房地产开发公司工程档案管理制度（69页）.doc

1、K2地产工程档案管理制度（2015年）第一章 总则2第二章 管理职责2第三章 项目部存档资料分类3第四章 存档管理5第五章 工程档案的检查8第六章 工程档案的移交9第七章 附则10K2地产工程档案管理制度第一章 总 则第一条 编制依据 北京市建筑工程资料管理规程(DB11/T695-2009)、K2DC-GC-LC06-工程内业管理流程并结合本公司特点，制定本制度。第二条 编制目的 为使工程档案管理符合建筑工程资料管理规程及公司相关管理的要求、规范项目工程文件的格式、编写、收发、传阅及存档管理工作，特制订本制度。第三条 适用范围 适用于公司所有项目的工程档案管理。第四条 归档原则 所有归档文件

2、，内容、签字必须完整，外单位形成的资料必须有公章。第二章 管理职责第五条 工程部职责 工程部负责按规定整理、归档与项目有关的各类资料，具体分类见附录A；工程部应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求对总包、监理的档案进行检查，确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步；按照公司流程管理规定及本办法上报相关资料存档。第六条 工程部经理职责 组织开展项目工程档案管理工作，指导资料员完成各项工作。对文件、资料的完整、正确及有效使用负责，工程部经理对项目内的文件资料的管理和有效使用负有领导责任。第七条 资料员职责 负责工程文件、资料的日常管理工作，并且对归档资料的有效性负责，监督和检查参建各方工程

3、资料的形成、积累和立卷工作，及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参建各方立卷归档的工程资料第三章 项目部存档资料分类第八条 按照北京市建筑工程资料管理规程(DB11/T695-2009)要求存档的A-D类资料。第九条 项目部需存档的其它资料，具体详见附录A。第十条 台账因在资料检查中的重要性，重点单列。台账分二类，非专业类文件台账和专业类文件台账，其中专业类文件台账分为1、安全管理台账；2、质量管理台账；3、其他台账。第十一条 现场照片收集。 各项目部应每周、按楼号、分部位留存现场照片，并按照日期、楼号进行存档，定期进行影像资料的刻录和存档。第四章 文件流转 第一条项目内部，所有进入项目的文

4、件资料都须先在资料员处登记（参照项目公司工程部文件资料受理登记表）、由资料员转给工程部经理、由工程部经理做出判断传递路径并签署意见后统一交到资料员处登记归档。 第二条项目外部，给监理、承包商、材料供应商的文件都由资料员传递给监理单位，由监理转发至各收件单位。以工程部名义发出的文件，需相关人员传阅后、经工程部经理签字后发出，工程部留存正式发文一份，交现场专职资料员归档。以公司名义发出的文件，需填写发文审批表，经项目总经理/项目总监/项目负责人审批、公司相关部门会签后，加盖公司印章方可发出。综合部留存发文审批表、拟稿原件、正式发文一份归档。所有发文需按工作联系单、设计变更、现场签证、设计图纸等分类

5、填写文件发放记录，并经双方资料员签字确认，每月提供文件发放记录扫描件至工程中心。工作联系单需由工程部经理初步判断，区分为技术类、经济类，分别采用不同的编号，下发时抄送给成本部一份。 第三条工作联系单发出后需提供复印件或扫描件至成本控制部，编号需连续，如有已发出但又收回、作废的工作联系单，需写情况说明至工程中心及成本控制部，并经项目总经理/项目总监/项目负责人签字确认。 第四条资料借用、调用、查阅需先由借阅人填写文件借阅申请单，经项目总经理/项目总监/项目负责人批准后登记借阅。 第五条工程部各岗位人员调离本岗位前，工程部经理应组织其同交接人员办理工作移交，相应责任转移。第五章 存档管理第十二条

6、档案编号编号原则：文档编号应遵循简洁、易懂、收发文均编号的原则。1) 项目部资料员对项目部发起的各类表单文件按如下原则进行编号，具体为：项目编号-项目简称（分期）-年份 -发文分类-编号以“图纸类工程联系单”为例：新华路项目编号-新华路项目-年份-文件分类-编号）42-XHL-2015-TZ-0082) 项目部资料员对项目部归档的所有纸质文件，应遵循资料分类目录中指定编号按如下原则进行内部归档文件名管理，具体为：项目编号-项目简称（分期）-资料分类编号-文件主题（加带文件日期）-文件编号以“监理通知单 类型：A2 第004号文件”为例：42XHL-B08监理通知单20151207-A2-004

7、档案材料归档时，以A4规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格，装订时，用棉绳以“三孔一线”方式装订成册，入档案盒，卷内目录清晰、内容完善，分类组卷整齐、有序，案卷档号和题名完善，在档案柜中依序摆放整齐。非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。档案柜内的档案要进行系统排列存放，不得堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便的要求。做好档案管理“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说

8、明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。资料员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。第十三条 档案盒外观样式 见附件一第十四条 档案总目录 见附件二第十五条 档案总目录各类台账格式收发文台账和其他台账建立电子版及手工台帐，台

9、账必须及时更新。一、非专业类文件台账 见附件三各类台账二、 专业类文件台账安全管理台账（见附件三各类台账）：安全检查记录台账安全文件收、发台账安全整改通知台账总包、监理安全管理人员台账质量管理台账（见附件三各类台账）：质量检查记录台账质量管理文件收发台账（文件明细见附录A第14类）缺陷整改通知台账设计变更台账其他台账（见附件三各类台账）：工程签证台账工程付款台账甲供材料管理台账图纸发文台账工程进度台账监理通知台账第十六条 归档要求分 项规 范 要 求案 卷档案柜内案卷依序摆放整齐案卷档号、题名完善卷内目录卷内目录清晰，内容（序号、责任者、文件材料题名、编制日期等）完善组 卷分类组卷，整齐、有序

10、卷内文件编 号 连 贯文件完整（附件完善）签 章 完 善（鲜章）文件排列有序（按建设流程先后顺序排列）卷内文件与卷内目录一一对应借阅需有记录或标注第六章 工程档案的检查第十七条 检查内容及评分标准检查项目检查内容得分工程档案资料管理制度建立工程档案资料管理制度的5按规定配备专（兼）职资料员5施工阶段资料管理工作会议纪要是否齐全10施工合同及补充协议是否齐全10图纸、图纸会审记录、变更是否齐全15已完成分项工程验收资料是否建立台帐5发文记录是否齐全5各类台账（包括对施工单位资料检查的台账及施工单位整改反馈）10施工单位资料或监理单位资料整理与现场进度不符的情况10审批表单签字是否完整10施工日志

11、5施工后期资料管理工作未能将工程资料转交当地城建档案馆的5未能对物业公司交接记录进行留存建档5合 计100第十八条 评分标准评分：满分100分，具体评分标准件见上表。第十九条 检查周期1. 每季度向工程中心报本季度所形成的工程文档电子版目录，工程中心组织不定期抽查。2.工程中心每半年牵头组织对项目部的工程资料进行检查，形成检查报告和整改报告。第七章 工程档案的移交第二十条 工程档案的验收、移交根据建筑工程资料管理规程（DB11/T695-2009）要求，工程竣工预验收完成后需组织工程档案预验收，档案预验收合格后，城建档案馆出具预验收意见，并规定移交时间，在规定的时限内，项目部必须组织各单位完成

12、工程档案的移交工作。第二十一条 移交套数城建档案馆一套、综合部一套、物业公司一套。以上档案原则上均要求为原件，无法提供足够原件的，复印件须加盖公章，并注明原件存放地。另竣工图需提供完整的电子版给成本部，竣工结算时使用。第七章 附 则第二十二条 本制度由工程中心负责解释和修订，自下发之日起试行。68附录A：资料分类目录编号工程资料名称归档保存部门资 料工程部项目部综合部工程部存档资料提供部门0A0公司管理规范01上海褐石工程管理制度汇编02变更及签证管理制度03招采及合同管理制度04材料封样及甲供材料管理制度05付款审批管理制度1A1决策立项文件01项目建议书(代可行性研究报告）产品中心02项目

13、建议书(代可行性研究报告）的批文产品中心03关于立项的会议纪要、领导批示产品中心04专家对项目的有关建议文件产品中心05项目评估研究资料产品中心2A2建设用地、征地、拆迁文件01规划意见书及附图产品中心02建设用地规划许可证、许可证附件及附图产品中心03国有土地使用证产品中心3A3勘察设计文件01工程地质勘察报告（原始地貌勘测、地址灾害评估报告、场地内原有地下管网勘察报告、初勘报告、详勘报告）产品中心02建筑用地钉桩通知单产品中心03验线合格文件产品中心04概念设计成果设计部05设计方案审查意见设计部08消防设计审核意见产品中心09施工图审查通知书设计部10施工图设计部4A4招投标与合同文件0

14、0合同登记汇总表01勘察招投标文件成本部02设计招投标文件成本部03施工招投标文件成本部04监理招投标文件成本部05勘察合同成本部06设计合同成本部07施工合同成本部08监理合同成本部09中标通知书成本部10材料采购招投标文件成本部11其他招投标文件成本部12材料采购合同成本部13其他合同成本部5A5工程开工文件01建设工程规划许可证、附件及附图产品中心02建设工程施工许可证产品中心A6商务文件01工程投资估算文件成本部02工程设计概算设计部03施工图预算成本部04工程结算成本部7A7工程竣工验收及备案文件01建设工程竣工验收备案表项目部02工程竣工验收报告项目部03建设工程竣工档案预验收意见

15、项目部04房屋建筑工程质量保修书05住宅质量保证书、住宅使用说明书工程部06建设工程规划、消防等部门的验收合格文件项目部8A8其他文件01工程未开工前的原貌、竣工新貌照片产品中心/项目部02工程开工、施工、竣工的录音录像资料项目部03工程竣工测量资料产品中心04建设工程概况项目部05工程项目管理人员名册项目部9B监理资料00监理人员登记表及证明资料01监理规划项目部02监理实施细则项目部03监理月报04监理会议纪要05监理工作日志06监理工作总结（专题、阶段和竣工总结）项目部07见证资料08监理通知及回复项目部09监理抽检记录10不合格项处置记录11工程暂停令12工程延期审批表13费用索赔审批

16、表14质量事故报告及处理资料项目部15竣工移交证书16工程质量评估报告项目部17工作联系单10竣工图11参建各方资质01总包单位资质材料项目部02监理单位资质材料项目部03勘察单位资质材料项目部04设计单位资质材料项目部05主要分包单位资质材料（消防、防水、电梯、安防、门窗、幕墙、保温等）12施工、监理机构负责人委托书及责任书01监理单位法人授权委托书（总监）项目部02施工单位法人授权委托书（项目经理、总工）项目部03单位工程参建单位有关责任人员名单项目部13进度控制01工程开工复工审批表项目部02进度计划（总、年、月、周）项目部03材料需求计划（甲供材料进场计划）04施工周报（施工单位）05

17、施工月报（施工单位）14质量控制01图纸会审单项目部02审图、设计交底项目部03施工组织设计和施工方案项目部04建设工程质量事故调（勘）查笔录项目部05建设工程质量事故报告及处理资料项目部06不合格项处置记录项目部07非重大质量事故处理方案项目部08重大质量事故处理方案项目部09非重大安全事故处理方案项目部10重大安全事故处理方案项目部15造价控制01预付款报审与支付02月付（节点）款报审与支付03设计变更设计部04技术核定单成本部05现场签证成本部06奖/罚款通知单16合同与其他事项管理01工程延期申请表及审批表02费用索赔报告及审批03合同争议、违约报告及处理意见04合同变更材料05合同违

18、约罚款通知书17收文记录（工作联系单）01公司各部门对项目部发文02政府对公司发文03监理单位对公司发文04施工单位对公司发文05物业公司对公司发文18会议纪要项目经理部内部会议纪要项目例会会议纪要项目部项目专题会会议纪要项目部项目交底会会议纪要项目部项目监理会会议纪要项目部项目验收会会议纪要项目部其他与项目相关的会议纪要项目部19物业管理01物业前期介入资料客服部02物业接收前检查资料客服部03项目分项移交资料20市政报件资料01咨询方案及申报文件项目部02市政方案及申报文件项目部03市政图纸及审图纪要项目部04市政报规、报建资料及规划意见、施工许可证项目部05市政报竣资料21检查记录01安

19、全检查记录、台账项目部02交接检查记录（包括场地交接、内部交接、与施工单位交接）、台账项目部03公司质量巡检台账项目部04阶段性停止点检查资料、台账项目部05样板验收资料项目部06封样登记台账07设备调试验收记录22其他施工文件01工程管理策划方案项目部02项目管理制度项目部03扰民费相关04施工日志05项目工程管理月报、周报项目部06项目工程后评估项目部23其他收发文01工作联系单及台账（监理、施工单位等对项目部收发文）02内部工作联系单及台账（各部门）24各部门提供的其他资料可研报告产品中心策划定位报告营销部修详手册设计部客服案例库（含重大及典型投诉、营销、设计、工程质量问题等）客服部可研

20、阶段成本测算成本部定位阶段成本测算成本部项目目标成本（集团审批）成本部注：“”标示为复印件或电子版存档；“”标示为原件存档。附录B：上海市建设项目（工程）竣工档案归档范围类别顺序文件材料名称备注一、前期文件材料(原件或复印件)A立项文件1项目建议书的批复、请示（立项申请报告及批复）2项目建议书3可行性研究报告（或备案）的批复、请示4可行性研究报告5项目评估文件（环境影响评估报告）6计划任务书及计划任务书的批复7关于立项有关的会议纪要、领导讲话等相关文件B选址文件1项目选址意见通知书2建设项目选址的批复3建设项目选址的请示或报告C规划文件1控制性详细规划的批复2详细规划说明书及图纸D用地文件1建

21、设用地规划许可证的通知2建设用地规划许可证及附件3建设用地批准书4工程征用、划拨土地的通知及征用、划拨土地的请示5征地明细表6国有土地使用证或国有土地使用证转让、抵押等文件7土地转让合同及备案登记证明8土地出让合同9土地勘察定界报告书E动拆迁文件1动拆迁许可证2支拆迁协议书、合同3房屋补偿金额审核单4房屋产权及有关证明5房屋调配报批表6试看房屋同意签证7动拆迁居民登记调查汇总材料、拆迁安置意见、文字等相关文件F申照文件1建设工程规划许可证及附件2环保、卫生、人防、交通等审核意见单3建设工程灰线复验4建设工程施工许可证等相关的工程报建、报监文件G招投标文件1市招标办授权管理通知2中标通知书（勘察

22、、设计、监理、施工）3上海市建设工程招标办事流程表（勘察、设计、施工、监理）4上海市建设工程IC卡5招标文件、工程量清单、报批表（勘察、设计、施工、监理）6投标单位资质审核资料（勘察、设计、施工、监理）7招标文件答疑纪要（勘察、设计、施工、监理）8送审标底、核查标底（勘察、设计、施工、监理）9开标情况汇总表（勘察、设计、施工、监理）10询标记录（勘察、设计、施工、监理）11评标过程的有关资料（勘察、设计、施工、监理）12决标情况汇总表（勘察、设计、施工、监理）13中标单位标函（勘察、设计、施工、监理）14未中标通知书（勘察、设计、施工、监理）15有关法定代表人证明或委托代理人证明或联建协议16

23、委托代理招标协议（勘察、设计、施工、监理）17资金落实证明18查处资料（含处罚决定书、处罚经过、处罚结果）H测绘文件1地形测量和拔地测绘成果报告、测绘委托合同等相关文件I其他二、设计文件材料（原件或复印件）1设计合同、勘察合同2设计计算书或代保管证明书3设计（概）预算书4工程水文、地质、勘察报告及地质图5建设工程施工图设计文件审查合格书6方案设计审定通知书及审查意见等相关文件 三、监理文件材料1监理合同2监理规则、监理实施细则3设计交底与图纸会审会议纪要4监B1 监理工程师通知单5监A6 监理工程师通知回复单6监C1 监理工作联系单7监C2 工程变更单及附件8监A1 工程开工/复工报审表9监B

24、2 工程暂停令10监A2 施工组织设计（方案）报审表11监A3 分包单位资格报审表12监A4 报验申请表13监A5 工程款支付申请表14监B3 工程款支付证书15监A7 工程临时延期申请表16监B4 工程临时延期审批表17监B5 工程最终延期审批表18监A8 费用索赔申请表19监B6 费用索赔审批表20监A9 工程材料、构配件、设备的质量证明文件21监A10 工程竣工报验单22测量核验资料23工程进度计划24检查试验资料25隐蔽工程验收资料26会议纪要27来往函件28监理日记29监理月报30质量缺陷与事故的处理文件31分部工程、单位工程等验收资料32竣工结算审核意见书33工程质量评估报告等专题

25、报告34监理工作总结35其他一土建工程1施工合同及预算2工程概况3分项、分部工程质量验收证明书（基础、主体）4A-1 施工组织设计（质量计划）审批表5A-2 施工组织设计修改审批表6A-3 施工组织设计7A-4 其他规范、规定要求的施组内容8B-2 建设工程质量人员从业资格审查表9B-3 建设工程特殊人员上岗证审查表10B-4 工程地质勘探报告11B-5 建设工程开工报告12B-6 建设工程复工报告13B-7 建设工程竣工报告14设计变更依据性文件对照表15B-8 图纸会审设计交底纪要16B-9 技术核定单17 B-10 设计变更通知18B-11 地基验槽记录19B-12 技术质量交底记录20

26、B-13 建（构）筑物测量复核单21B-14-1 建（构）筑物沉降观测成果22B-14-2 建筑工程沉降观测点、基准点、专用水准点平面位置布置图23B-15 垂直测量成果表24隐蔽工程验收记录汇总表25B-16 隐蔽工程验收记录26B-17 工程技术复核单27B-18 施工现场质量管理检查记录28B-19 混凝土浇灌令29B-20 泼水检验记录表30B-21 楼地面管道盛水记录表31B-22 屋面天沟蓄水、四周淋水试验检验记录表32B-23 住宅垂直集中排烟气系统检查表33B-24 工程质量一般事故报告表34B-25 工程质量重大事故报告表35B-26 工程质量保修书36B-27 施工日记37

27、B-29 其他资料38C-1 砂浆试块抗压报告汇总表39C-2 砂浆试块抗压强度试验报告40C-3 砂浆试块抗压强度统计评定表41C-4 商品砂浆质量说明书42C-5 混凝土试块抗压报告汇总表43C-6 混凝土试块抗压强度试验报告44C-7 混凝土试块数理统计评定表45C-8 混凝土试块非数理统计评定表46C-9 混凝土同条件养护试块抗压强度报告汇总表47C-10 混凝土同条件养护试块抗压强度试验报告48C-11 混凝土同条件养护数理统计评定表49C-12 混凝土同条件养护非数理统计评定表50C-13 混凝土抗渗试验报告汇总表51C-14 混凝土抗渗试验报告52C-15 混凝土非破损检测报告（

28、一）（二）53C-16 混凝土配合比通知汇总表54C-17 混凝土配合比通知55C-18 混凝土质量证明书汇总表56C-19 混凝土质量证明书（含准用证）57C-20 混凝土坍落度测定记录58C-21 混凝土构件质量证明书汇总表59C-22 混凝土构件质量证明书60C-23 砂垫层环刀测定报告61C-24 回填土击实试验测定报告62C-25 钢材质量证明书、复试报告汇总表63C-26 钢材质量证明书（含准用证）64C-27 钢材试验报告65C-28 钢材化学分析试验报告66C-29 钢筋焊接试验报告汇总表67C-30 钢筋焊接试验报告68C-31 钢筋机械连接拧紧扭矩值测定记录69C-32 水

29、泥质量证明书、复试报告汇总表70C-33 水泥质量证明书（含准用证）71C-34 水泥检验报告72C-35 砌体质量证明书、复试报告汇总表73C-36 砌体材料质量证明书（含准用证）74C-37 砌体材料检验报告75C-38 粗骨料质量证明书、复试报告汇总表76C-39 粗骨料质量证明书（含准用证）77C-40 粗骨料检验报告78C-41 细骨料质量证明书、复试报告汇总表79C-42 细骨料质量证明书（含准用证）80C-43 细骨料检验报告81C-44 木制品质量证明书82C-45 门窗质量证明书83C-46 门窗发难检测试验报告84C-47 金属构件质量证明书汇总表85C-48 金属构件质量

30、证明书86C-49 防水材料质量证明书、复试报告汇总表87C-50 防水材料质量证明书（含准用证）88C-51 防水材料检验报告89C-52 烟道质量证明书汇总表90C-53 烟道质量证明书91C-54 焊接材料质量证明书汇总表92C-55 焊接材料质量证明书93C-56 玻璃质量证明书汇总表94C-57 玻璃质量证明书95C-58 饰面材料质量证明书汇总表 96C-59 饰面材料质量证明书97C-60 饰面材料检验报告98C-61 预应力钢材质量证明书、复试报告汇总表99C-62 预应力钢材质量证明书100C-63 预应力钢材质量复试报告101C-64 预应力钢筋锚具、夹具质量证明书、复试报

31、告汇总表102C-65 预应力钢筋锚具、夹具质量证明书103C-66 预应力钢筋锚具、夹具复试报告104C-67 施工现场预应力张拉记录105C-68 外墙屋面保温隔热材料质量证明书汇总表106C-69 外墙屋面保温隔热材料质量证明书（含准用证）107C-70 室内环境检测报告108C-71 其他资料109D-1 单位（子单位）工程质量竣工验收记录110D-2 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录111D-3 单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录112D-4 单位（子单位）工程观感质量检查记录113D-6 地基与基础分部（子分部）工程质量验收记录114D-7 主体结构分

32、部（子分部）工程质量验收记录115D-8 建筑装饰装修分部（子分部）工程质量验收记录116D-9 建筑屋面分部（子分部）工程质量验收记录117D-10 分项工程质量验收记录118D-11 检验批质量验收记录119D-12 质监机构签发质量不合格项目通知（含整改单、停工单）120D-13 质量整改报告及复查意见121D-17 其他资料 122施工小结123其他二围护结构工程1施工合同及预算2工程概况3分项分部工程质量验收证明书4建设工程开工报告5建设工程竣工报告6A-1 施工方案审批表7A-2 施工方案修改审批表8A-3 围护结构专项施工方案9A-4 规范、标准规定的其他内容10B-1 工程地质勘探报告11设计变更依据性文件对照表12B-2 图纸会审设计交底纪要13B-3 工程联系单14B-4 技术核定单15B-5 设计变更通知16B-6 技术质量交底记录17B-7 建（构）筑物测量复核单18B-8 监测资料19隐蔽工程验收记录汇总表