1、深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：采购及分包控制程序 版 次：A/0 文件编号：PLOY-QP-740 第 1 页 共 5 页 1.01.0 目的目的 1.1 分包工作流程 通过对工程施工、 电梯养护、 绿化、 吸粪、 消杀等服务项目分包商的评价选择与对分包的有效控制， 确保服务的质量符合规定的要求，为客户提供满意的服务。 1.2 物资采购流程 通过对公司所有的物资采购进行有效控制， 确保采购的物资符合规定的要求， 以便各部门为顾客提 供满意的服务。 2.02.0 适用范围适用范围 本程序适用于公司所有项目分包商的评价选择与分包和外协、物资采购、办公用品采购、紧急采购等流 程的管理工作。
2、3.03.0 作业内容作业内容 （见下页）（见下页） 深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：采购及分包控制程序 版 次：A/0 文件编号：PLOY-QP-740 第 2 页 共 5 页 3.1 分包工作流程分包工作流程 流程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录 B A 相关部门负 责人 相关部门负 责人 总经理 相关部门负 责人 相关部门负 责人 总经理 财务部、 总经 理 总经理或其 授权人 相关部门 相关部门负责人需明确所负责的相关部 门目前需要对外寻求分包的项目 相关部门负责人对需要分包的项目向公 司提出分包申请 总经理根据实际情况决定是否由公司统 一对外进行分包。 相关部门负责人根
3、据总经理安排自行分 包。 相关部门负责人根据供方/分包商评价 标准对供方/分包商进行寻找、评估、选 择，并记录到供方/分包商评价记录 。 总经理对各部门提供的供方/分包商进行 最后的确认。 -经总经理批准的供方/分包商由品质部纳 入合格供方/分包商名单 。 由财务部组织相关部门按合同管理程 序对分包合同进行评审； -对续签的分包合同根据年度的分包商评 价记录决定是否续签。 签订分包合同。 零星土建、装修、公用工程分包业务：相 关业务部门依据合同中的实施要点及有效 附件对施工过程进行不定期监督检查，发现 不合格按不合格品（服务）控制程序进 行处理 -设备设施维修保养分包业务：按分包合同 的具体要
4、求及相关服务程序进行日常检查 并记录。 -清洁卫生，卫生防疫、环境绿化、白蚁防 治等分包业务：按分包合同的具体要求及相 关服务程序进行日常检查并记录。 分包项目申请 表 供方/分包商 评价标准 供方/分包商 评价记录 合格供方/分 包商名单 合同管理程 序 供方/分包商 评价记录 不合格品（服 务）控制程序 开始 分包项目的识别分类 分包项目的申请 公司是否 统 一 分包 有关部门自行分包 寻找/评估/选择供方/分包商 NO YES 总经理 确认 分包合同评审 YE S NO 签订合同 NO 对分包业务进行控制 YE S 深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：采购及分包控制程序 版 次：A/0
5、 文件编号：PLOY-QP-740 第 3 页 共 5 页 流程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录 A B 财务部 总经理 总经理 每年组织业务部门等对供方/分包商的服 务质量和技术水平进行一次评审，填写供 方/分包商评价记录报总经理审批。 -必要时，可临时组织对供方/分包商的评 审 -对于在ISO9000质量体系运行前已提供承 包服务的供方/分包商，品质部组织对其统 一进行一次评审，合格者直接列为合格供方 /分包商。 不合格者取消分包业务，由品质部在合 格供方/分包商名单中删除。 根据供方/分包商评审记录 ，并综合考 虑当年市场行情，合格者续签分包合同。 -续签分包合同需重新经过分包合
6、同评审。 供方/分包商 评价记录 合格供方/分 包商名单 供方/分包商 评价记录 NO 供方/分包商 年度评审 取消供方/分包业务 续签分包合同 结束 YES 深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：采购及分包控制程序 版 次：A/0 文件编号：PLOY-QP-740 第 4 页 共 5 页 3 3.2.2 物资采购流程物资采购流程 流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录 NO 不符合预算 符合预算 NO YES NO YES NO YES A 各部门 各部门负责 人 采购员 财务部 总经理 财务部 采购员、财 务部有关部门 负责人、有关 专业人员 总经理 有关采购人 员、有关部门/ 负
7、责人 人事行政部负责办公用品的采购；管理处 负责其它物品的采购。 各部门与仓管员核对下月所需物品后,预 测下月的采购要求。 各部门负责人于每月 25 日前填写采购 计划审批表交采购员，要求就采购的物品 的型号、规格、颜色、样式、质量要求、交 货时间等详细列明。 采购员对各部门的物资采购项目进行确 认，看是否与以前的采购申请有异常现象， 同时报价至财务部。 财务部根据各部门年度预算及已用物品 的情况对采购计划审批表进行审核是否 符合预算及采购员的报价是否合理。 总经理根据实际情况决定是否批准该物 资的采购。 财务部根据所需物资价值的大小及实际 情况判断是否为大宗采购。 采购员应进行市场调查，及时
8、了解市场行 情，与有关供应商进行联系，并建立供应商 档案。财务部从供应商档案中提供 2-3 个供 应商，并依据供方/分包商评价记录对 其进行评估后再提交总经理选择。对已评估 合格的供应商，由财务部组织有关部门负责 人定期（每年）再进行评估一次。 总经理可根据所需采购的物资决定是否 进行招标。 采购经办人员根据采购计划审批表 ， 提供需求信息给供应商 采购计划审 批表 各部门年度 预算、 采购计 划审批表 采购计划审 批表 供方/分包 评价记录 采购计划审 批表 采购申请 定期寻找、选择、 评估供应商 采购需求提出 审核 审批 审批 是否为大 宗采购 下采购单 确认 开始 深圳市保利物业管理有限
9、公司 文件名称：采购及分包控制程序 版 次：A/0 文件编号：PLOY-QP-740 第 5 页 共 5 页 流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录 B B A B 不合格 合格 NO YES NO 有关采购人 员、有关部门/ 负责人 仓管员、使 用部门负责人 仓管员及有 关部门负责人 或其指定人员 有关部门/ 采购经办人员 财务部主管 总经理 财务部出纳 使用部门负 责人 仓管员、采 购员 财务部/ 主 管 采购经办人员按照采购计划审批表通 过上门采购或由确定的供应商送货等形式 进行购买。 仓管员和使用部门负责人应对采购回来 的物品进行验收，如符合要求则签名入库或 领用；如不符合要求
10、则立即退货。 验收合格，仓管员应对物品及时入库，填 写入库单或领料单 。并由请购部门 负责人或其指定人员签名领取物品。 有关部门采购经办人员应要求供应商开 具发票，并及时结单报帐。 财务部主管审核是否为已选择的供应商 和价格。 出纳按照总经理批后的付款数额如实付 款。 使用部门负责人应在使用的过程中依据 不合格品（服务）控制程序对不合格的 物资进行及时处理。 仓管员和采购员应每月对所采购的物品 情况及验收合格情况进行统计，填写供方 /分包商评价记录 ，并及时反馈给财务部主 管，以便采取预防和纠正措施，将结果存入 合格供方/分包商名单 。 财务部主管应根据纠正措施控制程序 、 预防措施控制程序对
11、供应商采取相应纠 正措施（如扣除货款或淘汰等）进行预防和 补救。 采购计划审 批表 领料单 入库单 、 出 库单 入库单、领料 单、送货单、采 购计划审批表 发票 不合格品 （服务）控制程 序 供方/分包 商评价记录 合格供方/ 分包商名单 纠正措施控 制程序 、 预防 措施控制程序 3.2.1 紧急采购：紧急采购：各部门在执行以已上采购计划时如果遇到紧急事件，需要紧急采购一定数量的物品，用电话联系方式或 直接口头请示，获批准后由采购部门实施。采购过程完毕后需补充办理采购及物资管理的相关手续。 购买 验收 入库或领取物 结单 统计分析 采取预防、 纠 正措施 付款 审核 使用维护及 不合格处理 审批 结 束
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