1、 Open _Item _Key User Manual OIK管理使用手册Relevant Organization :All Store & HO organizationPeriodic Compliance checking :HO Accounting managerProcedure Organized by : Finance/H,O Accounting / CRCApproved by : *Version : *Validation date : Effective date : *Validation date : CONTENTS1. Subject 目的 2. Sco
2、pe 适用范围 3. Using rule 使用原则4. Query 查询 1. Subject For quality using of OIK and controlling.2. Scope Account with OIK mark in COA3. Using rules Not more than 15 Chinese words or 30 English letter. OIK need have continuity Occurring data can counteract with others between debits or credit in different
3、period to be sure the OIK status in “close” Content and format should strictly follow Attachment 14. Query PeopleSoft provide us with a query function to manage Open Item Key detail. “Attachment 2” introduces how to query Open Item Key detail.1. 目的 有效使用“OIK”,加强对“OIK”的控制2. 适用范围 会计科目表中，要求使用OIK管理的所有科目3
4、. 使用原则 不超过15个中文字或30个英文字母 OIK使用必须具有连续性 不同时期借贷方发生额应能相互冲抵，使OIK状态能显示为”关闭”状态。 内容和格式需严格遵循“Attachment1 的规定4. 查询 People-Soft提供了查询未清项目详细内容的 功能， 如何使用该查询功能，请参见“Attachment 2”。Attachment 1 Standard format for Open Item KeyACCOUNTDescription in ChineseO.I.KExampleComments12400200其他应收款-押金定金（政府）政 府 部 门 名 称 ； 押金名称xx
5、部门xx押金不超过15个中文字24000000其他应收款-shopping mall 租金租户名称L-xxx公司长期租铺名称，不超过5个中文字或10个英文字母S-xxx公司短期租铺名称，不超过5个中文字或10个英文字母24100090其他应收款shopping mall 其 他租户名称xxx公司租铺名称，不超过5个中文字或10个英文字母25000100其他应收款-员工（预支）员工姓名xxx中国人用中文名，外籍人员用英文名25310000其他应收款-零星收入.25340100其他应收款-银行银 行 名称; 供应商名称xx银行xx公司不超过15个中文字25340900其他应收款-其他（operat
6、ing)需要明确的内容xxx费用不超过15个中文字28200200其他应收款-收银员备用金.28200201其他应收款-收银中心备用金.28200202其他应收款-服务中心备用金.28200206其他应收款-零钞.28200207其他应收款-其他备用金部门名称,备用金用途.xx部门xx备用金不超过15个中文字28300100付款方式-现金现金28300111付款方式-支票支票28300120付款方式-国内信用卡国内信用卡28300121付款方式-国际信用卡国际信用卡28300130付款方式-家乐福电子消费卡家乐福电子消费卡28300131付款方式-家乐福购物券家乐福购物券28300190付款方
7、式-其他.34110000其他应付款-shoppingmall 押金租户名称L-xxx公司长期租铺名称，不超过5个中文字或10个英文字母S-xxx公司短期租铺名称，不超过5个中文字或10个英文字母34120000其他应付款-其他押金部门名称,促销供应商名称.xx部门xxx公司不超过15个中文字41000000其他应付款-应付消费卡券消费卡券种类xx银行卡券不超过15个中文字41000100预收货款公司名称xx公司不超过15个中文字45000000应付工资月份0409四位数45000001其他应付款-员工（未决款项）月份和姓名0409xxx不超过15个中文字45000020其他应付款-外籍员工住
8、房外籍员工姓名xxxxxxxxx45000040其他应付款-预支款员工姓名xxx中国人用中文名，外籍人员用英文名45000050其他应付款-外籍员工其他外籍员工姓名及费用名称xxxxx费用45000110其他应付款-医疗保险公司 or个人45000130其他应付款-养老金公司 or个人45000140其他应付款-失业保险公司 or个人45000190其他应付款-工会经费工会名称xx区工会不超过15个中文字45210100应交税金-地方性税种BUSINESS_TAXBUSINESS_TAX45210900应交税金-其他税金税费名称城建税Attachment 245300000应付股利少数股东名称
9、xxx公司45310000其他应付款-应付其他费用费用名称xxx费用不超过15个中文字45340200其他应付款-其他（operating)费用名称xxx费用不超过15个中文字45340210其他应付款-其他（non-operating)费用名称xxx费用不超过15个中文字45210900 应交税金-其他税金OIK list城建税消费税房产税印花税临商税土地使用税车船使用税残疾人经费教育费附加河道费水利基金防洪基金粮食补偿金 Attachment 2 Query Open Item Key detail in PeopleSoft利用PS的CN-JNL-Lines-with-open-item
10、-key 报表进行OIK科目余额的管理Use People-soft CN-JNL-Lines-with-open-item-key Query report to manage the account balance with OIK在PS中我们可以使用这个报表:We can use this report to:1）帮助查找每个科目的OIK清单。 Query the OIK list of one account.2）查询每个OIK的余额。 Query every OIK balance. 1.进入PS 的query路径: Enter Query in People-soft:2.找到 C
11、N-JNL-Lines-with-open-item-key: Find CN-JNL-Lines-with-open-item-key:3.选择“Run to excel”后，跳出如下界面。键入需要的BU,日期，科目号。 Make choice “ Run to excel” and next interface. Key in BU, date, account code.4.生成如下报表：Get the report:“Open Item Statu ”表示某一笔发生额是否已与其他一笔或几笔同样条件下（同样的BU, Activity location, Dept, OIK)发生额能相互冲
12、抵。“Open Item Statu “ shows if the occurring data can match with others between debits or credit in different period. (Shall be same BU, Activity location, Dept, OIK) 如几笔发生额相加后金额为零，系统可以在调节计算后：“Open Item Statue ” 显示“Close”状态。 If can match, after reconciliation , “Open Item Statue” will be in “close” 如
13、在相加后金额不为零，“Open Item Statue” 显示“Open”状态。 If can not, “Open Item Statue” will be in “open”“Amount”总额与同期科目余额相等(注:查询期间需设置为从PeopleSoft初始时到当前会计期间)。“Amount” is same with the account balance (Remark: The query period shall be set from People-soft go live)Attachment 3 Explanation for Open Item Keys continui
14、ty不同时期发生额可以在借贷方相互抵消。在每一期末,所有已被清理的OIK的状态为Close.Data can counteract with others between debits or credit in different period to be sure the OIK statu in” close” after reconciliation.例如: 四月预收某shopping mall 租户(AA)三个月租金共12000元(每月4000元),分录如下:For example: Receive three month rental income from lessee A tot
15、al amount is 12000( every month 4000) and make entry as: A: 28000xxxCN 12000 24000000 12000 AA 或者 or B: 28000xxxCN 12000 24000000 4000 AA 24000000 4000 AA 24000000 4000 AA对于A, PeopleSoft只会生成一条24000000明细,状态为Open; 金额为-12000；For A, there is only one line of account 24000000 with OIK and statu is “ open
16、” , the amount is -12000;对于B, PeopleSoft会生成三条24000000明细,状态均为Open.; 金额均为-4000。For B, there are 4 lines of account 24000000 with OIK and statu is “ open” , the amount is -4000; 四月末确认租金收入时,分录如下: In April validate the rental income and make entry as: Dr 24000000 4000 AA Cr 57000000(or57400000) 4000对于A，此
17、时共有两条AA明细,状态均为Open，金额分别为-12000, 4000。For A, now there are two lines of 24000000 with OIK and the statu is “ open”, the amount is 12000,4000.对于B，此时共有四条AA明细，两条状态为Open，金额均为-4000；另两条状态为Close（表明已被清理），金额分别为-4000和4000。For B, now there are four lines of 24000000 with OIK and two of them the statu is “ open”
18、, the amount is 4000, another two in the statu of “ close” (means counteracted) and the amount is 4000 and 4000.在A入帐方法下不能准确清楚显示该余额的组成情况。For A, it can not show the detail information of OIK balance clearly.而通过B方法，通过OIK管理，可以清楚地分析该科目余额组成情况（已确认一个月租金收入）。For B, after the OIK manage we can get more clear information of the balance.
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