连锁超市便利店OPL订单设定规范.doc

1、第七节 运行OPL报表系统操作说明自动建议订单是指由电脑系统根据平均每日销售量、库存数量、厂商送货周期、送货天数、库存天数计算出建议订货量，并产生自动建议订单供营运部百货、食品部门工作人员参考，决定是否同意此订单生效。门店自动建议订单每日由门店电脑部打印出具，包括两份：自动建议订单分析报表、自动建议订单报表。自动建议订单分析报表每日分发至门店楼面，自动建议订单存档备案，每日营运部收到自动建议订单后应对建议数量进行确认，若自动建议订单所建议的订货数量附合实际情况则营运部工作人员无需更改，经部门经理签字后送至ALC，若营运工作人员对自动建议数量并不十分满意，允许其对订货数量进行更正，经部门经理签字

2、后送至ALC。ALC工作人员在接到自动建议订单分析报表后，根据自动建议订单分析报表提供的数据和订单号进行电脑录入确认工作，更正电脑中建议数量，次日打印出正式订单，盖章生效后传真至供应商。（附：ALC订单界面说明）一、 准备工作：1、 库存盘点系统库存的准确与否，是OPL订单成功的前提条件，因此，在运行OPL之前，必须对产品进行细致，全面的盘点，并对系统进行库存更正，保持帐实一致；2、 系统数据整理a. 对于一品多货号的商品，要删除多余的，做到一品一个货号。b. 检查商品是否具备可以运行的条件“状态”是否为“1”、“订货方式”是否为“0”、“建议订单信息”是否为“0”，三项缺一不可，如有问题及时

3、更正。c. ALC需检查系统中在线订单是否均有效，如果确认有过期订单应及时删除，以免影响OPL订单建议订货数量。3、 界面录入a. 总部采购供应商界面中“最小订货条件”及“代码”两个栏位反映地是产生出来的每b. 张OPL订单最少要达到的订货单位、公斤、金额、华联单位，此条件是由采购与供应商谈判共同确定的，共同确认数字的衡量标准是金额，还是量。（附：总部采购供应商界面说明）c. 总部采购商品信息界面中的“订货单位”进行限制，目前默认状态是“1”，此栏位含义对应“买单”来理解，即：“买单”已录入每箱件数的情况下，“订货单位”为“1”表示最低订货量是1箱；“买单”是默认状态“1”的情况下，“订货单位

4、”为“1”表示最低订货量是1个销售单位。为使产生出的OPL订单合理可行，每个商品都应有“买单”数量，即；一箱件数，“订货单位”处也应定义每次订货时最低件数。（附：总部采购商品界面说明）界面说明1：总部采购供应商界面HOSUP010 供 应 商 信 息 日期: 28-02-2003 供应商编号 : 20002 名称 : 天津市富贵食品厂北京经销处F8采 购 : F8 部分送货 : 0 采购条件 : 1类型 / 地区 : 1 / 9 供应商组号 : 预 算 :状 态 : 1 折 扣 1 : 0.000% 发票序列 : 0锁住付款 : 0 折 扣 2 : 0.000% 付款代码 : 4自动退货 :

5、1 付款方式 : 1 付款周期 : 30税值计算 : 1 银行帐号 :245255-90 付款折扣: 0.000订货方式 : 0 送货费用 : 财务号码 : 11010500359806 最 少 订 货 条 件1 数 量 : 最少订货代码 :2 数 量 : 最少订货代码 : 送 货 条 件1 OPL行程: 1000000 备货天数: 3 送货行程: 11111112 OPL行程: 备货天数: 送货行程:说明：1. “供应商编号”系统中每个供应商代码，通常为5位，在录入新供应商时由系统产生。2. “名称”供应商的真实名称，包括公司所在城市、公司名称及华联采购代码。3. “采购”系统自动跳出，即：

6、登录系统时Login的代码，可以检查是否登录正确。4. “类型/区域”供应商类型有4种，1：食品 2：百货 3：内部转货 4：联营厂商； 供应商区域有9种，1：生鲜蔬果 2：肉类 3：水产 4：日配 5：烟酒饮料 6：百货 7：联营厂商 8：其他收入 9：食品干货（饼干、休闲、粮油、罐头等）。采购根据该供应商实际情况选择代码，进行录入。5. “状态”系统自动给出，默认状态为1表示正常状态，采购录入后在此界面按Delete键两次，系统会将其改为5，F6存盘后生效。表示该供应商被删除，其下商品可以将现有库存销售完，不可以订货。系统会在一定的时间后将状态由5转为9，表示该供应商下所有商品均不可以销售

7、，也不可以进货。6. “锁住付款”供应商付款锁定代码，目前尚未使用。0：允许付款1：拒绝付款。7. “自动退货” 默认状态为0，需要手工改成1表示收货部在对商品做过退货操作后，财务部无需手工确认，系统会自动在财务系统进行确认。8. “税值计算”此代码标识供应商税额计算方式，1：净进价 2：净净进价-付款折扣。9. “订货方式”订单送达供应商的方式，0：打印订单通过邮局邮寄（缺省）1：传真2：电子数据交换。10. “部分送货”代码有2种，0：不允许部分送货（缺省） 1：允许部分送货11. “供应商组号”用于区分代销供应商与经销供应商，如果是代销供应商需在此栏位录入1，如果是经销供应商则无需录入。

8、12. “折扣1”表示该供应商下所有商品统一的折扣。13. “折扣2”表示该供应商下所有商品统一的折扣，“折扣2”是在“折扣1”的基础上再打折。14. “付款方式”表示我公司与供应商结帐的方式，有3种，1：银行转帐 2：支票 3：现金。15. “银行帐号”如果在“付款方式”处录入的是银行转帐或支票，则需在此栏位录入该供应商的开户行帐号。16. “送货费用”供应商送货的实际费用。17. “采购条件”代码有2种，0：商品的付款进价以下订单时电脑系统中该商品的进价为准 1：商品的付款进价以收货时电脑系统中该商品的进价为准。要求此栏位为1，便于采购操作。18. “预算”每年预算19. “发票序列”屏幕

9、上发票排序，0：按货号排序（缺省）1：按供应商商品编号排序2：按供应商号排序20. “付款代码”有4种，1：税后净金额计算供应商折扣2：税前净金额计算供应商折扣 3：减去保证金税后净金额计算供应商折扣 4：减去保证金税前净金额计算供应商折扣21. “付款周期”采购与供应商谈判的实际帐期天数，系统从每张订单进行收货录入那天起计算帐期天数。22. “付款折扣”采购与供应商谈判确认的每张订单付款的固定折扣。23. “财务号码”该供应商的税号。24. 最少订货条件“数量”处录入每张订单每次产生OPL订单时应达到的标准，“最少订货代码”有4种，1：华联单位 2：公斤 3：金额 4：订货单位。具体选择哪一

10、项由采购与供应商谈判确认。此处有两行信息，只需录入第一条即可。25. 送货条件“OPL行程”此供应商录入的是1000000，表示每周一系统计算OPL报表，如果满足供应商及商品设定的条件则产生出OPL报表。26. “备货天数”是3，表示每次OPL报表送货日期是周四。此数字根据实际供应商几天能送货来确定。27. “送货行程”是1111110，表示供应商周一到周六可以送货，华联收货系统周一到周六可以收货。要求每天都是1，以免有特殊情况。此处也有两行信息，只录一行即可。界面说明2：总部采购商品界面HOART010 商 品 信 息 日期: 28-02-2003商品: 256217 红旗舰复印纸A4 80

11、克/包 组 :211 40 买单 6.000供应商:20282 北京依谷伟来科贸有限责任公司NF2 状态:1 类型:0 卖单1 CA 号/描述 : 税率:1 17.000 码 0现 在 将 来 采购价 : 142.566 166.800 1 : _ _ 2 : _ _ 价 钱 / 折 扣 折 扣1 _ _ 损耗: 1 _ _ 2 _ _ 税率: 2 _ _ 3 _ _ 3 _ _现 在 将 来 利 润 % : 5.75 利润 % 1 :_ _ 利润 % 2 :_ _ 售价 : 25.21 29.50 售价 1:_ _ _ 2:_ _ _ 当前价格 将来价格1 将来价格2 净采购价 : 23.7

12、61净净采购价: 23.761说明：1. “商品”系统中每个商品的编号，录入存盘时系统自动产生，均为13的倍数。2. 编号后面栏位是“商品名称”包括商品的品牌、功能、名称、规格、销售方式、包装。3. “供应商”处录入该商品所属的供应商编号，录入后描述自动跳出。4. “组”该商品所属大、小组，按home键可以查询。5. “状态” 系统自动给出，默认状态为1表示正常状态，采购录入后在此界面按Delete键两次，系统会将其改为5，F6存盘后生效。表示该商品被删除，可以将现有库存销售完，不可以订货。系统会在一定的时间后将状态由5转为9，表示该商品不可以销售，也不可以进货。6. “类型”代码有4种， 0

13、：普通 1：价格 2：称重 3：有抵押品。普通商品用0是默认状态，称重商品用2，联营厂商商品用1。7. “买单”录入该单品每箱件数。8. “卖单”录入该单品在华联以几个原始单位销售，即华联单位。9. “包装”卖单后面有一个栏位录入商品原始包装方式的英文代码，按home键可以查询。10. “税率”录入该商品的税率，默认状态为1：17%的税率，根据实际情况选择代码1：17%2：11.111% 3：10% 4：6% 5：4%，如果没有税率则录入0。11. “码”此栏位默认状态为0，表示商品分组。12. “采购价”录入该商品进价，有未税和含税两项，录入哪一项系统均会推算出另一项。采购价对应买单录入。即

14、买单录入了一箱件数，采购价是整箱价格。13. “折扣”代码有2种，1：表示在“采购价”的基础上减少多少钱 2：表示在“采购价”的基础上打几个点的折扣。“折扣”有3次，第2次和第3次都是在上一项的基础上进行再折扣。14. “利润%”系统会根据给出的进价、售价自动算出该商品的毛利率。15. “售价”有未税和含税两项，录入哪一项系统都会推算出另一项。售价对应卖单录入，即卖单录入3个一组销售，售价则为3个原始包装的价格。16. “净采购价”系统根据卖单数量计算出的未税进价。17. “净净采购价”系统扣除“供应商付款折扣”后的净采购价。18. “将来”采购可以对“进价”、“折扣”、“利润”、“售价”进行

15、变更，将新的数据录入后，填入生效日期，最近为第二天，格式是日日-月月-年年年年，即15-04-2003，进价变更时只可以录入未税项，售价可以录入未税或含税。界面说明3：总部采购商品界面HOART010 商 品 信 息 日期: 28-02-2003 最后重包装日期: 26-12-2002商品: 256217 红旗舰复印纸A4 80克/包 组: 211 40 买单6.000供应商: 20282 北京依谷伟来科贸有限责任公司NF2 状态:1 类型:0 卖单1 CA 属 性 BRAND : 0 订货单位 : 4 SLOWMOVER/DATE :SORT NO. : 订货方式 : 0 WEIGHT ST

16、D. ART.:额外信息 : 价签 : 0 WEIGHT CODE :初始索引值. : 定价方式 : 0额外索引值. : 标签 : 1 毛利 :商品押金 : 分类 : A 价值 : 总部售价 : 1 季节代码 : 税率 : 引用号 : 开始 : 保质期: 产地 : YT 结束 : 定 单 建议定单信息: 0 最小定单条件: -OPL CYCLE : 1 供货条件 : 1 定单时间表 : 0100000开始日期 : 26-12-2002 供货时间段 : 3SMOOTHING F.: 10 供货天数 : 1111111说明：1. “商品”系统中每个商品的编号，录入存盘时系统自动产生，均为13的倍数

17、。2. 编号后面栏位是“商品名称”包括商品的品牌、功能、名称、规格、销售方式、包装。3. “供应商”处录入该商品所属的供应商编号，录入后描述自动跳出。4. “组”该商品所属大、小组，按home键可以查询。5. “状态” 系统自动给出，默认状态为1表示正常状态，采购录入后在此界面按Delete键两次，系统会将其改为5，F6存盘后生效。表示该商品被删除，可以将现有库存销售完，不可以订货。系统会在一定的时间后将状态由5转为9，表示该商品不可以销售，也不可以进货。6. “类型”代码有4种， 0：普通 1：价格 2：称重 3：有抵押品。普通商品用0是默认状态，称重商品用2，联营厂商商品用1。7. “买单

18、”录入该单品每箱件数。8. “卖单”录入该单品在华联以几个原始单位销售，即华联单位。9. “包装”卖单后面有一个栏位录入商品原始包装方式的英文代码，按home键可以查询。10. “税率”录入该商品的税率，默认状态为117%的税率，根据实际情况选择代码 1：17%2：11.111% 3：10% 4：6% 5：4%如果没有税率则录入0。11. “BRAND”指定商品是否为自有品牌商品，主要用于产生报表，0：不是自有品牌商品1：是自有品牌商品。12. “Sort No”分类号，用于对采购下所属商品进行排序的编号，目前尚未使用。13. “额外信息”额外信息。14. “初始索引值”内部序列编号，公司内部

19、排序商品使用，在商品小组用于各种统计，显示商品分类信息。15. “额外索引值” 外部序列号，对应供应商下商品的序列号。16. “商品押金”抵押商品货号，抵押商品售价是一个商品的所有抵押商品价钱的总和，抵押商品类型编号是3。17. “价值” 对应抵押商品的价值。18. “税率” 对应抵押商品的税率。19. “保质期”代码0：表示收货时不用再验保质期，1：表示收货时要验保质期。代码前的栏位录入该商品实际保质期天数。20. “订货单位”即“买单”的倍数，如果“买单”定义了商品每箱件数，“订货单位”体现的是一箱件数的倍数；“买单”只是默认状态“1”时，“订货单位”体现的是一个华联单位的倍数。系统计算订

20、货数量时是以华联单位为基础的。例：红旗舰复印纸A4 80克/包 买单：6 卖单：1 订货单位：4则：订货数量=614=24 每次订货必须是24包的倍数，即4箱的倍数。系统产生出的OPL报表会先判断每个单品的最低订货限量是否达到，如果满足此条件，整张订单再判断供应商处的“最小订货条件”是否达到，双方都满足的条件下才能产生出OPL报表。21. “订货方式” 有4种情况，0：通过OPL自动产生订单 1：门店手工下订单 2：永续订单 3：总部采购手工下订单。22. “价签”有3种情况，0：不打印价签 14：打印不带价格的价签 59：打印带价格的价签。目前只用0和1，0表示商品有国际码，1表示商品没有国

21、际码或国际码有误需打印店内码。用电子秤称重的商品均不用打印店内码。23. “定价方式”有2种，0：收货时不录入进价 1：收货时录入进价。这里生鲜商品有的是每天都到货，而且进价是随时会变，需要收货组在收货时录入最新进价时需把0改为1，而一般商品都是0。24. “标签”有3种情况，默认状态为1表示需要打印货架上的价格标签。0：没有标签 18：普通标签 9：小型标签。25. “分类” 默认状态为A，系统可以控制不同级别的店，目前所有商品均为A类店商品。26. “总部售价”代码有2种，0：表示门店控制商品售价，即门店更改售价后总部没有覆盖权，1：表示总部控制商品售价，即门店更改售价后总部有覆盖权。27

22、. “引用号”注册码。28. “产地”，这里是必须填写该商品的产地，如不知道产地代码可以按home键查询。29. “SLOWMOVER/DATE”有3种代码No slowmover 1：Functional slowmover2：Slowmover in the future not in the assortment。30. “WEIGHT STD. ART.”每个销售单位商品的重量/容积。31. “WEIGHT CODE”此栏是生鲜上秤商品要录入1：表示公斤 2：表示升32. “毛利”预算代码，1：预算 2：可选 3：职责33. “季节代码”该商品是否为季节商品。34. “开始”商品进入有

23、效期的日期，主要用于商品是否进行OPL计算。35. “结束”商品进入无效期的日期，主要用于商品是否进行OPL计算。36. “建议订单信息”代码有5种，只有为0的情况下才能产生出报表。“0” 为正常状态（可以产生OPL订单）“1” 为临时被锁。计算建议订货量，但不生成订单。（暂停使用）“2” 为彻底被锁。不计算建议订货量，但商品会在OPL中打印出来。（暂停使用）“3” 为彻底被锁。属于总部采购主管下订单，OPL不计算建议订货量，商品也不会在OPL中打印出来。“4” 该商品进货不运行OPL。该项适用于生鲜的“称重商品”37. “OPL CYCLE”每个商品一周内在OPL报表出现的次数。38. “开

24、始日期”OPL开始日期。39. “SMOOTHING F.”系统定义好的平滑系数10%40. “最小订单条件”此栏位是该商品供应商处录入的最小订单信息。41. “供货条件”下的“定单时间表”: 1000000“供货时间段”:3“供货天数”: 1111111均为供应商处录入好的信息。界面说明4：ALC订单界面STORD010 门店订货界面 日期:16-08-2000订单号: 1000 供应商 : 21156 名称:北京东颐食品厂F5快讯号: 送货时间: 01-01-2000 : 文本头 :订单类型2 永续订单 实际送货时间 01-01-2000 07:48 文本尾 :订单状态8 全部 打印 :

25、0 总数目 : 380.000- 订 单 信 息 -商品描述 订货单位 单位 商品货号 订货数量 收货数量 备注东颐长寿乌冬面500克/袋 1 1BG 263458 30 30东颐长寿乌冬面鸡蛋型500克/袋 1 1BG 263471 30 30长寿乌冬面蔬菜型500克/袋 1 1BG 263497 30 30东颐长寿乌冬面250克/袋 1 1BG 263549 60 60说明：1. “订单号”每张订单在系统中的代码，录入订单存盘后系统自动产生。2. “供应商”表示此张订单是哪一家供应商的。3. “名称”录入供应商号后系统自动跳出该供应商的名称。4. “快讯号”此张订单如果订货的商品的快讯商品

26、，就需录入快讯期号。5. “送货时间”计划此张订单什么时间到货。6. “文本头”打印在订单顶端的特殊说明。7. “订单类型”有5种0：OPL订单1：门店手工订单2：永续订单3：总部手工订单5：退货订单。8. “实际送货时间”每张订单实际进行收货录入的时间。9. “文本尾”打印在订单末端的特殊说明。10. “订单状态”有4种0：在线订单6：部分到货订单8：分部到货订单9：删除订单。11. “打印”一次打印的份数。12. “总数目”表示此张订单总共订了多少华联单位。13. “商品描述”被订货商品的名称。14. “订货单位”售卖方式的单位。15. “单位”包装方式。16. “商品货号”被订货商品的编

27、号。17. “订货数量”下订单时录入的数量。18. “收货数量”收货部实际收到数量。OPL订单计算公式及报表样式DMS = 旧DMS * 0.9 + 当天销量 * 0.1两次OPL天数 = 下次OPL送货日期与本次OPL出报表日期的间隔= 两次OPL报表间隔天数 + 送货天数安全天数：系统自动设为2天额外天数：系统会自动计算，并作修正（最多为7天）自动建议订货天数 = 两次OPL天数 + 安全天数 + 额外天数建议订货量 = 自动建议订货天数 * DMS - 库存量 - 在线订货量STORPL10 204 自 动 建 议 订 货 单 明 细 表 门店号：11 DATE：11-08-2000 P

28、AGE：4门店部门号：1 供应商名称：龙泉副食品批发部F1 电话：0791-6532128 最低AM（金额）500 528 105%供应商号：22138 联络人姓名：毛南根 传真：0791-6532128 订货量 OU 100 0 0%送货周期：3 天数： 自动建议订货计算：11+2+1=14天数 下次自动建议订单日：TUE 18 AUG 0计划送货日期： THU 14 AUG 0 下次自动建议订单送货日：FRI 21 AUG 0上次销售日期 库存 库存天数 未税 商品详细描述 华联销售单位 JUL00 AUG99 AUG00 SEP99 上次收货日期 DMS 在线订货量 售价 母子商品 订货单位 建议订货量 商品 采 货号 购42 0 97 0 10-08-00 26-07-00 88 5.67 4.00 象山腐竹300/袋 1 BG 132 881608 4 15.52 0 1