房地产开发投资公司供方资源管理制度（14页）.pdf

1、供方资源管理 HT-GF 供方资源管理制度 主控部门：公司/项目公司预算采购部 审核： 审批： 修订记录 日日 期期 修改内容修改内容 修改人修改人 审核人审核人 批准人批准人 供方资源管理 供方资源管理供方资源管理制度制度 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为了更好的管理公司供方资源， 积累公司战略合作供方的合作伙伴， 提高招标 的效率，保证招标的质量，提高项目管理水平，制定本制度。 第二条第二条 适用范围 本制度适用于为公司提供勘察、设计、可研、施工、监理、材料、设备、工程造价咨询、 招标代理、 营销策划代理、 广告与印刷制作等项目开发过程中所涉及到的各类产品或服务的 合作单位的管理

2、。 第三条第三条 名词解释 （一）供方 是指为组织提供产品或服务的组织或个人。 （二）责任部门 是指负责供方评选工作及合同执行的公司职能部门或项目公司。 （三）承办人 是指部门内具体承办供方评选工作及合同执行的岗位人员。 （四）供方资源库 指供方信息库的总称。资源库的信息内容包括： 合格供方名册 、 供方审核登记表 、 供方考察评估总表 、 供方履约评价总表 、 供方降级或排除申请表及供方考察评估记 录（即供方考察评估表 ） 、供方履约评价记录（即供方履约评价表 ）和供方资质证明、 业绩证明资料文件或复印件等。 （五）合格供方 指经资质审核合格，已进入“合格供方资源库” ，具备向公司提供产品或

3、服务的资格， 但尚未进入“战略合作供方资源库”的供方，即为合格供方。 （六）战略合作伙伴 指经资质审核合格，与公司有长期合作关系，并且在配合过程中综合表现优良的供方， 经批准后进入“战略合作供方资源库”的供方，即为战略合作供方。 供方资源管理 第二章第二章 供方资源供方资源库库 第四条第四条 “供方资源库” （一） “供方资源库”包括“设计类供方资源库” 、 “设计评议专家库” 、 “工程类供方资 源库” 、 “工程类评标专家库” 、 “营销类供方资源库”和“其他类供方资源库” 。 （二）各类资源库分为“合格供方资源库”和“战略合作供方资源库”两类。 （三）各类供方的部门责任划分具体见附件 1

4、供方选择方式、责任部门与决定机构 。 （四）各类“供方资源库”供方的范围包括： 1、设计类供方：指为公司和项目公司提供勘察、概念设计、方案设计、施工图设计服 务的供方； 2、设计评议专家：指为公司和项目公司各类方案设计、施工图设计提供评审服务的个 人供方； 3、工程类供方：指向各项目提供施工、监理、材料、设备、招标代理、工程造价咨询 等产品或服务的供方，如供应商、承包商、代理机构等； 4、工程类评标专家：指为公司和项目各类施工、监理招标提供评审服务的个人供方； 5、营销类供方：指为公司提供销售代理、项目策划代理、策划推广、广告媒体、广告 制作、模型制作、销售推广资料制作、市场调研和品牌推广的代

5、理机构或媒体等的供方； 6、其他类供方：指为公司综合管理部、财务部等部门及项目公司提供其他产品或服务 的组织或个人，如管理咨询、顾问与培训、办公用品、设备、按揭银行，以及其他专业技术 人员、专家等。 （五）资源库建立责任部门 1、项目公司 负责授权范围内的监理单位、施工单位、专项配套工程（水、电、气）设计施工单 位、材料、设备等“工程类供方资源库”的建立。 2、规划设计部 负责授权范围内“设计类供方资源库” 和“设计评议专家库”的建立。 3、预算采购部 负责招标代理单位、造价咨询等供方资源库的建立。 负责授权范围内施工、物资、设备等“工程类供方资源库”的建立。 负责公司各类供方资源库的备案管理

6、。 供方资源管理 4、营销管理部 负责“营销类供方资源库”的建立。 5、其他职能部门 负责各自责任范围内“其他类供方资源库”的建立。 第五条第五条 “供方资源库”使用规定 （一）公司各责任部门及项目公司在选择供方前首先应建立“供方资源库”并经审核批 准或备案，所有各类最终签约供方须从“供方资源库”中选择。 （二）未建立“供方资源库”的供方，公司各职能部门及项目公司应不予审核签约或支 付费用，否则追究责任部门和责任人的责任。 第六条第六条 战略合作供方的合作规定 （一）进入“战略合作供方资源库”的供方可作为后续继续合作参加投标或直接进行议 标的首选供方。 （二） 公司相关职能部门在向项目公司推荐

7、参加投标或议标的供方须从 “战略合作供方 资源库”中选择。 （三）战略合作供方须严格履行公司的审批程序。 第三章第三章 “工程类资源库工程类资源库”建立程序建立程序 第七条第七条 职责分工 （一）项目公司职责 1、负责对授权范围内监理单位、施工单位、配套工程设计施工单位、材料设备等工程 类供方进行初选； 2、负责授权范围内监理单位、施工单位、配套工程设计施工单位、材料设备等“工程 类供方资源库”的建立、维护和报备； 3、负责组织监理单位、施工单位、配套工程设计施工单位、材料设备等工程类供方阶 段评价和综合评价。 （二）公司预算采购部职责 1、负责授权范围内的招标代理单位、造价咨询、施工、材料、

8、设备等“工程类供方资 源库”的建立和维护； 2、负责 “工程类供方资源库”的备案管理； 供方资源管理 3、负责建立和维护公司“工程类战略合作供方资源库” ； 4、监督检查各项目公司“工程类供方资源库”建立和维护情况； 5、负责通过公司内网或其它方式定期在公司内部发布工程类供方信息。 第八条第八条 “工程类供方资源库”建立规定 （一）对于外部招标中邀请招标的和内部招标、议标的工程类供方，责任部门应首先建 立“供方资源库” 。 （二）对于外部招标中公开招标和定向选择的，不需要建立“供方资源库” ，中标单位 在中标后自动列入“合格工程类供方资源库” 。 第九条第九条 工程类供方初选 （一）责任部门按

9、照招标工作计划规定的时间于招标前 15 日完成供方信息的收集 和初选工作。 （二）供方初选程序 1、 收集供方信息 供方来源途径： 通过社会关系的介绍获得所需供方名单； 通过书籍和网络等媒介获得所需的供方名单； 发布公开招（竞）标信息，获得所需的供方名单； 以往与公司和项目公司有过业务的公司，或原供方资源库中供方名单； 本部门（项目公司）人员推荐； 其它途径。 2、责任部门根据所有收集获得的供方详细资料，对供方进行初步筛选。 3、责任部门与初选供方进行主动联系，协商面谈的时间、地点。在面谈前或面谈时， 应要求有意向供方提交公司简介、产品（服务）简介、营业执照、资质证书、产品价格等必 要证明文件

10、的复印件。 4、责任部门对其信誉能力等进行调查，并进行评价选择。根据供方对公司提供的产品 或服务的重要程度及对经济影响程度等因素， 可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评 价： （1）供方信誉能力调查 a、通过收集信息、现场考察、问询其它合作过的单位等形式对相关供方进行信誉与能 力的调查，了解供方的详细情况，包括：企业概况、组织机构、技术力量、人员素质、设备 供方资源管理 配置、社会信誉、资信等； b、核准有关法律地位的证明文件； c、服务或生产能力，近三年已完成的合同情况、正在履行的合同情况； d、客户投诉、法律纠纷、社会信誉、售后服务以及质量管理体系认证的情况； e、现场考察了解正在进行

11、或已完成项目的情况及业主的评价； f、财务状况。 （2）实物或样品的评价 根据所需供方提供的材料、设备、图纸、广告策划文件、已做项目等的要求，要求供方 提供上述实物或样品并对其进行观察、检测和评定，保留相关记录。 5、责任部门通过信誉、能力等的调查和评价应将供方进行分档，将所有认为符合产品 要求的供方需填制供方审核登记表 ，报预算采购部审核。 第十条第十条 进入“合格工程类供方资源库”程序 （一）新工程类供方进入“合格工程类供方资源库”程序 对于新的工程类供方资源（来源为供方信息搜集、内部推荐或供方自荐的） ，责任部门 须填写供方审核登记表 ，报部门负责人决定是否进行实地考察和综合评估。若同意

12、，由 责任部门组织对工程类供方资源进行实地考察和综合评估，共同填写供方考察评估表 ， 报部门负责人审批，确定其是否可以进入。 （二）已合作工程类供方进入“合格工程类供方资源库”程序 对于参与过公司工程施工或提供过材料、 设备供应但不满足进入 “工程类战略合作供方 资源库”条件的工程类供方，由责任部门对工程类供方资源进行评价，填写工程类供方履 约评价表 ，综合评价结果优良或合格的，提出其保留或淘汰出“合格工程类供方资源库” 的建议，报部门负责人审批。 第十一条第十一条 进入“工程类战略合作供方资源库”程序 （一）对于参与过公司工程施工或提供过材料、设备供应的工程类供方资源，由预算采 购部根据责任

13、部门对工程类供方综合评价结果确定是否进入 “工程类战略合作供方资源库” 。 综合评价结果优良并且满足要求的工程类供方报分管领导审批后进入公司 “工程类战略合作 供方资源库” 。 （二）进入“工程类战略合作供方资源库”需分别满足以下要求： 1、总承包单位在本公司项目竣工面积达到 8 万平方米以上的； 2、监理单位在本公司负责监理项目竣工面积达到 20 万平方米以上的； 供方资源管理 3、各分包单位在本公司项目竣工结算超过 1000 万元以上的； 4、大型设备供应商在本公司项目供货金额超过 1000 万元以上的； 5、供应商在本公司合作项目达到三个或供货金额超过 500 万元以上的。 第十二条第十

14、二条 “工程类供方资源库”使用和维护 对于“工程类供方资源库”中的工程类的合作供方，在工程竣工后或年末，由责任部门 对其进行综合评价，填写工程类供方履约评价表 ，根据评价结果提出保留或调整其工程 类供方资源资格的报告，报部门负责人（战略合作供方报预算采购部）审批，确定保留或调 整其工程类供方资源资格。具体流程如下： （一） “工程类战略合作供方资源库”中供方 1、 “工程类战略合作供方资源库”中的供方如果评价结果为优良，预算采购部可以提出 保留其在公司“工程类战略合作供方资源库”的报告，报分管领导审核、批准并保留。 2、 “工程类战略合作供方资源库”中的供方如果评价结果为合格，预算采购部可以提

15、出 将其降级至责任部门 “合格工程类供方资源库” 的报告， 报分管领导审核、 批准其是否降级。 3、 “工程类战略合作供方资源库” 中的供方如果评价结果为不合格或在配合过程中出现 以下严重问题之一， 责任部门或预算采购部可以提出将其排除在 “工程类供方资源库” 之外， 并且两年内不得参加公司任何项目招投标或材料设备供应的报告，报分管领导审核、批准。 严重问题是指： （1）在其事先知情的情况下，仍提供不合格产品或服务； （2）因质量问题被政府或行业机构通报或媒体曝光； （3）不履行合同； （4）有欺骗或欺诈行为； （5）破产或有经济问题； （6）串通招投标、对公司形象或利益造成负面影响。 （二）

16、合格工程类供方 1、 “合格工程类供方资源库” 中供方在经过试用， 评价结果为优良， 且满足相关要求的， 责任部门可以提出将其升级至“工程类战略合作供方资源库”的报告，报预算采购部审核、 批准其是否升级。 2、 “合格工程类供方资源库”中供方在经过试用，评价结果为合格或评价结果为优秀但 不能满足升级相关要求的， 责任部门可以提出将其保留在 “合格工程类供方资源库” 的报告， 报部门负责人审核、批准其是否保留。 供方资源管理 3、 “合格工程类供方资源库”中供方在经过试用，评价结果为不合格或在配合过程中出 现本条中第一款中五种严重问题之一，责任部门可以提出将其排除在“工程类供方资源库” 之外，并

17、且两年内不得参加公司或项目公司任何项目招投标的报告，报部门负责人审核、批 准。 （三）调整“工程类供方资源库”的其它程序 如果“工程类供方资源库”中某个供方在配合过程中出现以上未涉及的其它严重问题， 责任部门可以填写供方降级或排除申请表 ，出具详细相关资料报部门负责人，由部门负 责人决定是否对其进行降级处理。 第十三条第十三条 工程类战略合作供方信息公布 （一）预算采购部年度末根据各工程类供方综合评估结果或评价结果，对“工程类战略 合作供方资源库”中供方进行调整，报分管领导审批。 （二）在对“工程类战略合作供方资源库”中供方调整完毕后，预算采购部负责将更新 “工程类战略合作供方资源库” 中供方

18、评价结果及对其提出的需要改进的建议通知工程类供 方，以便工程类供方改进。 （三）信息公布：每年年终，预算采购部调整“工程类战略合作供方资源库”后，将调 整后的“工程类战略合作供方资源库”发布并发至相关职能部门、各项目公司。 第十四条第十四条 “工程类供方资源库”档案管理 （一）责任部门“工程类供方资源库”如有供方的更新信息，应在信息更新后 15 日内 向预算采购部报备； （二）责任部门、预算采购部分别对“工程类供方资源库”和“工程类战略合作供方” 中的不同类别供方分别建立档案、保管、维护，并根据日常资质审核、评价以及工程类供方 自身信息变更情况及时更新名单及档案记录。 第十五条第十五条 责任部

19、门、 预算采购部由专人建立专门档案， 并在计算机中建立供方资源库 记录或文件资料。 第十六条第十六条 预算采购部负责定期对各责任部门 “工程类供方资源库” 的建立及管理情况 进行指导和检查，对不符合公司相关规定的情况予以纠正，对严重违反公司关于“供方资源 库”管理规定的在公司内部予以通报并予以处罚。 第四章第四章 “设计类资源库设计类资源库”建立程序建立程序 供方资源管理 第十七条第十七条 职责 规划设计部是设计类供方资源管理的主任部门，具体职责如下： （一）规划设计部负责项目勘察、规划、景观等设计类供方进行选择； （二）规划设计部负责勘察、规划、景观和施工图“设计类供方资源库”和“设计类战

20、略合作供方资源库”的建立和维护； （三）规划设计部负责组织公司勘察、规划、景观和施工图等设计类供方阶段评价和综 合评价。 第十八条第十八条 设计类供方初选 （一）责任部门在进行方案设计招标或委托及施工图设计前 15 天应完成设计类供方信 息的收集和设计类供方的初选工作。 （二）设计类供方的初选参见本制度“第九条 工程类供方初选”的有关规定。 第十九条第十九条 “设计类供方资源库”的建立 （一） 责任部门负责将设计供方的初选结果和选择意见报分管领导审批， 根据审批结果 建立“设计类合格供方资源库” 。 （二） 对于参与过公司项目设计的设计类供方资源， 由责任部门根据对设计类供方综合 评价结果确定

21、是否进入“设计类战略合作供方资源库” 。综合评价结果优良并且满足要求的 设计类供方报分管领导审批后进入公司“设计类战略合作供方资源库” 。 （三）各类设计的招标和议标须从“设计类合格供方资源库”和“设计类战略合作供方 资源库”中选择。 第二十条第二十条 “设计类供方资源库”维护管理 （一）对于“设计类供方资源库”中的设计类供方，在设计合同履约完成后或年末，由 责任部门组织对其进行综合评价，填写设计类供方履约评价表 。具体见“项目设计管理” 文件中的设计单位评价管理规程 。根据评价结果提出保留或调整其认可设计类供方资源 资格的报告，报分管领导审批，确定保留或调整其认可设计类供方资源资格。 （二）

22、 责任部门对“设计类供方资源库”中的不同类别供方分别建立档案、保管、维护， 并根据日常资质审核、 评价以及设计类供方自身信息变更情况及时更新名单及档案记录， 报 预算采购部备案。 第五章第五章 “营销类资源库营销类资源库”建立程序建立程序 供方资源管理 第二十一条第二十一条 职责 （一）营销管理部负责对为公司提供销售代理、项目策划代理、策划推广、广告媒体、 广告制作、模型制作、销售推广资料制作、市场调研和品牌推广的代理机构或媒体等营销类 供方进行初选。 （二）营销管理部负责“营销类供方资源库”和“营销类战略合作供方资源库”的建立 和维护。 （三）营销管理部负责组织营销类供方阶段评价和综合评价。

23、 第二十二条第二十二条 营销类供方初选 （一）营销管理部在进行各类营销策划工作前 15 天应完成营销类供方信息的收集和营 销类供方的初选工作。 （二）营销类供方的初选参见本制度“第九条 工程类供方初选”的有关规定。 第二十三条第二十三条 “营销类供方资源库”的建立 （一） 营销管理部负责将各类营销供方的初选结果和选择意见报分管领导审批， 根据审 批结果建立“营销类合格供方资源库”和“营销类战略合作供方资源库” 。 （二） 对于为公司提供过营销服务的营销类供方资源， 由营销管理部根据对营销类供方 综合评价结果确定是否进入“营销类战略合作供方资源库” 。综合评价结果优良并且满足要 求的营销类供方报

24、分管领导审批后进入公司“营销类战略合作供方资源库” 。 （三） 各类营销类供方须从 “营销类合格供方资源库” 和 “营销类战略合作供方资源库” 中选择。 第二十四条第二十四条 “营销类供方资源库”维护管理 （一）对于“营销类供方资源库”中的营销类供方，在合同履约完成后或年末，由营销 管理部对其进行综合评价，根据评价结果提出保留或调整其认可营销类供方资源资格的报 告，报分管领导审批，确定保留或调整其认可营销类供方资源资格。 （二）营销管理部对“营销类供方资源库”中的不同类别供方分别建立档案、保管、维 护， 并根据日常资质审核、 评价以及营销类供方自身信息变更情况及时更新名单及档案记录， 报预算采

25、购部备案。 第六章第六章 “设计类“设计类/工程类评标专家库工程类评标专家库”管理规定管理规定 第二十五条第二十五条 职责分工 供方资源管理 （一）规划设计部/项目管理部职责 1、负责建立和维护“设计类/工程类评标专家库” ； 2、负责组织专家资质预审； 3、负责组织专家评价； 4、负责专家的档案、资料管理工作； 5、负责通过公司内网或其它方式定期发布专家库信息。 （二）项目公司职责 1、负责向专家库推荐符合要求的专家； 2、负责对参与项目公司招标项目评标专家进行评价。 第二十六条第二十六条 “设计类/工程类评标专家库”的建立程序 （一）规划设计部/项目管理部根据招标项目类别，分类建立“设计类

26、/工程类评标专家 库” 。 （二）规划设计部/项目管理部负责组织对专家进行评审，具体按照以下执行： 1、申请专家基本要求 （1）技术水平 外部专家在专业相关领域工作 10 年以上，具有工程技术（含工程经济）系列高级职称， 或具有同等专业水平，且具有建设类执业注册师资格； 如外部专家不能够满足以上条件， 但是在相关领域具有领先的专业水平， 也可以进行申 请，并经过招标领导小组审批后进入专家库。 （2）熟悉工程建设有关法律、法规、规章、技术标准和工程评标业务，能够胜任评标 工作； （3）坚持原则、秉公办事、作风正派、廉洁自律，热心为评标工作服务； （4）本人同意进入公司评标专家库，履行评标专家义务

27、，遵守纪律，服从管理。 2、评审程序 专家（来源为已参与过公司内部招标项目评标且符合以上基本要求专家、公司各部门、 项目公司书面推荐或专家自荐的）须填写评标专家登记表 ，由规划设计部/项目管理部组 织有关领导、项目公司对专家进行评审，上报分管领导审批，确定其是否可以进入。 第二十七条第二十七条 “设计类/工程类评标专家库”的维护 （一）对于“工程类评标专家库”中的专家，在大规模内部招标结束后或年末，由规划 设计部/项目管理部组织项目公司结合评标专家的个人简历、评标次数、迟到和未出席评标 供方资源管理 活动次数及原因、评标表现等，对其进行综合评价，根据评价结果，规划设计部/项目管理 部提出保留或

28、取消其评标专家资格的报告， 上报分管领导审批， 确定保留或取消其评标专家 资源资格。 （二）评标专家评价准则 “设计类/工程类评标专家库”中的评标专家如果在评标过程中出现以下严重问题之 一，规划设计部/项目管理部可以提出将其排除在“设计类/工程类评标专家库”之外，并且 三年内不得参加公司任何内部项目评标的报告，报分管领导审核、批准。 严重问题是指： 1、收受招标人、投标人、其他利害关系人的财物或者其他好处，在评标活动中徇私舞 弊、弄虚作假、泄露秘密或者出现其他严重违法违规行为的； 2、不遵守评标回避制度、评标期间私自使用通讯工具、私自接触投标人、擅离职守的； 3、有意识不按有关法律、法规和招标

29、文件的规定评标的。 （三）调整“设计类/工程类评标专家库”的其它程序 如果“设计类/工程类评标专家库”中某个评标专家在配合过程中出现以上未涉及的其 它严重问题， 项目公司或其他职能部门可以出具详细相关资料上报规划设计部/项目管理部， 由规划设计部/项目管理部视情况由相关部门会签意见并审核后，报分管领导决定是否取消 其评标资格。 第二十八条第二十八条 设计类/工程类评标专家信息公布 （一）每年年终，规划设计部/项目管理部根据各类评标专家综合评价结果或评价结果， 对“设计类/工程类评标专家库”中评标专家进行调整，报分管领导审批，经过审批后，发 至有关部门。 （二）在对“设计类/工程类评标专家库”中

30、评标专家调整完毕后，规划设计部/项目管 理部负责将更新“设计类/工程类评标专家库”中评标专家评价结果及对其提出的需要改进 的建议通知评标专家，以便评标专家改进。 第二十九条第二十九条 设计类/工程类评标专家档案管理 规划设计部/项目管理部对“设计类/工程类评标专家库”中的不同类别评标专家分别建 立档案，并负责保管、维护，并根据日常资质预审、评价以及各类评标专家自身信息变更情 况及时更新名单及档案记录。报预算采购部备案。 第七章第七章 附附 则则 供方资源管理 第三十条第三十条 公司其他部门责任范围内“供方资源库”建立参照本制度执行。 第三十一条第三十一条 本制度由公司总经理办公会议负责解释与修

31、订。 第三十二条第三十二条 本制度自颁布之日起开始实施。 第三十三条第三十三条 指引、附件、相关流程与记录表单 （一） 指引 设计单位评选指引 工程造价咨询（审计）供方评选指引 招标代理单位（测量师行）评选指引 工程监理单位评选指引 施工监理招标的评分内容及分值分配表 工程施工单位评选指引 特殊工程施工委托程序 材料、设备供应商评选指引 营销（广告）策划代理单位评选指引 销售代理单位评选指引 市场调查/可行性研究咨询单位评选指引 律师/会计事务所评选指引 个人供方评选指引 （二）附件 附件一：供方选择方式、责任部门与决定机构 附件二：供方资源库建立规定 （三）相关流程 LC-01：供方资源库管

32、理流程 （四）记录表单 HT-GF-BD01：材料/设备价格信息库 HT-GF-BD02：-类合格供方名册（-类战略合作供方名册） HT-GF-BD03：供方资源信息一览表 HT-GF-BD04：供方审核登记表（材料设备供应商类） HT-GF-BD05：供方审核登记表（工程施工、监理类） HT-GF-BD06：供方考察评估表（材料设备供应商类） HT-GF-BD07：供方考察评估表（工程施工类） HT-GF-BD08：供方考察评估表（监理类） HT-GF-BD09：外包方（供货方）考察结果汇总核准单 HT-GF-BD10：工程类供方履约评价表（材料设备供应商类） HT-GF-BD11：工程类供方履约评价表（工程施工类） 供方资源管理 HT-GF-BD12：工程类供方履约评价表（监理类） HT-GF-BD13：供方履约评价表（通用类） HT-GF-BD14：工程类供方履约评价总表 HT-GF-BD15：供方降级或排除申请表 HT-GF-BD16：评标专家登记表