1、物业档案管理手册培训物业档案管理手册培训 物业管理从业人员培训物业管理从业人员培训 目目 录录 物业管理档案的概述物业管理档案的概述 物业管理档案的整理物业管理档案的整理 物业管理档案的鉴定、保管与销毁物业管理档案的鉴定、保管与销毁 物业管理档案的登记、检索与利用物业管理档案的登记、检索与利用 新技术的应用新技术的应用 第一章第一章 物业管理档案概述物业管理档案概述 目目 录录 第三节第三节 第二节第二节 第四节第四节 第一节第一节 物业管理档案的含义物业管理档案的含义 物业管理档案的分类物业管理档案的分类 物业管理档案的属性物业管理档案的属性 物业管理档案的重要性物业管理档案的重要性 2.
2、物业服务物业服务 的的 重要依据重要依据 3. 开展物业服务开展物业服务 的前提和基础的前提和基础 4. 开展开展 物业研究物业研究 的基本素材的基本素材 档案的重要性档案的重要性 1 、凭证、凭证 作用作用 第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性 第第 一一 章章 1. 物业管理档案具有一定的凭证作用。 重要性重要性 【 1 】 第第 一一 章章 第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性 重要性重要性 【 2 】 2. 物业本身的档案是物业服务的重要依据。 第第 一一 章章 第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性 重要性重要性 【 3 】
3、3. 物业业主或使用人的档案是开展物业服务的前提和基础。 第第 一一 章章 第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性 重要性重要性 【 4 】 4. 物业管理档案是开展物业服务研究的基本素材。 第第 一一 章章 第一节：物业管理档案的重要性第一节：物业管理档案的重要性 重要性重要性 【 1 】 第二节：物业管理档案的含义第二节：物业管理档案的含义 物业管理档案：物业管理档案： 是指物业在开发和管 理活动中形成的作为原始记录保存起来的 以备查考的文字、图像、声音以及其他各 种形式或载体的文件。 此定义包括两层含义：一是经过归档 保存的原始记录及其载体；二是该原始记 录的信息内容。
4、 第第 一一 章章 第二节：物业管理档案的含义第二节：物业管理档案的含义 第第 一一 章章 物业管理档案包括两个部分物业管理档案包括两个部分 物业业主或使用人的档案， 包括业主或使用人的姓名、家 庭结构、联系方式等 2 物业本身的档案，包括开发建设过程的记录和物业服务 企业接管后对物业进行维修养护和更新改造的记录 1 重要性重要性 【 1 】 第三节：物业管理档案的属性第三节：物业管理档案的属性 1 本质属性本质属性 2 一般属性一般属性 物业管理档案的本质属性即原始记录性，是构成档案 凭证价值的基础。 如、监控记录、水质检测报告、电梯年检报告等。 物业管理档案的一般属性是指文化属性、知识属性
5、 和信息属性，这些属性构成其一般价值即参考价值的 基础。如：业主信息、社区文化活动记录、业主满意 度信息等。 第第 一一 章章 重要性重要性 【 1 】 第第 一一 章章 第四节：物业管理档案的分类第四节：物业管理档案的分类 重要性重要性 【 1 】 第第 一一 章章 第四节：物业管理档案的分类第四节：物业管理档案的分类 物业服务企业档案分类 行 政 管 理 人 力 资 源 品 质 管 理 工 程 管 理 物 业 服 务 经 营 管 理 市 场 拓 展 品 牌 管 理 财 务 管 理 维 修 资 金 基 础 管 理 房屋 共用 设施 设备 公 共 秩 序 保 洁 服 务 绿 化 管 理 客 户
6、 服 务 精神 文明 建设 管 理 效 益 第二章第二章 物业管理档案的整理物业管理档案的整理 目目 录录 物业管理档案术语物业管理档案术语 第一节第一节 物业管理档案的立卷和编制物业管理档案的立卷和编制 第二节第二节 重要性重要性 【 1 】 第一节：物业管理档案术语第一节：物业管理档案术语 一、背脊一、背脊 档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码， 档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 第一节：物业管理档案术语第一节：物业管理档案术语 二、档号二、档号 重要性重要性 【 1 】 1 全宗号全宗号 2 案卷目录号案卷目录号 档案馆给定立档单位（物业公司）的编
7、号。 全宗内案卷所属目录的代码。 3 案卷号案卷号 案卷排列的顺序号。 第一节：物业管理档案术语第一节：物业管理档案术语 三、全宗号、案卷目录号、案卷号三、全宗号、案卷目录号、案卷号 重要性重要性 【 1 】 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 编制案卷目录编制案卷目录 立卷立卷 卷内文件整理卷内文件整理 立卷：就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷， 应依据档案来源、时间、题目、内容等对档案进行 分类立卷。 卷内文件整理：卷内文件的排列和编号，填写卷内 文件目录，填写档案封面、封底，装订成册，立卷 成盒。 编制案卷目录：将成盒后的档案按档号排列并装入 档案柜 第
8、第 二二 章章 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 第第 二二 章章 卷内文件的整理卷内文件的整理 1. 卷内文件的排列和编号卷内文件的排列和编号 页号一律使用阿拉伯数字，字 体要端正、清楚。建议页号正面 编号在右下角，背面编在左下角 重要性重要性 【 1 】 装订形式卷内目录装订形式卷内目录 质量记录（表单）质量记录（表单） 序序 文件名称文件名称 页次页次 备注备注 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 第第 二二 章章 2. 填写卷内文件目录填写卷内文件目录 重要性重要性 【 1 】 不装订形式卷内目录不装订形式卷内目录 序序 文
9、件名称文件名称 页数页数 备注备注 质量记录（表单）质量记录（表单） 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 第第 二二 章章 2. 填写卷内文件目录填写卷内文件目录 重要性重要性 【 1 】 效果图效果图 档案封面、卷内备考表档案封面、卷内备考表 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 3. 填写档案封面、卷内备考表填写档案封面、卷内备考表 重要性重要性 【 1 】 效果图效果图 第第 二二 章章 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 4. 装订成册装订成册 重要性重要性 【 1 】 第二节：物业管理档案的立卷和
10、编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 4. 装订成册装订成册 所需工具所需工具 第第 二二 章章 重要性重要性 【 1 】 牛皮纸档案盒牛皮纸档案盒 档案盒标准档案盒标准 ： 档案盒封面及档案盒要求档案盒封面及档案盒要求 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 5. 立卷成盒立卷成盒 第第 二二 章章 重要性重要性 【 1 】 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 编制案卷目录编制案卷目录 1. 将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜将成盒后的档案按当好排列并装入档案柜 第第 二二 章章 重要性重要性 【 1 】 档案总目录档案总目录 质量记
11、录（表单）质量记录（表单） 序号序号 登记日期登记日期 安卷目录号安卷目录号 编制单位编制单位 数量数量 备注备注 1 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 2. 整理档案总目录整理档案总目录 第第 二二 章章 重要性重要性 【 1 】 档案分目录档案分目录 质量记录（表单）质量记录（表单） 序号序号 登记日期登记日期 档号档号 案卷提名案卷提名 编制单位编制单位 数量数量 备注备注 第二节：物业管理档案的立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 3. 整理档案分目录整理档案分目录 第第 二二 章章 工具 档案盒 档案封 底封面 背脊 目录 第二节：物业管理档案的
12、立卷和编制第二节：物业管理档案的立卷和编制 第第 二二 章章 第三章第三章 物业管理档案的鉴定、保管与销毁物业管理档案的鉴定、保管与销毁 目目 录录 第二节第二节 第一节第一节 第三节第三节 物业管理档案的鉴定物业管理档案的鉴定 物业管理档案的销毁物业管理档案的销毁 物业管理档案的保管物业管理档案的保管 重要性重要性 【 1 】 第一节：物业管理档案的鉴定第一节：物业管理档案的鉴定 物业管理档案的鉴定是指对物业管理档案的保存价值进行鉴定，鉴别档案价值 的大小，确定档案保管的期限，决定档案的存毁取舍。 期限划分标准期限划分标准 1 永久保存的档案永久保存的档案 档案保管期限分为永久、定期（长期、
13、短期），保管期限在 50 年以上的档案为永久 保管档案，保管期限在 15 50 年（包括 15 年和 50 年）之间的档案为长期保管档案， 保管期限在 15 年以下档案的为短期保管档案。 凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司建设和历史研究有长 远利用价值的档案，列为永久保管；如：开发移交资料、物业交接资料、业主档案、 文件规定需永久保存的质量记录等。 第第 三三 章章 重要性重要性 【 1 】 2 长期保存的档案长期保存的档案 3 短期保存的档案短期保存的档案 凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的 文件材料，列为长期保管；如：公司参加重大外事活动
14、形成的文件材料、公司重要 业务问题的文件材料，各种重要的调查报告、情况反映、公司获省级及省级以上表 彰的文件材料等以及文件规定需长期保存的质量记录。 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管；如： 公司一般的调查报告、一般性工作通知，事务性有参考价值的文件材料、公司开 展劳动竞赛、文体活动的文件材料、各类培训通知等以及文件规定。 第一节：物业管理档案的鉴定第一节：物业管理档案的鉴定 第第 三三 章章 重要性重要性 【 1 】 档案室要有专人负责，定期进行巡视检查。 档案库房、柜架应坚固，柜、架排架方法要科学和便于查找。 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库， 认
15、真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。 档案的保管保护 第二节：物业管理档案的保管第二节：物业管理档案的保管 第第 三三 章章 物业管理档案保管工作的基本原则为物业管理档案保管工作的基本原则为 ：分类保管，以保管为宗旨，以利用为目 的，以防为主，防治结合。 2 3 1 5 6 4 档案的保管保护 第二节：物业管理档案的保管第二节：物业管理档案的保管 第第 三三 章章 7 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符， 发现问题要查明原因，保存依据。 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。 电子文档的保存 缩微胶片、照片、磁带等的保管，存放胶片、照片、磁 带要用特制的密封盒、胶片页夹和
16、影集等，按编号顺序排 列在胶片柜或防火柜内。 重要性重要性 【 1 】 文件销毁申请单文件销毁申请单 质量记录（表单）质量记录（表单） 序号序号 文件编号文件编号 文件名称文件名称 版本版本 / 版次版次 销毁原因销毁原因 申请人： 审核人： 批准人： 2. 文件销毁申请单文件销毁申请单 第三节：物业管理档案的销毁第三节：物业管理档案的销毁 表单代号： 第第 三三 章章 第四章第四章 物业管理档案的登记、检索与利用物业管理档案的登记、检索与利用 目目 录录 物业管理档案的登记物业管理档案的登记 第一节第一节 物业管理档案的检索与利用物业管理档案的检索与利用 第二节第二节 重要性重要性 【 1
17、】 第第 四四 章章 第一节：物业管理档案的登记第一节：物业管理档案的登记 物业管理档案登记主要分为：档案状况登记和档案工作登记物业管理档案登记主要分为：档案状况登记和档案工作登记 档案状况登记 是对物业管理档案的数 量、存在、保管状态及变 化等基本情况的登记。 档案工作登记 是对涉及档案管理过程 中发生的一些重要情况和 一些基本的工作行为、事 实、利用情况等的记录 重要性重要性 【 1 】 第第 四四 章章 第二节：物业管理档案的检索与利用第二节：物业管理档案的检索与利用 物业管理档案的检索指档案管理人员将档案室内所藏档案材料信息进 行系统储存，编制成为各种检索工具，建立档案检索系统，并通过
18、它查找 所需档案的一项工作 电子介质档案的检索电子介质档案的检索 纸介质档案的检索纸介质档案的检索 第第 四四 章章 第二节：物业管理档案的检索与利用第二节：物业管理档案的检索与利用 纸介质档案的检索纸介质档案的检索 第第 四四 章章 第二节：物业管理档案的检索与利用第二节：物业管理档案的检索与利用 电子介质档案的检索电子介质档案的检索 第第 四四 章章 第二节：物业管理档案的检索与利用第二节：物业管理档案的检索与利用 物业管理档案的利用方式物业管理档案的利用方式 物业管理档案的利用档案室（馆）通过一定方式使档案资料直接为用户 服务的工作，是实现档案价值、发挥档案作用的途径。 提供档案原件，可
19、以设立 专门的阅览室供档案利用者在 室内阅读档案，也可以根据规 定将原件外借 . 提供档案复印件，包括制发 档案复制品，出版或印发档案 文件汇编等、档案咨询服务等 . 基基 本本 方方 式式 电子化方式：电子档案提供 利用主要是利用电子计算机 软件平台来开展，主要方式 有：计算机系统直接利用、 提供储存载体的拷贝、通讯 传输和网络服务等。 电电 子子 化化 方方 式式 第五章第五章 新技术的应用新技术的应用 物业档案信息数字化物业档案信息数字化 一、 将现有的纸质档案，通过 扫描、数码相机等技术手转化为 电子文档，建立 “ 电子档案数据库， 并建立档案查询网站 ” 。 二、 将现有电子文件通过相应的归档手段进行归档，纳入统一电 子档案数据库管理。既包括存储于个人电脑中的各类文件、表单， 也包括存储于各种软件、服务器、云端中的物业服务记录。 第第 五五 章章 物业档案信息数字化物业档案信息数字化 三原则三原则 1 、 实用性原则 2 、 规范性原则 3 、 安全性原则 第第 五五 章章
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