1、深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：文件控制程序 版 次：A/0 文件编号：POLY-QP-423 第 1 页 共 4 页 1 1. .0 0 目的目的 规定质量管理体系文件管理的流程、职责和工作要求，为质量管理体系文件的有效控制提供准则。 2 2. .0 0 适用范围适用范围 适用于对深圳市保利物业管理有限公司质量管理体系文件的管理。 3 3. .0 0 作业内容：作业内容： 流流 程程 责任部门责任部门/ /人人 工作要求工作要求 相关文件相关文件/ /记录记录 N Y A 管 理 者 代 表 及 质 量 体 系推进小组。 品 质部 经 理 文 件 控 制 中心 由 管 理 者 代 表
2、组 织 各 部 门 指 定 的 人员 按 质量文 件编制规定 规 定 的 权 限 审批 组织策划 QMS 并确定体系文件构架。 编制质量文件编制规定 ； -质量文件编制规定的主要内容包括：各类文件的 内容、要求和编写方法的规定、文件分类、各类文件的 编号方法、格式和有效性标识方法等。 编制公司各部门的 质量体系文件持有者清单 和 质 量记录控制清单 ； -质量体系文件持有者清单的内容应包括：文件名 称、编号、版次的修改状态、管理部门审批人和生效日 期等，具体的审批权限见质量文件编制规定 ； -质量体系文件持有者清单中应包含对外部文件的 审批权限； -质量记录控制清单的内容应包括记录表格名称、
3、编号、版本、收集周期和保存期限等。 管理者代表组织质量手册和通用管理程序的编写 -各部门主管组织本部门管理规范的编写； -公司技术部门负责专用管理规范和技术规程的编写。 -应确保文件清晰、易懂、可操作。 按规定的权限审批； -对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式 审核。 -质量体系管理职责类和表格文件统一由品质部批准。 -技术类文件的审批由技术部门相关负责人审批。 -有效控制文件的质量， 满足质量管理的要求， 可操作； 质量文件编 制规定 质量管理体 系文件持有者 清单 质量记录控 制清单 质量文件编 制规定 质量手册；管 理程序；各类管 理规范/技术规 程； 质量记录表格。 开始 体
4、系文件 构架设计 制定文件编写规 定和标识规范 制定受控文件/质 量记录清单 体系文件编写 文件审批 是否 批准 深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：文件控制程序 版 次：A/0 文件编号：POLY-QP-423 第 2 页 共 4 页 流流 程程 责任部门责任部门/ /人人 工作要求工作要求 相关相关文件文件/ /记录记录 A B 文控中心 文控中心 文控中心 文件持有人/ 使用人 文件的使用 者、 各级管理者 都有责任适时 评审文件的充 分性和适宜性 制定质量文件持有者清单 ，规定文件的发放范围和 数量，由管理者代表审批后作为文件制作和发放的依据； -按规定的份数制作，不得错页、漏页；
5、-保留不加盖文件受控章的正本（原版文件） ； 原版文件应登记归档并标识，不得发放； -以电子文档保存的应用软盘或光盘制作至少一份备份， 作好标识并妥善保管（应防潮、防磁、防高温） 。 按质量文件持有者清单规定的范围发放；发放的方 式为实物发放； -实物的发放，属公共文件的如质量方针、质量手册和公 共程序的发放采用紙质复印方式发放，只下发到部门级单 位。由文控中心根据需要确定分发范围和数量，经管理者 代表审批后发放并作好文件发放登记表 ；与各部门有 关的文件则发放到相关部门；对其它文件按责任区域发 放； -各类文件的发放受控标识以文件控制中心之红色“受 控”章为准； -发放体系文件及各部门转发文
6、件都需作好文件发放登 记表 ； -属各部门向业务对口单位发放的内部文件，由所在管理 部门作好文件发放登记表 ； -外部文件的发放由公司、各部门分级控制。各级主管部 门负责控制外来文件，识别与质量管理体系的相关性，对 需发放执行的外部文件，建立外来文件登记表并做好 文件发放登记表下发。 -外部文件编号可直接沿用原文件编号，原文件无明确编 号时，按所在部门文件管理方法管理。 需妥善保管好文件不得随意损坏、复印、拷盘及丢失， 如有丢失、损坏应及时向文控中心填写文件控制单申 请补发； -丢失文件补发应给予新的分发记录，并核销原分发记录 （在文件发放登记表的“备注”栏内注明） 。 -需借阅文件时应向品质
7、部申请，经品质部经理同意后, 填写文件借阅登记表 。 文件的使用者应在工作过程中，评价文件的充分性和适 宜性，需要时，应提出更新的需要； -要求公司领导把质量管理体系文件的充分性和适宜性 作为管理评审的内容之一，需要时应更新。 质量文件持有 者清单 质量文件持有 者清单 文件发放登记 表 文件发放登记 表 外来文件登记 表 文件控制单 文件发放登记 表 文件借阅登 记表 文件制作 原版文件管理 文件发放 文件使用 文件的评审 深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：文件控制程序 版 次：A/0 文件编号：POLY-QP-423 第 3 页 共 4 页 流流 程程 责任部门责任部门/ /人人 工作
8、要求工作要求 相关文件相关文件/ /记录记录 B 原审批人负 责更改后文件 的审批， 文件控 制中心负责电 子版本和实物 文件的统一更 改、 换发、 回收。 由各级文件 管理部门负责 处理 文控中心 由文控中心 保管 管理职责类和表格文件需要更改时，由提出人填 写质量体系文件更改申请表按原审批程序审批， 原审批人不能审批时，由其代理人或接替人审批，但 审批人应获得更改文件有关的信息； -使用换页方式修改的，修改后的旧文件页应就地销 毁并记录，当一次性修改量较大时，采用换版的方式 修改，修改后的旧文件评审后保留一份加盖“参考” 文件章以便于追溯； -文件更改须按照质量文件编制规定的规定更新 其版
9、本号（改版时）和修订状态（单页更改时） （文 件的版本号用 A、B、C表示第一版、第二版、第 三版；用 0、1、2表示未经修改、第一次修 改、第二次修改） ； -发放到各部门的文件修改后， 以 文件发放登记表 的形式通知各部门进行换发和旧文件的回收； -对旧文件要保存原版，并标识； -新文件下发时应在文件发放登记表的“备注” 栏内注明旧文件回收或直接销毁。 -发往外部的“参考”文件（非受控）在修改或换版 时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件； -发往外部“受控”文件由各主管部门跟踪更改的方 法，当发给外部“受控”文件发生更改时，应通知外 部文件的变更，换发更新版本的外部文件。 更改时回收的作废文件/作废页应立即加盖“作废” 章，保留最近一次的作废文件，其余的作废文件直接 销毁： -销毁的方式：用碎纸机粉碎；用火烧毁 -保留文件应加盖“参考”文件章，并作好保密性的 处理。 按质量记录控制程序的规定保存文件发放和 更改记录。 质量体系文件更 改申请表 质量文件编制规 定 文件发放登记 表 质量记录控制程 序 文件更改 记录保存 作废文件处理 结束
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