1、4.4.5 文件控制1.0目的为确保公司各场所使用文件均为最新的有效版本，防止失效或作废文件的非预期使用，特制定本程序。2.0适用范围凡与公司QHSE管理体系有关的各类文件的管制均适用于本程序。3.0定义与QHSE管理体系有关的文件指与服务标准、服务提供过程控制规范、监测和测量、内部审核和管理评审等有关的文件（包括适当范围的外来文件），如：a、 质量手册、HSE管理文件、作业指导书、目标/指标及管理方案、记录等文件；b、 物业管理合同、投标书、采购订单、房屋结构图纸等文件；c、 公司业务往来传真件、业户资料、工作结果记录等证据性文件；d、 提供给住户的公开文件，如收费标准、服务项目清单、业户须
2、知、管理公约、业户手册等；e、 来自政府主管部门的有关法律法规、行业协会条例标准、省市区安全文明小区（大厦）和优秀管理小区（大厦）评比规定、质量/环境/职业健康安全管理体系标准/规范等外来文件；4.0职责4.1总经理：批准HSE管理文件及质量手册；4.2 QHSE管理者代表：确认质量/环境/职业健康安全相关法律、法规及其它要求的适用性；4.3部门负责人：批准本部门编制或修改的作业指导书及记录表单格式；确定本部门与QHSE管理体系有关的外来文件（4.2所述内容除外）的适用性及其发放范围；4.4品质保证部：负责HSE管理文件、质量手册的编制；确定QHSE管理体系文件的发放范围；5.0内容5.1文件
3、的编制与审批5.1.1品质保证部负责HSE管理文件、质量手册的编制并确定其发放范围；5.1.2作业指导书及记录表单的格式依实际需要由各部门指派人员负责编写；5.1.3公司目标、指标及管理方案的编制与审批依目标和指标和HSE管理方案执行。5.2文件的发放5.2.1文件审批完毕，受控正本（签批原件）由品质保证部保存，其副本须加盖“受控”印章后方可发放给相关部门。5.2.2公司QHSE管理体系文件的发放范围由品质保证部确定，并依QHSE管理体系文件分发名单发放，各文件持有者须签收。5.3文件的修改5.3.1文件的编制部门或使用部门对文件的有效性和适宜性进行评审的过程中，发现文件不适用时，可提出修改文
4、件。5.3.2文件修改采用书面建议的形式，文件修改建议的审批权限与该文件编制时的审批权限一致。文件修改建议经批准后，由原文件编制部门执行修改工作。5.3.3文件修改部门应将文件修改结果送交品质保证部，由其对文件正本进行修改和更换，并按该文件分发名单将修改后的文件受控分发至相关部门。5.3.4公司QHSE管理体系文件修改状态以0、1、2、3、表示，初始修改状态为0。文件每修改一次，修改状态递增。5.4文件的作废与回收5.4.1文件经修改后，其所有的副本应予以作废处理。5.4.2所有的作废文件副本由品质保证部负责收回并予以处理（做环保纸使用或销毁，如做环保纸使用，其载有作废文件信息的整个页面应划“
5、”以做识别），其文件正本加盖“作废”印章后，由品质保证部至少保存一年后销毁，保存时应予以标识。5.4.3文件破损不能使用而需换发文件时，破损文件应回收至品质保证部处，并由其销毁。5.5表单的控制5.5.1表单的编制由各部门依实际需求而编制，部门负责人负责批准。5.5.2记录表单须由品质保证部统一编排受控号，表单正本由品质保证部保存。当表单格式有所差异时，以品质保证部存档资料为准。5.5.3须送外印刷的有受控号的表单在印刷前须由需印刷部门和品质保证部审查表单的适合性。5.6文件持有申请5.6.1本公司可申请持有文件的情况有：a、 因作业需要增发相关文件；b、 对于所应保存的文件遗失或破损而不能使
6、用时；c、 应要求送与业主、认证机构或参与投标等其它相关方；d、 其他经公司领导批准的情况。5.6.2需申请补发文件的部门应提出书面申请，并须部门负责人和品质保证部批准。5.6.3破损文件回收按5.4.3执行，送与业主、认证机构或参与投标等的文件应加盖“非受控”印章。5.6.4各文件持有者不得私自拷贝文件，在本公司内无品质保证部加盖“受控”印章的QHSE管理体系文件（正本除外）均为无效文件。5.7文件编号格式质量手册：QM-（章节号）（修改状态号从0开始）HSE管理文件：HSEMD-（章节号）（修改状态号从0开始）作业指导书：WI-（部门拼音缩写）-（001开始）（修改状态号从0开始）表 单：
7、FM-（部门拼音缩写）-（001开始）-（修改状态号从0开始）外来文件：WL-（部门拼音缩写）-（001开始）5.8外来文件的控制5.8.1与QHSE有关的外来文件有：顾客的服务建议/要求、投诉报告、政府主管部门相关法律法规及行业协会条例、物业管理相关收费指导标准、相关工程技术资料和规范、质量/环境/职业健康安全管理体系标准/规范等；5.8.2法律法规及其他要求按法律法规及其他要求控制，其余外来文件由部门负责人确认接收到的外来文件是否适合本部门或其它部门，若本部门无法确认，则提交给品质保证部组织确认；5.8.3外来文件的审批、编号、分发、回收、作废均依5.15.7执行；5.9文件的保存5.9.1各文件持有人须妥善保管文件，确保文件的安全性。5.9.2用电脑保存的文件应进行备份，备份件应加以标识并妥善保存。5.9.3文件借阅时，借阅者应在借阅单位办理借阅手续。借阅者不得在文件上做任何标识，更不得涂改和损坏。6.0 相关文件法律法规与其它要求目标和指标HSE管理方案7.0 记录发文登记表
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