1、1 总则1.1 有序组织业户入住，提供便捷、高效的顾客服务，是地产销售和后续物业服务的重要内容，为严密策划和组织新项目的业户集中入住工作，提升业户满意度，特制订本管理办法。1.2 本暂行办法适用于投资公司内部全资及控股的所有房地产公司和亿达物业管理公司（以下简称地产公司、物业公司）之间新项目集中入住管理。1.3 新项目集中入住工作由项目所在地产公司主导，物业公司配合。2 职责划分2.1投资公司物业管理部负责各项目入住管理工作的指导和监督。2.2项目所在地产公司组织成立交楼入住工作小组，制定交楼入住工作方案，组织交楼准备工作，确定入住时间，协调监理公司和施工单位参与交楼验收工作。2.3 物业公司
2、负责具体编制物业入住方案，按计划准备及组织实施入住管理工作。3 主要工作内容与责任3.1成立入住工作小组正式入住前45日内，地产公司营销部门牵头成立由地产公司总经理、营销总监、设计总监、工程总监、财务总监和物业公司总经理组成的入住工作小组，项目所在地产公司总经理担任组长，物业公司总经理担任副组长。根据入住工作需要，地产公司与物业公司工作人员组成接待组、收费组、验收组、发钥匙组、咨询及后勤保障组等，入住当天现场总指挥为物业公司总经理。3.2 入住策划3.2.1在入住前，物业公司将入住须知及其它需提示的内容与项目所在地产公司的入住通知书一起向业户送发，向业户明示入住须知信息，做好入住前与业主的沟通
3、。3.2.2物业公司负责配合项目所在地产公司做好业户集中入住工作，拟订项目集中入住方案。项目集中入住方案经物业公司和项目所在地产公司营销(策划)部门审核、总经理批准后，报投资公司物业管理部备案。集中入住方案的日期应与预定的入住日期至少提前15天。3.2.3新项目集中入住方案内容应包括但不限于：a) 入住的时间及实施地点；b) 入住工作目标及接待能力要求；c) 入住手续办理的流程；d) 接待现场布置要求；e) 可能紧急情况及处置预案要求f) 负责入住工作的人员安排及职责;g) 入住过程中使用的文件和表格；h) 入住准备工作的安排及要求；i) 所需费用预算。3.3 交楼入住准备工作3.3.1人员培
4、训a)入住工作小组按人员分工，明确各组的任务及与其它组的衔接要求；b) 对工作流程、注意事项及入住中业户普遍关注的收费、验收、房屋质量保修、装修等问题进行汇总整理，在正式入住前30日内编制入住工作统一说辞，并组织相关人员进行培训。3.3.2入住发放资料及记录的准备入住工作小组在业户入住前15个工作日准备好用于入住的必要的资料，包括入住通知书和入住装修须知、入住费用等提示，提前15日由地产公司统一邮寄给业主，也可将要求和物业公司介绍制作成光盘等形式，提前赠送给业主。a)入住发放资料包括(不限于)：入住通知书、出库单、入住须知(可制成印刷品张贴)、入住流程图(可制成印刷品张贴)、业主临时公约、住户
5、手册、房屋质量保证书、房屋使用说明书、装修手册、物业管理相关法律法规等文本。b) 记录包括(不限于)：业户情况登记表（附表1）、入住流程签认单（附表2）、入住收楼确认单（附表3）、整改项目报告（附表4）钥匙领取登记表（附表5）、工程维修作业单（附表6）、物业保修卡（附表7）等。3.3.3 入住发放资料及记录的准备a) 总体环境应布置成喜庆、热烈的场面，衬托出亿达品牌；b)入住办理的区域必须保持干净卫生、井然有序，必要时采用灯笼、彩旗、彩带、摆放花篮、盆栽花木等进行装饰；c)入住现场办理地址、办理时间、入住注意事项、入住流程等标识，相关场地、道路应有明显、温馨的指路牌；d)办公现场资料摆放整齐有
6、序，工作人员按分工不同应有明确的工作区域，避免出现慌乱现象、服务人员着装整齐，精神饱满；e)在许可条件下，现场设置尽量考虑满足人们轻松地等候或进行办理入住的环境。3.4 入住手续的办理3.4.1 入住手续办理流程图入 伙 手 续 办 理 流 程 图业 主 营销部 携带资料，按规定时间到达入住现场接 待 组 核对确认业户身份，向业户发放出库单 收 费 组 业户情况登记，补签相关合同 验 收 组 收取相关费用，开具发票 钥匙发放组与业户共同验收房屋，出现问题记录并跟踪返修，水电开通，水电表初始读数抄录 资料归档 发放钥匙，发放资料3.4.2地产公司营销(策划)部门a) 负责核对业户入住通知书，查验
7、业户证件，包括：购房合同原件、业户身份证或护照原件、单位购房的查验须出示单位营业执照副本、委托他人办理的须出示业户委托书（并留存）；d) 确认业户身份无误后，向业户签发出库单。3.4.3接待组a)核对、回收出库单存根联，留存业户证件复印件；b)组织业户填写业户情况登记表；c)与个别未签约业户补签前期物业管理协议和业户临时公约；d)请业户在入住流程签认单文件栏上签字确认。3.4.4 收费组a)依照法规、政府批文和公司要求，收取物业管理费等有关费用；b)与业户共同在入住流程签认单收费栏签字确认。c)地产公司因销售或其它需要，要求在入住后延迟计收管理费的，延迟部分由地产公司承担管理费。地产公司承诺赠
8、送业主管理费的，应在入住通知书上注明，以便物业公司与业主沟通，并凭此向地产公司如数收取管理费，并向业主提供管理费己付通知单。3.4.5 验收组a) 在业户交纳完入住费用后，组织（或协助）业户对房屋进行验收；b) 将房屋水电表初始读数及验收情况登记在入住收楼确认单中；c) 房屋验收合格的，验收组与业户在入住收楼确认单及入住流程签认单中签字确认；d) 验收中发现问题，验收完成后验收组与业户在入住收楼确认单及入住流程签认单中注明并签字确认。3.4.6 钥匙发放组a)对房屋验收无问题或业户要求在搬入后再行维修的，可将房屋钥匙全部交给业户；b) 对房屋验收有问题的，在将业户房屋钥匙交给业户时，经业户同意
9、留下一套钥匙(在收楼问题整改报告中记录)，供维修使用；c)业户领取钥匙后，在钥匙领取登记表及入住流程签认单上签字确认，钥匙托管的，在表单备注栏注明；d)将住户手册、装修手册、房屋质量保证书、房屋使用说明书发给业户保存，并请业户在入住资料交收登记表上签字确认，入住手续办理完毕。3.4.7 所有资料和业户档案由物业公司负责收集、整理和保存。3.5房屋验收问题的整改3.5.1 验收发现问题时，业户在整改项目报告中记录交给验收人员，将钥匙交给验收人员便于维修，并在入住收楼确认单的“回执栏”中填写相关记录并保留回执栏。3.5.2 物业公司根据整改项目报告内容向施工维修单位（或地产公司项目部）下达工程维修
10、作业单，项目所在地产公司须督促尽快维修，以免影响业户装修。3.5.3 维修完成并通过物业公司检验后，物业公司联系业户前来复验，向业户交回所保留的钥匙并请其在整改项目报告、物业保修卡中签字确认。3.5.4 集中入住办理过程中，项目所在地产公司、物业公司必须确保：任何存在疑虑或不满意见的业户均能及时地与公司高层管理人员沟通，避免现场服务人员的拖延造成矛盾激化或不满情绪的扩散。3.5.5 集中入住期间，物业公司必须每日对入住办理情况进行汇总统计，在当天报告项目所在地产公司。3.5.6 物业集中入住结束后一周内，物业公司组织本公司对入住工作进行总结，对入住过程中反映出来的房屋质量、销售服务、物业服务等方面问题进行汇总统计，报送项目所在地产公司及投资公司物业管理部备案。3.6 零星入住(入住) ：在物业集中入住之后，针对物业正常运营期间个别业户(租户)入住手续办理，除不必制订准备工作计划和交付方案外，相关入住手续仍必须按第十条规定办理。4 附则4.1 本办法由投资公司物业部负责解释。4.2 本办法自下发之日起执行。5 支持文件5.1 WYBD06 入伙流程确认单5.2 WYBD07 入伙收楼确认单5.3 WYBD08 业户入伙统计表5.4 WYBD09 项目物业保修卡5.5 WYBD10 业户情况登记表5.6 WYBD11 整改项目报告
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