1、供应商退货作业供应商退货作业 学以致用 目的与适用范围 1. 明确规范门店供应商退货作业，保 证退货及时准确 2. 本作业流程适用于北京华联综合超 市有限公司下属各地区公司、各门 店 供应商退货作业之职责 4、保卫部职责 1.每周一打印状态“5”商品明细报表。 2.依据状态“5”商品明细和采购通知， 对可退货商品进行下架、清点，对 帐实不符进行更正。 3.楼面主管进行退货单据填写，并报 部门经理审批和采购进行进价确认 填写及财务审批，送交收货部签收。 4.将审批完毕的单据连同退货商品移 交收货部。 1、生鲜/食品/百货部职责 2、收货部职责 1.受理、审核楼面移交的退货单、物 2.进行退单录入
2、及通知供应商退货。 3.负责待退货商品的入库保管。 4.严格按先退后收，及时退货。 5.负责退货单据次日传财务存档。 6.十日未退货商品上报店长和采购部。 7.按采购部处理意见处理退货商品。 财务部职责： 每周四负责审批退货单据金额。 保证退货单当天审批完毕。 采购部职责： 每月5日前将上月滞销品转状态“5”将 不可退部分通知门店，同时附不可退 处理意见。 每周四负责门店退货单的进价确认、 填写和金额合计，并当天完成。 3、财务部/采购部职责 监督退货现场的退货工作，确保退 货商品与单据一致，稽核方 行。 基本要求基本要求 1. 保证退货货号、商品描述、规格、数量或重 量与商品退货单一致。 2
3、. 保证退货录入及时 3. 保证退货通知的寄件凭证的存档 4. 保证退货单据正确存档 5. 保证退货商品有帐款可低扣 6. 保证各环节有交接记录、责任人和确认日期。 商品退货作业流程商品退货作业流程 特别提醒 作业流程是本章的重点，他 是我们日常退货操作的行为 准则，请做好笔记！ 商品退货作业流程商品退货作业流程 楼面办理退货操作描述 流流 程程 图图 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和通知退货录入和通知 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 采购通知门店： 1. 采购于每月5日前及 时
4、将上月滞销品转状 态“5”并将不可退商 品明细通知门店，同 时附不可退处理意见。 商品退货作业流程商品退货作业流程 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和通知退货录入和通知 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 流流 程程 图图 楼面退货办理： 1、楼面于每周一列印状态“5”商品明 细，进行退货商品确认。 2、门店接采购通知后及时将状态“5” 可退部分商品下架，并按供应商 整理、清点实际库存。 3、对于快讯、破损等退货商品，由门 店直接将需退部分下架，并按供 应商整理，清点实际库存。 4、若
5、清点实际库存数量不等于电脑库 存数量，则需进行库存更正。 5、当清点数量一致后，依据供应商基 本资料填写“商品退货单”，同 时保证填写的退货货号、商品描 述、规格、数量或重量与实物一 致。 商品退货作业流程商品退货作业流程 退货报批操作描述 流流 程程 图图 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和通知退货录入和通知 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 退货报批： 1.退货相关部门将填写的“商品退 货单”送部门经理审批。 2.部门经理审批完后，于每周四由 门店专人送地区公司采购部,采购 部专
6、职人员进行退货进价确认、 填写退单金额总计工作。 3.采购签字完毕，当日退货单转由 财务部进行确认，以查看供应商 是否有足够货款可扣低，并做签 名。 4.门店负责办理退货的专人将财务 最后审批完毕的“商品退货单” 当日带回送达门店相关部门。 商品退货作业流程商品退货作业流程 退货商品转入收货部操作说明 流流 程程 图图 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和通知退货录入和通知 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 退货商品转入收货部： 1.退货相关部门将审批完毕 的“商品退货单”于财务 审批
7、当日或次日前连同退 货商品送至收货部退货区 复核。 2.收货部确认单据有财务人 员签名审批且商品退货单 与实际商品品名、描述、 数量一致后才放行入库， 退货人员及主管在退货单 “经办人”栏位签名确认， 并在退货单上粘贴收货号 码。 商品退货作业流程商品退货作业流程 退货录入和通知 流流 程程 图图 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和通知退货录入和通知 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 退货录入和通知： 1.收货部录入员在审核通过、接 受门店退货后，根据商品退货 单，按退货收货号码、供
8、应商 编号进行退货录入。 2.在退货录入的同时进行退货录 入生效动作，及时通过系统将 财务退货帐款进行扣除，并在 退货单财务联、供应商联上加 盖退货确认印。 3.退货生效当天必须以挂号信或 EMS快递方式通知供应商在十 天内取回退货商品，通知包括： “商品退货单”供应商联和十 日内限领通知，并登记在商品 退货通知统计表。 商品退货作业流程商品退货作业流程 退货录入和通知 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和通知退货录入和通知 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 退货录入和通知： 4、退货
9、录入、生效、通知完毕后 将通知供应商寄件凭证每周周 一前送达地区财务部，并做好 签收登记。 5、收货录入员将商品退货单放于 “十日待领文件夹”，每日收 货审核时，检查供应商是否有 退货商品，必须坚持先办理退 货后办理收货的收货审单原则， 收货部退货员将退货商品存入 收货部退货仓库，并负责未领 取商品的保管。 流流 程程 图图 商品退货作业流程商品退货作业流程 退货商品领取及处理 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和通知退货录入和通知 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 退货商品领取及处理
10、： 1.供应商在十日内领取退货商品， 由收货部凭商品退货单与供应 商做退货商品交验。 2.收货部办理退货交付时必须有 供应商签收，若是收货和退货 同时，供应商退货签收和进货 签名是同一人签名； 3.若是单纯办理退货时，供应商 承办人必须出示盖有该供应商 公司公章的委托书或供应商承 办人已有历史的无变更的有效 委托书办理，双方签字确认后， 在退货单上加盖“退已领取” 印章，供应商去走退货，收货 部留单存档。 流流 程程 图图 商品退货作业流程商品退货作业流程 退货商品领取及处理 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和
11、通知退货录入和通知 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 流流 程程 图图 退货商品领取及处理： 4、供应商接到通知十日后未领取 退货商品，收货部及时将未退 货商品的退货单传给采购，采 购部经理/总监在原退货单上 给出处理意见：一是转赠品， 二是转入门店清仓，同时当日 将回馈的商品退货单交地区总 经理审批，然后将审批通过后 的退货单财务联交财务留存， 退货将审批完的退货单交门店 执行处理。 商品退货作业流程商品退货作业流程 分单/存档 采购通知门店采购通知门店 楼面退货办理楼面退货办理 退货报批退货报批 退货商品转入收货部退货商品转入收货部 退货录入和通知退货录入和通知
12、 退货商品领取及处理退货商品领取及处理 分单分单/存档案存档案 流流 程程 图图 分单/存档： 1.供应商按规定时间办理退货的， 收货部退货员将处理完毕的退 货单据在处理时二日内进行分 单给相应部门流程。 2.供应商未按规定时间办理退货 的：收货部退货员将报采购、 财务确认审批的退货单据在处 理后二日内进行分单给相应部 门留存。 商品退货作业流程商品退货作业流程 相关单据 寄件备注 寄件编号 寄件内容 寄达方名称 寄达方地址 商品退货单 供应商合同 地址 供应商合同 名称 商品退货录 入后生成的 退货订单号 请于接通 知后十日 内到指定 门店领取， 否则视同 默认此笔 商品归华 联所有 寄件凭
13、证填写样表寄件凭证填写样表 商品退货作业流程商品退货作业流程 商品退货单 供应商名称：供应商名称：开单单位：开单单位： 供应商编号：供应商编号：分店名称：分店名称： 退货地址：退货地址：地址：地址： 电话：电话：传真：传真： 电话：电话： 1、供应商送货单编号：、供应商送货单编号： 2、本公司验收编号：、本公司验收编号： 数量数量金额金额 合合 计计 备注：如为退货商品，请于十日内至上列分店之收货部领回，超过十日本公司有备注：如为退货商品，请于十日内至上列分店之收货部领回，超过十日本公司有 经办人经办人日期日期经办人经办人 日期日期 填表人填表人收货主管收货主管 经理经理日期日期安保部安保部
14、财务（审核）财务（审核） 退货员（收货）退货员（收货） 电脑输电脑输 入员入员 北京华联综合超市有限公司北京华联综合超市有限公司 商品退货单（收货差异通知单）商品退货单（收货差异通知单） 传真：传真： 退货通知：下列商品经查验因有暇庇式规格退货通知：下列商品经查验因有暇庇式规格 不符单，请贵公司速派人员领取不符单，请贵公司速派人员领取 差异通知：贵公司送交商品经本公司验收差异通知：贵公司送交商品经本公司验收 后，差异如下：后，差异如下： 权代为处理，因此产生相关成本由贵公司负责。权代为处理，因此产生相关成本由贵公司负责。 商品货号商品货号商品描述商品描述原因原因 证件号码证件号码 （或车牌号）
15、：（或车牌号）： 签字签字签字签字 日期日期 华联验收华联验收 号码号码 退货员：退货员： 订单号：订单号： 货运公司货运公司 或供应商或供应商 商品退货作业流程商品退货作业流程 商品退标准： 商品损坏、故障、缺少配件。 商品包装破损、变形。 商品滞销、变质、库存过高。 商品临近保持期或过期。 售出遭顾客退换之不良商品。 清场商品。 商品退货标准 商品退货作业流程商品退货作业流程 退货商品交接注意事项：退货商品交接注意事项： 待交接商品下架时装箱清点准确、有条 理、单物相符。 分部门、分组、分时间段进行及时单物 交接确认。 非原装箱商品必须每箱检查核对。 商品换货作业商品换货作业 1、目的：
16、明确规范供应商换货流 程，保证换货及时确。 2、适用范围： 本作业流程适用北京华 联综合超市有限公司下 属各门店 商品换货作业商品换货作业 3、职责： 生鲜、食品、百货 部职责： 准确填写换货申请 单。 通知供应商换货。 将商品携至收货部 进行换货。 领取换回的商品。 1、检查换货申请单内容。 2、检查换货单据审批情况。 3、检查换货商品与单据所填 4、写货号、品名、数量的正 确一致性。 5、检验合格接收办理。 6、完成与供应商的换货交付。 7、将换货商品和记录交付申请 部 门。 商品换货作业商品换货作业 收货部职责： 商品换货作业商品换货作业 保卫部职责： 监督换货现场的换货 工作，确保换货
17、商品 与单据一致。 商品换货作业商品换货作业 4、基本要求： 1、确保同一货号商品进行换货 且与换货申请单内容一致。 2、确保换货商品质量要求。 3、确保换货商品数量正确。 4、确保换工作快速、及时。 商品换货作业商品换货作业 换货申请换货申请 部门（副）经理审批。部门（副）经理审批。 通知供应商换货通知供应商换货 审核单物审核单物 供应商办理换货供应商办理换货 换货商品运送换货商品运送 归档、分单归档、分单 流 程 图 否否 否否 生鲜、食品、百货部 相关主管根据换货商 品需求，填写一式四 联的换货申请单。 商品换货作业商品换货作业 换货申请换货申请 部门（副）经理审批。部门（副）经理审批。
18、 通知供应商换货通知供应商换货 审核单物审核单物 供应商办理换货供应商办理换货 换货商品运送换货商品运送 归档、分单归档、分单 流 程 图 否否 否否 相应部门经理（副经 理）按审批权限规 定审批换货申请 单审批不通过退还 相应部门主管 现行的换货审 批大部分是主 管或组员代签 字,由促销进 行换货不按流 程走. 商品换货作业商品换货作业 换货申请换货申请 部门（副）经理审批。部门（副）经理审批。 通知供应商换货通知供应商换货 审核单物审核单物 供应商办理换货供应商办理换货 换货商品运送换货商品运送 归档、分单归档、分单 流 程 图 否否 否否 单据审批无误后，将 需换货的商品封存， 并通知供
19、应商前来换 货。 一般情况下 由楼面主管 电话通知或 在订单上注 明换货商品 名称和数量 商品换货作业商品换货作业 换货申请换货申请 部门（副）经理审批。部门（副）经理审批。 通知供应商换货通知供应商换货 审核单物审核单物 供应商办理换货供应商办理换货 换货商品运送换货商品运送 归档、分单归档、分单 流 程 图 否否 否否 供应商携换货商品至 收货部的退货区进行 换货，收货部退货员 依据换货申请单， 检查换货商品是否与 填写的单据一致，并 与供应商进行同一货 号、品名、数量/重量 的换货。由保卫员监 督换货过程 商品换货作业商品换货作业 换货申请换货申请 部门（副）经理审批。部门（副）经理审批
20、。 通知供应商换货通知供应商换货 审核单物审核单物 供应商办理换货供应商办理换货 换货商品运送换货商品运送 归档、分单归档、分单 流 程 图 否否 否否 换货作业完成后，收 货员、供应商、保卫 员三方在换货申请 单上签字确认。并 分单。 换货商品由换货部门 领回入库或上架。 商品换货作业商品换货作业 供应商换货审批权限： 1、换货总金额在0到1000元 以下者，由部门经（副）理核准 2、换货总金额在1001到 2000元由店长核准。 3、超过2001元，由地区 营运总监核准 商品换货作业商品换货作业 商品换货标准：商品换货标准： 1、过保质期的商品。 2、残次、破包商品， 3、生鲜商品临近保质
21、期。 4、换货以换同一货号、品 名、规格必须相同为限， 允许A换A，不允许A换B。 进行换货前，相关部门主管 先与供应商达成协议，经供 应商同意后执行换货。 商品换货作业商品换货作业 品 名华联单位数 量原因说明 1 3 统一鲜橙多500亳升/瓶瓶6包装破损 2 6 统一冰红茶500亳升/瓶瓶10瓶盖漏 货 号 2002 年 7 月 18 日 换货申请单换货申请单 填表人： 楼面主管： 收货主管： 保安主管： 取货人：_ 正确的换货申 请单的填写 李四 王五 张三 刘二 刘时 商品换货作业商品换货作业 品 名华联单位数 量原因说明 1 3 统一鲜橙多500亳升/瓶瓶6包装破损 2 6 完达山甜
22、奶粉400克/包包2鼠咬 货 号 2002 年 7 月 18 日 换货申请单换货申请单 填表人： 楼面主管： 收货主管： 保安主管： 取货人：_ !错误的写法。每张换货单只 能写同一供应商、同一组别 的商品。 赠品退货流程 流流 程程 责责 任任 人人 填赠品退货单 审核 通知领取 赠品返库 领取赠品 分单/归档 客服赠品员 客服主管/经理 楼面主管/经理 相关楼面主管 收货部 客服赠品员 收货部仓管员 供应商 退货员 防损员 供应商 收货部 客服部 赠品退货路线 客服赠品仓 卖场 周转仓 收货平台 供应商 赠品退货流程 1、客服赠品员填写赠品退货单。 2、由相关部门主管经理审单签字。 3、赠
23、品运至收货部，收货部审单与客 服部交接赠品。 4、供应商提供原始赠品收货单， 由收货部仓管员、供应商确认签字， 防损员稽核放行。 5 赠品退货单分单归档。 问题讨论时间 学而不思则罔，思 而不学则殆 温故而知新 问题讨论时间 1、因为有顾客需要，但库存不够， 能否从供应商未领走的退货商品提货？ 不行，退货商品在交接完成的当天已经 录入电脑冲减了门店库存，已不是门店 的商品，。 问题讨论时间 2、退货容易出现差异的 几种情况？ A、货号与商品描述不符。 B、供应商与商品不符。 C、交接数量点数错误。 D、退货商品保管不善。（丢失、销售） E、录入错误。 问题讨论时间 3、退货管理中门店相关人 员在什么样的的情况下要 受哪种责任处罚？ 1、单物清点混乱，填单不规范， 办理不及时者处理当事人每单十元， 责任管理人五元。（楼面） 2、受理不及时，核对错误，录入 通知不及时，单据存档、传递不完 完善者处理当事人每单十元，责任 管理人五元。（收货部） 小 心 问题讨论时间 4、收货部要求供应商 先退换货后收货，但供 应商常有以下几种理由： 不换货理由：A、配 件不全；B、人为损 坏，C、没货 D、不负责换货 不退货理由： A、没有运输工具； B、公司不同意退货； C、下次送货再退； 如果你 是收货 主管你 会什么 办
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