1、1 目的本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和要求，以确保业主（客户）准确而有秩序的入住。2 适用范围适用于公司所承接管理的住宅楼的入伙手续。3 相关标准要素GB/T19002-ISO9002 4.8 4.9 4.104 相关文件4.1 质量手册第4.8章、4.9章、4.10章4.2 物业的验收程序4.3 业主（客户）维修安装服务4.4 物业装修管理4.5 提供给业主（客户）的文件的控制4.6 物业管理费用收取5 职责5.1 物业管理部负责入伙管理中的主要事务。5.2 财务部负责向业主(客户)收取管理费押金及水电增容费等。5.3 机电工程部负责入伙管理中必要的维修服务。5.4 消防
2、治安部负责入伙管理中消防设施的验收。5.5 经营部负责制定入伙预交费用标准。6 实施程序6.1 入伙准备工作6.1.1 物业管理部在入伙前一个月应制定入伙工作计划，该计划中应明确：a. 入伙时间；b. 负责入伙工作的人员及其职责；c. 入伙手续；d. 入伙过程中使用的文件和表格。6.1.2 入伙工作计划应由物业管理部经理批准。6.1.3 开发商应提前一个月向业主（客户）发出入伙通知书，详细说明：a. 需业主（客户）准备的证明材料；b. 需业主（客户）填写的表格；c. 办理入伙手续的程序。6.1.4 办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主（客户）办理入伙手续时的
3、各类咨询和引导，以便于业主（客户）办理各项手续。6.2 入伙审查登记6.2.1 管理处应建立入伙登记表，管理处对业主（客户）提交的入伙通知书进行查验，确认无误后收取入伙通知书，在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料，应包括：a. 入住说明；b. 住户手册；c. 住户公约；d. 管理协议；e. 预交费用标准；f. 装修须知；g. 住户登记表；h. 装修审批表；i. 验收交接表。6.2.2 上述发放的资料应在入伙登记册中由业主签收，或由管理人员注明，并按运作程序文件提供给业主（客户）的文件的控制进行控制。6.2.3 在提供给业主（客户）的入住说明中应明确由业主（客户）填写并提交的资料，一般包括
4、：a.身份证或工作证复印件；b.业主（客户）登记表；c.购/租房合同的正本及复印件；d.已签署的住户公约、管理协议。6.2.4 管理处对业主（客户）提交的资料进行审核验证，验证内容包括：a.表格填写是否完整、正确和清晰；b.公约和管理协议是否已签署；c.身份证明文件与购/租房合同、及业主（客户）登记表是否一致。6.2.5 审查通过后，入伙管理员收取购/租房合同复印件、业主（客户）登记表、住户公约一份、管理协议一份，在入住通知书注明签收。6.3 预交费用6.3.1 经营部应根据政策、法规及发展商或业主委员会的规定，制定入伙预交费用标准。6.3.2 经营部在审查并接收业主（客户）提交的文件后，应通
5、知业主（客户）去财务部交纳相关的预交费用。（或由管理处代收缴后转交财务部）。6.3.3 财务部根据入伙预交费标准向业主（客户）收取各项费用，并开立相应票据给业主（客户）。费用项目包括：预交管理费押金、水电增容费等。装修保证金及清运费等由管理处负责核收和控制。6.3.4 财务部应通知管理处已交纳预交费用业主（客户）的姓名或单位，并由管理处在入伙登记册中注明。6.4 发放钥匙及房屋验收6.4.1 上述手续完成后，管理处查验入伙登记表及已签署的管理协议、及各项收费票据后向业主（客户）发放钥匙，并在钥匙发放登记表上登记。同时应和业主（客户）协定验收房屋的时间和方式。6.4.2 管理处与业主（客户）一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签字确认。6.4.3 验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门。具体参见运作程序业主（客户）维修安装服务。6.5 入伙后的装修管理6.5.1 物业管理部在提供给业主（客户）的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见运作程序物业装修管理。7 记录7.1 入伙通知书7.2 入伙登记表7.3 住户登记表7.4 验收交接表
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