助理按费用报销审批管理规定走规 定费用审批程序后
7、方可支付款项； 4.4.3 各部门向总公司借款流程 A、服务中心备用金不足周转时，可按审批权限向总公司财务管理中心申请临时周转金，流程如 4.2.1、 4.2.2。 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-203 制度标题 服务中心备用金管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 4 页 共 4页 生效日期：2009 年 09 月 08 日 4.4.4 备用金的补足。 财务助理应督促备用金使用人及时报销，保证备用金的正常使用。备用金不足及 时补足备用金。 4.4.5 备用金的检查。 A、服务中心经理每月至少两次检查备用金使用情况。
8、B、财务专员每月至少一次检查备用金使用情况。如发现有违反规定的现象，可上报分公司总经理， 可按违规金额给予当事人和部门负责人 1 至 5 倍罚款及扣除当季督导分。 C、财务管理中心将采取不定期方式检查备用金的使用情况。如发现有违反规定的现象，则按违规金 额给予当事人和部门负责人 1 至 5 倍罚款及扣除当季督导分。 4.4.6 备用金的保管： 备用金应存放于保险柜，每日离岗前出纳或财务助理需核对现金日记账余额，做到账实相符； 5.05.0 相关文件和记录 相关文件和记录 5.1 记录表单ERPOLY-FI-203-01 库存现金盘点表.doc 5.2 FI/PLOY-401费用报销审批管理规定
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