房地产开发经营公司档案管理制度（53页）.docx

1、福信集团有限公司档案管理制度二零一三年八月目 录第一章 总 则3第二章 档案管理体系及职责3第三章 档案工作“三纳入”、“四参加”5第四章 归档要求6第五章 档案借阅14第六章 档案保密16第七章 档案统计17第八章 档案鉴定18第九章 档案销毁19第十章 档案库房管理19第十一章 奖 惩21第十二章 附 则21第十三章 附 件221、档案分类与编号方法222、信用档案归档范围及保管期限表333、会计档案归档范围及保管期限表344、房地产建设项目文件材料归档范围和保管期限表365、保密文件管理466、图书资料管理497、归档章分类及模型图518、归档及移交清单汇总表52第一章 总 则 第一条

2、为加强公司档案工作的业务建设，维护档案的完整与安全，实现档案管理科学化、制度化、规范化，充分发挥档案的作用，集团行政部依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理办法等法律、法规，结合公司的实际工作情况，特制定本制度。第二条 本制度所指档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的、已办理完毕的、具有保存和利用价值并经过整理的各种文字、图表、音像等不同形式、不同载体的文件材料。第三条 公司档案是国家档案的组成部分，是公司经营和管理工作的真实记录，任何部门和个人不得据为己有。第二章 档案管理体系及职责第四条 档案管理体制及职责1、公司档案组织体系是由公司档案室和各项目公司档案

3、室（以下统称各部门）组成的体系机构。该组织体系是为了确保公司对档案工作的有效管理，维护公司档案财产的安全与完整，同时满足公司对档案利用的需求。2、档案工作隶属于公司行政部，内容包括全公司档案业务的指导、检查和监督工作。第五条 档案员的工作职责1、依据国家的法律、法规和政策，制定档案工作各项制度，并推进相关制度在公司各部门有效贯彻及执行。2、组织协调公司档案工作，检查、监督档案工作的法律、法规和制度的实施；组织开展档案理论学习与业务交流等工作，不断提高业务技术水平和管理水平，使档案管理标准化、系统化、规范化。3、对各部门形成的各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。4、积极主动地收集

4、各部门的有关档案材料。接收档案、文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。5、将收集的资料进行系统整理、编排、立卷，并根据标准分类法进行加工和保管。将永久、长期、短期分类存放，编写案卷目录、分类汇编并录入档案软件一体化系统。对各类档案要做到：目录齐全、类别清楚、排架有序，便于查阅。6、严格执行档案库房管理制度，做到库房“八防”，确保档案管理安全。7、严格遵守档案保密制度，做好档案的保密工作，不得将档案内容外泄，未经领导批准，任何人不得私自调档。更不得让外来人员随便进入档案室。8、按档案借阅规定借阅档案，秉公办事、不徇私情，同时做到手续完备，并督促做好档案利用效果的登记工作。9、做好档案统计工

5、作。收集、销毁、使用档案都必须登记、造册，对档案收进、移出和保管情况清楚。按上级要求及时向上级档案管理部门上报有关档案情况的各种报表。 第六条 兼职档案员职责1、积极支持、配合专职档案员的工作，协助档案室开展各项档案工作。及时反映各部门对档案工作的意见和要求，以便进一步完善档案工作。2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、录入、归档、统计工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向档案室办理档案移交手续。3、对档案内容保密，维护档案的完整和安全。如发现泄密或其它损害公司利益的现象，应及时向有关方面报告。4、积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平。5、各部门兼职档案员

6、如有变动，应及时向公司档案室报备。第三章 档案工作“三纳入”、“四参加”第七条 “三纳入”1、纳入分管领导的议事日程（纳入分管领导岗位责任制）。2、纳入生产、科研、基本建设等工作计划。3、企业文件材料的形成、积累、整理和归档纳入有关人员的岗位职责。第八条 “四参加”1、 档案部门参加基建工程的竣工验收工作，控制文件材料归档的完整、准确、系统。2、档案部门参加企业有关生产、技术、经营等工作会议，掌握企业各项工作对档案信息的需求情况。3、 档案部门参加工程创优、科研成果评奖活动，将各部门归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。4、档案部门参加企业引进项

7、目和新购重要设备仪器到货开箱验收工作，有关部门应会同档案部门检查验收文件材料，并及时归档。第四章 归档要求定期移交档案室存档由兼职档案愿统一收集后按档案规范整理其他公司（如贸易公司的、东南区域）用印文件及时移交档案室存档由经办人收集用印完成后的文件本公司用印后还需合作方/外地公司用印印章管理员收集定期移交档案室存档用印完成合同章外地公司用印文件定期将归档清单寄往集团档案室存档由该公司档案员收集保管第九条 归档流程定期移交档案室存档印章管理员收集用印完成由经办人收集用印完成后的文件本公司用印后还需合作方/外地公司用印及时移交档案室存档公章定期移交档案室存档由兼职档案愿统一收集后按档案规范整理其他

8、公司（如东南区域、同欣诚）用印文件同欣诚用印文件由经办人及时移交档案室存档定期将归档清单寄往集团档案室存档外地公司用印文件由该公司档案员收集保管第十条 归档时间1、信用档案、文书档案、人事档案、融资档案、购房合同档案、声像档案、电子档案、商标档案、实物档案及法务档案应在形成或办理完毕后一个月内及时移交。2、房地产建设档案、投资项目投资档案应分阶段、分节点归档，前期形成的重要文件材料应及时归档。3、会计档案在财务部门保管满一年后，应在次年三月底前向档案室办理移交。第十一条 归档要求1、归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等褪色的书写材料书写、绘制。材料纸质优良

9、，纸张规格标准。2、归档的文件材料必须反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3、归档的材料必须齐全、完整（含签发的底稿、附件、正文各一份，重要的2份），层次分明，符合其形成的规律。4、对公司规定的应当立卷归档的文件材料，必须按照规定，定期向档案室移交并集中管理，任何人不得据为己有。5、重要的文件、合同、协议如：股权变更、合作协议、章程、验资报告等文件材料，在签定时，应增加份数，并将原件及时移交存档。6、经办人员应主动、积极将所经办的各类档案严格按照归档时间进行收集、整理、归档。7、档案员每季度初将上一季度盖章文件未归档情况进行汇总、跟踪、催办。经办人应根据档案室提供的未

10、归档文件汇总表进行说明，部门领导签字确认。8、外地公司文件归档要求：（1）应严格按照档案归档范围、要求、时间进行存档，确保本公司档案归档完整率。（2）档案员或相关经办人员应将本公司重要合同、协议如：机构设置、变更，合作协议，项目五证（国有土地证、用地规划许可证、工程规划许可证、工程施工许可证、预售许可证）等文件原件或复印件及时移交集团档案室。（3）档案员或印章管理员每季度初（10日前）将上一季度的用印文件及外来文件汇总后寄往集团档案室备案、核对。对未能及时归档的文件每季度初（10日前）另行汇总，注明原因一并寄往集团档案室(清单详见附件8)备案。（4）各公司档案员每年1月份前将上一年度的声像档案

11、刻录到光盘或打包为文档发至集团档案室备存。9、在移交档案时，移交双方必须严格履行交接手续。根据移交目录清点核对，并在移交清单上盖章签字，各存一份移交清单（详见附件8）。第十二条 归档范围一、文书档案归档范围：（一）上级主管部门的文件材料1、上级主管部门来文、属于本公司业务上需要贯彻执行的有关规定、通知等指导性、政策性文件。2、上级主管部门对本公司经营活动的报告或请示的批复、批语、指示等材料。3、上级主管部门、领导视察公司时的重要指示、讲话、题词、批语、等材料。4、上级主管部门授予公司的荣誉称号。5、上级主管部门转发公司的文件材料、简报（包括报纸、刊物转载）。（二）本公司的文件材料1、以公司名义

12、发出的反映公司经营活动、工作面貌所形成的文件材料，如正式发文、简报、呈阅件、汇报材料、情况反映、总结、计划、信函、规定、通知等。2、公司编制的各项规章制度、汇编文件、调查研究材料、处理结论、请示、汇总的统计报表和统计材料等。3、以公司名义召开的会议文件、会议记录、会议纪要及公司重要电话记录、值班记录、大事记等。4、干部的任免通知。5、公司员工外出考察的报告、批复及总结。6、党、工、团在工作中形成的文件、材料、记录等。7、行政介绍信的存根、财产、物资、档案等交接凭证、清册。8、下属公司的请示、报告及公司的批复。9、各类业务年度统计表。二、人事档案归档范围：、员工调配、任免、考核等工作中形成的各种

13、登记表（如职工履历表、登记表），任免通知书。、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，离职材料。3、办理工资、待遇工作、解决待遇问题中形成的审批材料；4、评、聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报材料。5、党、团组织建设中形成的申请书、自传、政审材料、登记表；组织审批意见，民主评议党员工作中形成的意见、材料，优秀党员事迹及审批材料，加入民主党派的材料。6、表彰、奖励、处分中形成的各种登记表、审批表、决定、报告、事迹。7、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。8、体格检查表。9、其他可供参考有保存价值的材料。三、融资档案归档范围：

14、1、贷款申请、报告，还款计划及银行审查意见。2、董事会、股东会决议、纪要。3、融资合同、抵押单、质押单。4、其他有关文件资料。四、商标档案归档范围: 1、商标注册申请文件材料。 2、初步审定商标稿。3、商标注册簿、商标注册证或影印件。 4、注册商标变更、转让、续展、补证、注销和撤销的文件材料。 5、商标使用许可合同。 6、申请驳回商标复审、初步审定商标异议裁定、注册商标争议裁定和撤销注册商标复审的文件材料。 7、查处商标违法案件、监督商品质量、查验商标注册证的文件材料。8、商标公告。 9、其它有关商标管理的文件材料。五、购房合同档案归档范围:1、购房合同。2、（购房者）贷款合同。3、解除购房合

15、同。4、其他有关文件资料。六、投资项目档案归档案范围:1、投资项目立项申请报告、意向书、审批、勘察设计、施工、竣工验收等全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。2、可行性研究报告和论证咨询材料、报价资料。3、谈判方案、记录、纪要、照片、录音、录像带、意向书、协议书、合同、合约；修改合同的报告及合同更改通知书。、与客商业务往来中重要的电传、信函。、历次董事会、股东会纪要，与投资项目有关的具有法律效力的文件，各种专题报告。七、声像档案归档范围:1、记录企业主要职能活动和重要成果的声像档案。2、领导人和著名人物参加与企业有关的重大公务活动的声像档案。3、企业组织或

16、参加的重要外事活动的声像档案。4、企业名称牌匾的声像档案。5、企业的重大纪念、庆祝活动形成的声像档案。6、企业荣获的地、市级以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的声像档案。7、企业发生过的重大事件、重大事故。8、企业重要文体活动技术比赛、表演、培训、展览等形成的声像档案。9、与其他载体档案有密切联系的声像档案。10、其他具有保存价值的声像档案。 八、实物档案归档范围:、奖品：奖旗、奖杯、奖牌、奖章等受奖物品。、证书：荣誉证书、认可证书、聘书等。、纪念品：纪念册、纪念杯、纪念画、题词等等。九、领导人档案归档案范围:1、反映领导人基本概况的各种材料，如传记、各种基本情况登记表、日记、工作笔记等。2

17、、主要事迹材料。3、奖励材料：证书、奖牌、表彰文件。4、领导人重要活动中的其它有关材料。5、其他相关文件。十、电子档案归档范围 1、图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件。2、图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件。3、数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。4、文本文件：一般用文字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。5、计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的程序。6、配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验

18、收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。十一、法务档案归档范围：1、公司处理诉讼事项有关的判决书、裁定书、调解书等法律文件。2、公司参与行政或经济诉讼所形成的法律文件。3、公司上市过程中的法律文件。十二、信用档案归档范围（见附件2）十三、会计档案归档范围（见附件3）十四、房产建设档案归档范围（见附件4）第五章 档案借阅第十三条 档案借阅/复印流程 第十四条 档案是反映公司历史面貌的原始依据，各单位人员在调阅档案时均应爱护，保护档案的完好和卷面整洁，不得任意涂改、拆页、圈划和拆散、损坏，为防止档案丢失泄密不得转借他人。1、公司员工如需查阅本职范围以外的档案,需经本部

19、门负责人、行政部负责人审批同意,方可在阅档室查阅。2、档案原件原则上不外借，特别是证据性、依据性、密级性档案及工程图纸。如确需将档案借出或复印者，应严格执行有关制度并办理“OA档案借阅/复印”流程，不得超出限制借阅的数量和规定归还时间。一般级别的档案由本部门负责人、行政部负责人审批同意后方可借阅。秘密、机密、绝密的档案应由分管领导或总裁审批同意后方可借阅。会计档案原则上不能借出，如遇特殊情况，须经公司分管领导批准后方可借阅，但借阅时不得拆散原卷册，不得离开公司办公场所，并限期归还。3、如由于工作需要需领用有关文件材料原件并报送相关部门，须办理“OA不归还”流程，经部门负责人、行政部负责人及分管

20、领导审批同意后，方可领用。4、凡外派工作、调离本公司或离职的员工，离开前必须归还全部所借档案、资料。5、外单位人员需要查阅、复印公司档案时，一律凭所在单位介绍信，经行政部领导批准，重要及密级档案需经分管领导审批，并填写借阅登记簿后，方可在阅档室查阅或复印。6、外单位一般不得将档案借出。第六章 档案保密第十五条 保密工作要内外有别。对外必须坚持保密，对内则应在遵守保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。1、严格执行档案接收、保管和借阅制度，履行审批手续，未经领导审批，任何人不得私自将档案带出档案室，不得抄录或销毁，不得任意扩大借阅范围。2、禁止在档案室会客，不允许无关的人员进入档案室，翻阅

21、档案、资料。3、属于保密范围的档案，都应标明密级，不同密级的文件材料，原则上采取分别立卷的方法，以便提供利用，不得擅自扩大使用范围。4、档案员离开工作室，要随手关门，严防档案、资料丢失或泄密。5、严格执行档案销毁制度，任何人不得将档案材料当作废纸私自处理或出售。第七章 档案统计第十六条 为了有效的管理和利用档案，公司应对全部档案材料的收进、移出、保管、利用等情况进行详细的登记和统计工作。一、 档案管理人员的职责1、做好本单位档案的进出、保管、利用等情况的登记和统计。2、按期完成各类统计报表。3、每年必须进行一次统计分析，并形成报告。4、兼职档案员负责做好本部门档案利用的登记和统计工作。二、档案

22、统计的范围和内容（一）基本情况的统计：机构设置、人员编制、库房、设备条件等情况的统计。（二）档案数量的统计1、归档数量的统计各门类档案的归档数和年总归档数。2、档案移出数量的统计各公司档案已超过保管期限，并已作过鉴定需销毁档案的数量或移交上级档案馆和有关单位的档案数量的统计。3、档案保管数量的统计公司全部档案收进、移出后做好保管数量的统计。（三）档案利用的统计1、公司内、外利用档案的人次和卷次。2、档案复印份数、人次。3、底图利用、复制张数、人次。4、利用效果（效益）的统计。第八章 档案鉴定第十七条 鉴定工作，是指鉴定档案的现实和历史价值，确定保管期限，把没有或失去保存价值的档案剔出、销毁的工

23、作。1、档案鉴定工作的组织机构，鉴定小组由单位领导、业务(专业技术)人员和档案人员组成。2、档案鉴定采用直接鉴定法，即直接鉴定档案的内容，逐卷逐件逐份审查，从文件材料的实际情况出发，详细具体的研究分析，做出恰当的判定。鉴定分为归档鉴定和管理鉴定两种。3、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，案卷质量达到标准规定，发现档案不准确、不完整，要及时通知有关部门和人员修改、补充。4、经鉴定，对确无保存价值的档案材料，进行造册登记，并写出销毁报告，由档案人员编制销毁清单一式两份，由鉴定小组负责人签名，并且鉴定日期，经公司部领导批准后销毁。第九章 档案销毁第十八条 档案销毁，是指对没有保存价值的不归档文

24、件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。1、经鉴定，对确已失去保存价值档案应进行造册登记，并写出销毁报告。由档案人员编制销毁清单一式两份，由鉴定小组负责人签名，并且鉴定日期，经单位领导人批准后销毁。2、销毁的档案一定要到指定的地点销毁。为防止档案的遗失和泄密，销毁档案时，应指定两人监销，严格执行保密规定。3、销毁档案必须严格慎重，对准备销毁的档案可暂时封存，延期执行。4、监销人员对销毁的档案必须认真清点、核对，严格履行职责，销毁人和监销人均应在销毁清册上签字，销毁报告和销毁清册要归档保存。 5、档案剔出销毁后，应在档案总帐注明“已销毁清单的编号和销毁时间”。第十章 档案库房管理第十九条

25、 为了保护好公司的档案，维护档案的完整与安全，应做好档案保管工作。1、贯彻“以防为主，防治结合”的原则。2、档案库房要有专、兼职档案员负责管理，无关人员未经批准不得入内。3、档案库房应做到整齐、清洁，档案柜架排列合理、科学、美观，通风良好。4、档案入库前，必须严格检查、消毒，档案柜内应施放防霉、防虫药剂。5、档案装具应牢固严实，应使用铁皮柜。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便管理和查找。6、存放胶片、照片、录像带、磁带需使用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。7、档案库存房每半年要定期进行安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、

26、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排除档案保管中的安全隐患；库房内严禁吸烟，动明火，严禁存放易燃易爆物品。8、每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对存放资料，做到帐物相符；对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制；发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。9、档案库房的温度应控制在14-24，变化幅度不超过2，相对温度控制在45-60%，变化幅度不超过5%。保存母片的胶片库温度应控制在13-15，相对温度控制在35-45%。10、档案库房门窗必须满足坚固、牢靠的要求，需安装铁栓门、铁栏，安装保险锁或其它安全保护措施等。第十一章 奖 惩第二十条 对于档案工作成绩突出的

27、部门和个人，公司将给予表扬或奖励。第二十一条 有下列行为之一的，公司应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任: 1、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。 2、违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。3、涂改、伪造档案的。4、擅自出卖、赠送、交换档案的。 5、不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的。 6、其他违反档案法律法规的行为。第十二章 附 则第二十二条 各公司请遵照执行，在执行过程中碰到其他类别档案，应结合该类别档案特点进行管理，或将情况反映到集团档案室。第二十三条 本制度自发布之日起执行。原相关制度与本制度相抵触的内容

28、，以本制度为准。第二十四条 本制度由集团行政部档案室负责解释。第十三章 附 件附件1：档案分类与编号方法为了加强公司档案工作管理，逐步实现档案管理的规范化、标准化，集团行政部根据国家档案颁发的档号编制规则及有关规定，特制定本办法。公司档案分类原则以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点进行分类，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。公司档案为十四大类，包括：公司档案文 会 信 融 房 购 投 声 电 实 人 领 法 商 书 计 用 资 产 房 资 像 子 物 事 导 务 标档 档 档 档 建 合 项 档 档 档 档 人 档 档案 案 案 案 设 同 目 案 案 案

29、 案 档 案 案 档 档 档 案案 案 案 一、文书档案文书档案，是指公司在社会、经营活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表及其它各种方式和载体的文件材料。 归档文件一般应采用“年度保管期限”分类法。（一）年度保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，再根据保管期限分类。 （二）确定归档文件所属年度一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表、法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期来判定文件所属年度。 跨年度形成的文件，按文件办结年度归档。如：跨年度的会议文件材料，归入会议闭幕年；跨年度的请示、批复，归入批复年。

30、 当几份文件作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准。如正本与定稿为一件时，以正本日期为准；正文与附件为一件时，以正文日期为准；转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准；来文与复文为一件时，以复文日期为准。（三）文书档案编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。若文件处理单随同文件一道归档的可将归档章盖在文件处理单上。 档号章设置的项目为：全宗号、年度、问题（或机构）、保管期限、室编件号、馆编件号、页数）。如图 (全宗号）（年度）件号室（问题机构）（保管期限）馆页1、全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的暂时不填。 2、年度：文

31、件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2012”。3、保管期限：归档文件保管期限统一用永久、长期、短期标识。 4、问题（机构）：按问题（机构）分类的，用中文填写类目名称。 5、室编件号：在同一年度内，区分不同保管期限，再按文件排列的顺序采用阿拉伯数字分别从开始逐件编号，不同归档年度的文件不能混合编号。 6、馆编件号：暂不填写，档案移交进馆后由档案馆填写。 7、页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。两份文件为一件时，只需将两份文件的页数相加作为该件文件的页数；大张的统计表折叠后，仍按未折叠前的图文页面数计算页数；文件处理单与文件一同归档的，应加上处

32、理单的页数。页数采用阿拉伯数字填写。 二、会计档案会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和依据。 1、会计档案采用名称-年度的分类方法，如果有多个会计核算单位，应采用年度-会计核算单位-名称分类方法，即把一年内形成的会计档案先按不同会计单位分开，然后分别在每个会计单位内分为会计凭证（PZ）、会计帐簿（ZB）、财务报表（BB）、其他（QT）四个类目。分类示意图： 会计档案 会 会 财 其 计 计 务凭 帐 报 它证 簿 表2、档号编制方法：分年度按名称，结合保管期限长短分别编制大流水号或在每个会计核算单位内分年度按名称结合保管期限长短分别编制

33、流水号。档号章设置的项目为：档号、保管期限。如图：档 号保管期限3、档号示意图：（多个会计核算单位时采用）PZ- FJ -2012-1 件号 会计年度 会计单位代号（福信集团） 会计名称代号代号会计名称PZ会计凭证BB会计报表ZB会计帐簿QT其它三、信用档案信用档案，是指企业在生产经营、日常管理、信用借贷等活动中形成的反映本企业、客户、合作者信誉状况，对企业具有保存价值的各种记录。1、信用档案按机构（结合问题）进行分类，每个机构下编制流水号。2、档号章设置的项目为：档号、件号。如图：档号件号3、档号示意图：XY-FJ-1-1 件号 案卷流水号 机构代号（福信集团） 类别四、融资档案融资档案是企

34、业在资金筹集过程中所形成的文件材料。1、融资档案按公司进行分类，在每一公司内编制流水号。2、档号章设置的项目为：档号、保管期限。如图：档 号保管期限 3、档号示意图： RZ-FJ-1 件号 单位名称（福信集团） 类别五、房产建设档案房产建设档案是指房地产开发项目从酝酿、决策到建成投入使用全过程形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形成的文件材料。 1、房产建设档案采用项目名称结合性质进行分类，每一项目内编制一个流水号。2、档号章设置的项目为：档号、件号。如图：档号件号3、档号示意图：FJ1-FD-1-1 件号 案卷顺序号 项目代号（枫丹雅苑）项目性质类别代号代号项目性质1住宅2商场3

35、写字楼4厂房5其它六、购房合同档案购房合同档案是反映业主向企业购买所建设、销售的住房、店面、车位所形成的相关文件材料。1、购房（房地产）合同档案按项目名称（结合单元）进行分类，每一单元为一件编流水号。2、档号章示意图：档 号保管期限档号示意图：GH- FD-1 件号 项目名称（枫丹雅苑） 类别代号七、投资项目档案投资项目档案是由企业参与或合作项目保存起来以备查考的文字、图表及其它各种方式和载体的文件材料。1、投资项目档案按项目进行分类，在每一个项目内编制流水号。2、档号章示意图：档号件号TZ-XX-113、档号示意图： TZ-XX-1-1 件号 案卷号项目名称类别代号八、声像档案声像档案是指以

36、摄录手段记述和反映集团或个人行使职责或从事政治、经济、科学、技术、文化等活动的具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影片等专门载体材料的历史记录。它是企业档案的重要组成部分。1、声像档案按不同载体(结合问题)进行分类,每一载体编制一个流水号。分类示意图: 声像档案照 录 录片 音 像 带 带2编号方法：照片档案按册（本）编制流水号；录像带、录音带按盒分别编制流水号。九、电子档案电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件（电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件）及相应的支持软件产品和软、硬件

37、说明。1、电子档案按载体形式进行分类，在每一载体内编制流水号。2、编号方式及示意图：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形成及填写方法如下：- 光盘序号 电子文件类别代码 项目代号 类别代号（1）档案类别代号。（2）项目代号指产品代号、课题代号及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。（3）电子文件类别代码：G图形文件 I图像文件 D数据文件 T文本文件 P计算机程序。电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件 U-非正式电子文件 F-正式电子文件。如遇到一个光盘中储存一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别分别填写。（4）光盘序号是光盘

38、排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。十、实物档案实物档案是指企业在经营活动中形成的，具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。1、实物档案按类型结合年度进行编制流水号。2、档号示意图：SW1-FJ-1 件号 单位名称 类型（1-奖奖；2-证书） 类别十一、人事档案人事档案是公司人事管理等有关部门，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。人事档案按员工进行编制流水号。十二、领导人档案领导人档案是指公司领导人在工作、学习、社会活动中形成的文字、图表及其它载体的文件材料。领

39、导人档案按照形成的时间、类别进行编号、排列。十三、法务档案法务档案是从事法律活动的机关、组织和个人在法律事务活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。1、法务档案按载体形式进行分类，在每一载体内编制流水号。2、档号示意图： FW- 1 件号 机构或项目代号 分类号 十四、商标档案商标档案是商标注册、管理活动中形成的具有保存利用价值的纸质、声像、缩微等形式或载体的文件材料。它是确立和保护注册商标专用权的凭证，是国家档案全宗中具有法律意义的重要专门档案。档号示意图：SB-FJ-Y-1 件号 保管期限（Y-永久；C-长期） 单位名称（福信集团） 类别附件

40、2：信用档案归档范围及保管期限表序号类别归 档 范 围期限1机构设置材料公司设置、变更、启用印鉴、验资报告，下属机构设置文件， 永久2管理材料股东大会材料、董事会会议材料、公司章程、董事会工作。永久3资质凭证材料(含正、副本）营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码证、国有土地使用证、房屋产权证、产权登记证、土地租赁协议、资质（许可）证、质量认证体系证书、产品检验（验收）证书、商标证书、专利证书等文件永久4年检资信材料工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等文件永久5其他文件公司标识、宣传、报道及其他相关材料。 永久附件3：会计档案归档范围及保管期限表序号归 档 范 围保管期限备

41、注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记总帐5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年16会计数据库备份永久附件4：房地产建设项目文件材料归档范围和保管期限表结合房地产建设项目特点，本制度将房地产建设项目文件分为六个关键节点，即：1、国有土地使用证取得；2、建设用地规划许可证取得；3、建设工程规划许可证取得；4、施工许可证取得；5、预售许可证取得；6、项目竣工验收。本制度针对各节点制定相应的归档文件范围，一、国有土地使用证取得序号归 档 文 件