1、.-第五章第五章物业档案管理物业档案管理第一节第一节物业档案管理概述物业档案管理概述一、物业档案的概念一、物业档案的概念(一)档案的前身档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。“文件”广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录、传递和贮存信息的一种工具。一份文件产生后有一段时间的现行效用，这时被称为“现行文件” 。这一段时间过后，其现行效用消失，但仍有查考价值，便称为“历史文件” ，经过系统化、有序化的整理，组成案卷继续保存。在很多场合， “历史文件”被认为是“档案”的同义词。在国外档案学界，多用“的文件”或“的文献”等以“文
2、件”为上位概念的提法来定义档案。国际档案理事会主持编纂的档案术语辞典(1984)将档案描述为“由那些形成他们的人或由他们的职能继任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值，经过挑选或未经挑选的、由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件” 。而对“文件”则解释为“由一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。 ”在我国档案界，以“文件”为属概念也是档案定义的一种主要模式。何鲁成所著的档案管理与整理(1937)是我国档案学形成时间内容比较系统的一本书，其中指出： “文件未必一一归档保存，唯须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中
3、包括机关内所收入及发出之公布的意思表示之文件及附件。 ”(二)档案的定义“档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年(1680 年)的起居注 。该年十月，在批阅秋审众犯册时， “上问： 马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？大学士明珠奏曰： 马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。 ”我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在档案管理与整理中写道： “档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。 ”1960 年第一期档案工作杂志社论中写道： “档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术、影片、照片、录音带等等)。 ”1985 年国家标准局发布的情报与文献工作词汇基本术语和档案著录规则中档案
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