房地产物业服务公司费用报销审批管理规定（8页）.pdf

1、东莞市保物业服务有限公司 东莞分公司 费用报销审批管理规定 文件现行版号/改次：A/0 首版生效日期： 2009 年 09 月 08 日 本版生效日期： 2009 年 09 月 08 日 发放编号： （盖受控章处） 文件编号： FI/POLY-DG-401 总 页 数： 8（含本页） 编 制： 邓小勇 编制日期： 2009 年 9 月 1 日 审 核： 李冰玉 审核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 准： 张豪海 批准日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改记录 修改状态 日期 修改章节 修改内容 修改人 审核人 批准人 公司内部文件未经批准不得复印 第 1 页 共 8页 生效日期

2、：2009 年 09 月 08 日 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-401 制度标题 费用报销审批管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 2 页 共 8页 生效日期：2009 年 09 月 08 日 10 目的 10 目的 为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制 度的有关规定，制定本制度。 20 适用范围 20 适用范围 本制度适用对象为公司所有人员的费用报销。本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待 费、通讯费、办公费及其他费用等。 30 职责 30 职责 31

3、 财务助理及职能中心财务对接人对报销费用的票据合法性、资金安全性以及根据公司各类有关 资金支付相关制度等进行初审。 32 服务中心负责人或部门负责人对报销费用的票据合法性、资金安全性、 、业务真实性、合理性和 有效性负责。 33 财务专员对分公司、服务中心报销费用的票据合法性、资金安全性以及根据公司各类有关资金 支付相关制度等进行审核。 34 分公司总经理及中心总经理对所有费用支出真实性、合理性负责。 35 财务管理中心对费用支出单据票据合法性、资金安全性以及根据公司各类有关资金支付相关制 度等进行终审。 40 报销基本要求 40 报销基本要求 41 报销人须按实际业务发生情况分部门填单报销，

4、以便财务管理中心进行成本核算。 42 各种发票、收据、支持性附件等必须内容完整、票据合法，方能给予报销。 A内容完整：各种发票、收据、单证必须写清楚客户名称、业务发生时间、物品名称（或费用名称） ， 数量、单价、金额、大小写必须正确、相符。 B票据合法：各种发票必须是税务机关当前认可的合法票据，必须有税务监制章（或财政监制章） 、 签发单位的财务专用章等有效印章，填制人和收款人的签名。 4. 3 报销必须符合公司有关制度。 44 票据粘贴整齐:市内交通费等小张发票须按日期、金额顺序呈阶梯状粘贴整齐,且要写清楚票据 张数和合计金额；发票等大张票据直接附在相关报销凭单后面。 45 单据填写规范：各

5、种凭证、单据一律要求采用黑色签字笔填写，做到内容完整、字迹清晰、工 整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，大写金额前面用“”封写，对后面没有金额 部分用“零”补齐，如“伍佰叁拾捌元零角零分” ；小写必须写到分位，前面用“￥”封写，对后面没 有金额部分用 “0”补齐，如“￥538.00 元” 。 46 对有收取现金的部门，一律不得用于费用开销等方面的坐支 (所谓坐支是指有经济业务发生部 门从本单位的现金收人中直接用于现金支出。)，否则将视坐支金额处以 1-5 倍罚款。 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-401 制度标题 费用报销审批管理

6、规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 3 页 共 8页 生效日期：2009 年 09 月 08 日 47 费用报销单上必须填明报销部门，年月日，单据页数，用途，金额，金额大写和报销人，不得 缺写，其中空白处用“/”表示。 48 差旅费报销单上必须填明报销部门，年月日，姓名，职别，出差事由，出差起止日期，单据附 送张数，日期，起讫地点，天数，机票费，车船费，市内交通费，住宿费，出差补助，住宿节约补助，其 他，小计，合计，总计金额大写和出差人，不得缺写，其中空白处用/”表示。 4 9 餐补和房租水电费的报销,涉及到与人数有关的,需总公司人事行政中心或分公司人事行政部确认 人

7、数. 50 各类报销业务具体要求列表如下: 50 各类报销业务具体要求列表如下: 报销种类 报销种类 单据要求 （依次粘 贴要求） 单据要求 （依次粘 贴要求） 审批程序 审批程序 备注 备注 清洁卫生 清洁卫生 消杀 消杀 园林绿化 园林绿化 化粪池清理 化粪池清理 地砖抛光、打蜡 地砖抛光、打蜡 垃圾清运 垃圾清运 环 境 管 理 类 环 境 管 理 类 其它 其它 空调水处理 空调水处理 电梯维保 电梯维保 消防设备维保 消防设备维保 弱电系统维保 弱电系统维保 机电设备维保空调维 保 机电设备维保空调维 保 转供电协议 转供电协议 空调使用协议 空调使用协议 水池消毒 水池消毒 1.

8、长 期 合 同 / 协 议 1. 长 期 合 同 / 协 议 工 程 管 理 类 工 程 管 理 类 其他 其他 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1. 银行汇款(转帐)通知 单 2. 费用报销单 3. 发 票 4. 分包业务验收表 5、其他有效证明真实发 生费用的书面依据复印 件。 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行报批。 1. 发票单位与汇款(转 帐)通知单的付款单位和 签订合同单位三者要一 致。 2. 分包业务验收表须填 写数量、单价、总支付 金额和月份. 3.报销发票不得用其它 发票代替。 4报销单上需注明报销 此费用的具体月份、合 同起

9、止日期。 5财务管理中心要有已 存档的合同原件后才能 报销。 6. 垃圾清运费注意不得 亏损报销。 7.如有扣款，必须在业 务分包验收表上有对方 签字或盖章或有其他对 方认可扣款的有效书面 原件。 外墙清洗 外墙清洗 地砖抛光 地砖抛光 环 境 管 理 环 境 管 理 地砖打蜡 地砖打蜡 装修 装修 水池清洗 水池清洗 零星土建工程 零星土建工程 2. 短 期 合 同 / 协 议 2. 短 期 合 同 / 协 议 工 程 管 理 类 工 程 管 理 类 零星设备维修工程 零星设备维修工程 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1. 银行汇款(转帐)通知 单 2. 费用报销单 3. 发 票 4. 分包业

10、务验收表 5、其他有效证明真实发 生费用的书面依据复印 件。 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行报批。 1. 发票单位与汇款(转 帐)通知单的付款单位签 订合同单位三者要一 致。 2. 分包业务验收表须填 写数量、单价、总支付 金额和月份. 3.报销发票不得用其它 发票代替。 4报销单上需注明报销 此费用的具体月份、合 同起止日期。 5财务管理中心要有已 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-401 制度标题 费用报销审批管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 4 页 共 8

11、页 生效日期：2009 年 09 月 08 日 其它 其它 存档的合同原件后才能 报销。 6.如有扣款，必须在业 务分包验收表上有对方 签字或盖章或有其他对 方认可扣款的有效书面 原件 3.固定资产采购类 3.固定资产采购类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1.银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.发票 4.电脑小票 5. 固定资产购置申 请单 6.固定资产卡片 （由财务 制作） 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1. 发票单位与汇款(转 帐)通知单的发票单位一 致。 2. 报销发票不得用其它 发票代替。 3.资产物品的相关说明

12、 书、保修卡、光盘、发 票复印件等需财产管理 部门-人事行政中心或 人事行政部自行保存, 同时登记固定资产台帐 4.固定资产物品定义参 照固定资产管理制度。 4.日常采购耗材类 4.日常采购耗材类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2 费用报销单 3. 发票 4. 电脑小票 5. 入库单（要有仓管员 和质检员签字） 6. 经过审批的采购申请 文件 7 费用分摊表（对于需 分摊的费用） 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1. 发票单位与汇款(转 帐)通知单的发票单位一 致。 2.采购申请批准之后， 才可报销，且

13、报销金额 不得超过审批金额。不 得先斩后奏。 3.报销发票不得用其它 发票代替。 5.差旅费类 5.差旅费类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2 差旅费报销单 3.交通发票 4 住宿发票(住宿电脑小 票) 5.出差补助票据 6.员工出差申请表（原 件） 7 出差报告（审批与第 6 项一致） 8 出差费用分摊表 （如需 分摊） 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1.员工出差返回后五天 内须报销费用并及时还 款 2.报销发票不得用其它 发票代替。 6.市内交通费（含租车）类 6.市内交通费（含租车）类 依次粘贴

14、顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2 费用报销单 3.公交车发票或出租车 发票或运输发票 4.市内交通费明细单 （公 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1.市内交通费明细单按 部门填写报销单 2.在车票粘贴单上注明 车票的张数与单价，公 交车票可以连号 3. 报销发票不得用其它 发票代替。 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-401 制度标题 费用报销审批管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 5 页 共 8页 生效日期：2009 年 09 月 0

15、8 日 交车类） 5租车审批表 7.外培学习类 7.外培学习类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2费用报销单 3发票 4 培训计划 （需分公司总 经理或人事行政中心总 经理审批） 5外培取得合格证书复 印件 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1.财务管理中心要有已 存档的合同原件后才能 报销。 2. 报销发票不得用其它 发票代替。 8.业务宴请8.业务宴请(礼品礼品)类 类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.发票 4.业务宴请(礼品)审批 单 1.经办人填写须写

16、明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1.涉及业务宴请送礼的 必须先申请 2宴请单上需写明宴请 地点、宴请人员及联络 电话，发票要与宴请地 点一致，一张宴请单只 针对一次宴请行为，不 同宴请内容（如中餐、 晚餐、娱乐等）须事先 分开进行业务宴请申 请。 3.宴请(礼品)名单 详 见业务宴请(礼品)管理 规定 9.社区活动类 9.社区活动类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.发票 4.社区活动方案 5.相关活动照片 6.社区活动物品发放登 记表 7.效果评估表 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2

17、.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1.社区活动开展前先报 社区活动方案,列明所 需费用明细和奖品发放 规则 2.开展社区活动时,必 须填写社区活动物品发 放登记表 10.工资（含奖金，福利费）类 10.工资（含奖金，福利费）类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.工资，奖金，福利费 汇总表（集团总经理审 批） 1.每月人事行政中心 25 日完成上月的工资（含 奖金，福利费）汇总表 2.工资汇总表（含奖金， 福利费）与转帐通知单 及报销单金额要一致 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-401 制度标题

18、 费用报销审批管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 6 页 共 8页 生效日期：2009 年 09 月 08 日 11.社保类 11.社保类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.社保汇总表（数据与 工资汇总表一致，集团 总经理审批） 4.社保申报汇总表 5.社保局的社保回执 1.每月人事行政中心 25 日完成上月的社保表 2. 社保汇总表与转帐通 知单及申报单与扣款回 执金额要一致 12.个人所得税类 12.个人所得税类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.个税汇总表(与工资 汇

19、总表一致) 4.个税申报汇总表 5.税务局的扣款回执 1.每月人事行政中心 25 日完成上月的个税汇总 表 2. 个税汇总表与转帐通 知单及申报单与扣款回 执金额要一致 13.招聘类 13.招聘类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.发票 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1.财务管理中心要有已 存档的合同原件后才能 报销。 2. 报销发票不得用其它 发票代替。 3报销单上需注明报销 此费用的具体月份、合 同起止日期。 14.保险理赔类 14.保险理赔类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银

20、行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.相关票据 4.保险单 5.突发事件处理记录 6.相关人事出具对责任 人进行处理的确认 7.保险公司支付资金到 账证明（财务出具） 8.业主或商户等赔付对 象的签字确认原件。 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1. 突发事件处理记录需 品质管理中心审批。 （详见保险理赔管理规 定） 2、对责任人按审批后的 处理意见处理完成，由 相关人事对此进行确 认。 3、业务或商户等赔付对 象签字确认的金额要与 保险金额一致。 15.开发商类 15.开发商类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐

21、)通知 单 2.费用报销单 3.票据 4.开发商公章确认函 5.审批后的结算明细表 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1报销单上需注明报销 此费用的具体月份、合 同起止日期。 16.退押金类 16.退押金类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.押金收据 4.退费通知单 5.临时收款分户分项明 细表 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1押金退款时收款方为 原押金条付款方，如不 同则需提供 A、 出具由豪龙软件显示 的业主亲笔提供的证明

22、 （即说明退押金事由， 同意退款至他人，他人 身份等内容的证明文 件） 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-401 制度标题 费用报销审批管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 7 页 共 8页 生效日期：2009 年 09 月 08 日 6.票据遗失需原收据复 印件，退款人身份证复 印件，遗失证明 B、业主及退押金方出具 双方身份证复印件 C、可证明退款人身份资 料的（如客户情况登记 表、装修协议书、租赁 协议）证明文件 17.其他退款类 17.其他退款类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费

23、用报销单 3.退费通知单 4.豪龙软件明细表 5.审批报告 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1.退款账户为退款当事 人账户。 18电梯年检类 18电梯年检类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.发票 4.电梯验收检验收费标 准 5.电梯检验申报、审批 相关表单 6电梯年检通知单 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 19其他类 19其他类 依次粘贴顺序:依次粘贴顺序: 1 银行汇款(转帐)通知 单 2.费用报销单 3.发票 4相关附件

24、 1.经办人填写须写明时间, 单据页数,用途,金额 2.费用报销单参照公司审 批权限进行审批。 1如员工活动费、福利 费等涉及人数的须相关 人事部门签字确认、参 加活动人员签字确认。 2、标识及广告制作需要 战略发展部签字确认。 20.交单签收说明 20.交单签收说明 1.交单人与收单人之间 需要有签收记录，否则 追究未记录方的责任 （适用单据流通各环 节） 2.各部门交单前须发送 电子版报销清单至财务 管理中心各分管会计。 21.单据报销时间说明 21.单据报销时间说明 1.日常材料采购报销不 能超一个月，若存在超 一个月报销（外地分公 司不能超两个月报销）， 应附经过批准的超时报 销呈文报

25、告。超过 1 年 的费用不予报销。 2.资料齐全、合法、有 效、符合规定的报销单 据自财务接单10个工作 日内支付完毕。 制度类别 东莞市保利物业服务有限公司 东莞分公司 编 号 FI/POLY-DG-401 制度标题 费用报销审批管理规定 版号/ A/0 改次 公司内部文件未经批准不得复印 第 8 页 共 8页 生效日期：2009 年 09 月 08 日 22.收单时间说明 22.收单时间说明 各部门及分公司交单时 间为每月 10， 20， 30 日， 分公司应提前三天邮 寄，务必在 10，20，30 日时准时到达财务管理 中心。节假日顺延。 60 罚则 60 罚则 6.1 见考核标准。 70 本制度最终解释权为财务管理中心。70 本制度最终解释权为财务管理中心。 80相关支持性文件和质量记录 80相关支持性文件和质量记录 8.1笔记本电脑申领管理规定 8.2固定资产购置申请单 8.3分包业务验收表 8.4差旅费报销管理规定 8.5用车管理规定 8.6市内交通费明细表 8.7 保险理赔申请管理规定 8.8业务宴请礼品费报销管理规定