深圳某物业管理公司信报收发作业指导书【2页】.doc
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深圳某物业管理公司信报收发作业指导书【2页】.doc
1、1.0 目的 规范小区信报收发程序，确保及时、准确地将信报发放至小区业主手中。2.0 范围 适用于田园居小区信报收发。3.0 职责3.1 管理处主任助理负责对信报收发的监督、管理；3.2 门岗队员负责小区信报的接收、登记；3.3 巡逻队员负责小区信报的核对、分发；4.0 内容4.1 报刊、杂志的收发。4.1.1 门岗队员收到邮递员送来的信报后，对信报清点数量，逐一登记。4.1.2 确认信报种类、数量登记无误后，通知巡逻队员到门岗领取。4.1.3 巡逻队员参照报刊、杂志发放登记表的内容将信报分单元放置，确认数量、种类无误。4.1.4 将各单元的信报投放到业主信报箱，对有特殊要求的业主，按其具体要
2、求投放。4.1.5 信报投放后，在报刊、杂志发放登记表中注明投诉时间、地点，直接交到业主手中的信报要求业主签收。4.2 特种信函的收发。4.2.1 如有邮递员送来业主的特急信件，门岗队员予以签收、登记，并通知护管班长，由护管班长指派专人立即送交业主，由业主签收。4.2.2 如接收到挂号信函，由门岗队员通知巡逻人员，将邮递员带到收信业主单元，由收信人签收。4.3 信报遗失处理。4.3.1 如发现信报遗失应由领班查明原因，对相关人员进行教育、处罚，并做好值班记录。4.3.2 将情况向主任反映，并向业主做好解释工作。4.4 无人接收或错投错递的处理措施：4.4.1 了解信报无人接收的原因，如属业主外出长期未归，应在征得业主同意后由管理处妥善为其保管，并在业主回到小区时全部送回业主家中。4.4.2 为业主发放信件出现错投错递情况时，应及时向当值领班汇报，并由管理处致电给错投的业主，解释清楚后将信件取回，重新投递。4.4.3 如投递员错将其他地址的信件送至小区，应在发现后将信件退回投递员。5.0 记录表格5.1 报刊登记表5.2 业户信报发放登记表
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