1、集团会议室使用管理规定集团会议室使用管理规定（修订）（修订）一、目的一、目的为了更好、更合理的利用会议室，为创造良好的使用环境，保障会议的成功召开，结合集团现会议室情况制定本管理规定。二、适用范围二、适用范围本规定适用于集团办公楼会议室。其他公司会议室可参照执行。三、职责三、职责（一）集团总裁办行政部负责会议室的统一管理1、前台接待文员是会议室的管理人员，负责：对会议室的预约申请及使用情况进行监督管理；对有时间冲突的会议提醒预约各方合理调整；保管钥匙、无线话筒、投影仪与空调遥控器；负责会议设备的开关等。2、信息部负责投影仪、音响、话筒等会议室专用设备的调试及维修等。（二）会议召集单位（部门）负
2、责：指派本单位（部门）专人申请使用会议室，并做好本单位（部门）会议的会前、会中、会后的各项工作。四、管理规则四、管理规则（一）会议室的使用原则1、会议室使用原则上按照提前申请原则。2、如有例外：按照先预约后临时、先上级后下级、先集团后子公司、先重要后次要、先大型后小型的调整原则。（二）会议室使用流程1、会议室申请（1）各单位（部门）使用会议室应至少提前 1 天通过 OA 办公系统会议管理模块预约会议室，并注明会议的开始时间和结束时间，如有变动须及时在 OA 系统上作出相应的变更。（2）各单位在 OA 办公系统通知公告模块发布的会议通知，作为会议室预约的唯一有效凭证。（3）没有经过 OA 系统或
3、者没有提前 1 天申请的会议将一律不安排会议室（特殊情况除外）。2、会前准备工作（1）会议室申请人负责找会议室所在楼层前台接待文员领取会议室钥匙；（2）前台人员提前检查音响、投影仪、话筒、空调等使用情况，保证会议室通风，并检查灯光的照明情况。（3）会议使用单位（部门）会务人员做好桌椅的摆放，窗帘闭启等工作。需要使用投影仪的，请提前自行准备好手提电脑并到前台接待文员处拿遥控器，放下投影仪幕布， 调试好后， 派专人操作。 如有问题， 请及时与前台接待文员联系，不得随意调试会议设备；（4）会议室使用单位（部门）需提前安排好本单位（部门）人员做好会议记录、准备所需会议用品、茶叶等工作。如需水瓶、水杯请提前和会议室所在楼层前台接待文员联系，自行提前打好开水。如需水果等，提前自行采购清洗并摆放到位。（5）如需要座次表、席卡等，请使用会议室单位（部门）自行提前打印、装好，并张贴、摆放好。（6）会议召集部
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