1、4.5.3 记录控制1.0目的为对QHSE记录的识别、保存及安全进行有效控制，特制定本程序。2.0适用范围本程序适用于与公司QHSE管理体系有关的所有记录的控制。3.0定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。在本公司它是指QHSE管理体系运行过程中形成的文件，是QHSE管理体系运行活动的真实记载。4.0职责4.1 品质保证部：通过对QHSE管理体系的审核，验证是否所有的记录都得到适当的控制。4.2 各部门：依本程序控制本部门所形成的记录。5.0内容5.1记录的受控标识：FM-（部门拼音缩写）-（001开始）-（修改状态号从0开始）记录的编号建议采用的方式为：（年份后两位）（月份
2、）（日期）（流水号从1开始）例：联合广场管理处工程组2002年10月9日的第10份维修记录编号为021009105.2记录的书写记录的填写应完整，并严禁用铅笔、红笔书写，其书写须字迹清楚；若书写有误可杠改，但不允许涂改，杠改人须在杠改处签名。5.3检索记录保存部门应制定检索目录，以便迅捷查阅。检索目录中至少应包括：记录名称、记录形成日期、记录编号、记录保存期限。5.4记录的保存和防护5.4.1记录由记录产生部门负责收集和保存。5.4.2对涉及保密性的职业健康安全记录应保密保存。5.4.3对记录形式为电子档的，须另盘拷贝，且做好拷贝盘的相关标识并妥善保存。5.4.4记录的保存环境应满足防火、防盗、防潮、防尘、防水、防虫等安全及防损要求，以避免损坏、变质或遗失。5.5保存期限除合同或相关法规等有特别要求外，记录的保存期限据QHSE记录一览表中规定执行。5.6过期处理对于超过保存期限的记录，由其部门负责人核准后予以销毁或做环保纸使用（如做环保纸使用，其载有作废文件信息的整个页面应划“”以做识别）。6.0 相关文件文件控制7.0记录QHSE记录一览表
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