生鲜配送企业采购规范化管理（75页）.doc

1、采购规范管理手册第一章：采购组织结构和工作职责 2-7页第二章：采购计划与预算 8-16页第三章：供应商开发与管理 17-28页第四章：采购价格、谈判和合同管理 29-39页第五章：采购检验与质量控制 40-51页 第六章：采购结算管理 52-61页第七章：采购成本控制 62-67页第八章：采购绩效管理 68-75页第一章：采购部组织结构和工作职责一：组织结构采购经理采购文员蔬菜采购水果采购其它采购二：采购部职责1. 确定商品定位取向，开发引进适销商品2. 通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构3. 负责确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的展示程度4. 根据市场需要，组织、审核落实

2、商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力5. 跟踪分店销售情况及配送中心的配送信息，及时补充货源6. 及时处理滞销、损坏的商品7. 管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息8. 根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性9. 负责商品资料的维护，保证商品资料信息的准确性10. 负责采购部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通11. 跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据12. 负责商品采购合同档案的管理工作三：采购经理的岗位职责1. 拟订和执行采购战略，拟订采购部门的工作方针与目标2. 制订采购计划，保证满足经营活动需要，降低库存成本3. 编制年

3、度采购预算，报批后监督实施4. 全面负责规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购工作5. 组织对采购物品国内外市场行情进行跟踪，并预测价格变化趋势6. 寻找物料供应来源，调查和掌握供应渠道7. 负责采购物流、资金流、信息流的相关管理工作8. 参与协调采购、提货、供应工作9. 参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度10. 采购合同的制定、审核、签署与监督执行11. 保鲜、质量事故的预防与处理12. 控制采购成本和费用，审核采购订单和物资调拨单13. 向企业管理层提供年度采购报告14. 负责采购人员的绩效、培训等管理工作15. 负责本部门的日常管理工作，以及与其他部门的协调工

4、作16. 完成上级交办的其他工作四：采购员岗位职责1：尽量大可能选择和保持丰富的商品品种，为顾客提供超值商品的最大价值和最好的服务，培训供应商按公司的程序来做事。2：熟悉市场了解商品l 参加各类商品展示会，了解新商品的动态。l 去其它零售企业，了解别人的商品，寻找适合自己的商品。l 了解商品的销售走势，清除滞销商品，为新商品让出空间。l 制订季节商品销售计划，提供行业商品种类报告。3：商品陈列l 与促销商品配合，进行特别展示。l 新商品的陈列，月商品和季商品的陈列展示。l 对滞销的商品采取适当的调整，如改变陈列等。l 提供季节商品的陈列指南。l 从竞争对手那里学习新的商品展示构想。l 分析商品

5、的馐，确保为顾客提供最佳展示。l 与店铺和市场部门配合，作好商品的招牌标志4：订货和补货：l 作好销售预算，计划好首单订货数量。l 安排再订货频率，以保证商品平稳及销售。l 为商场再订季节性商品提供适当指导。l 与供应商协商确保不会断货。5：库存控制l 坚持采购金额预算l 对滞销商品采取措施，如：改变陈列，调价或清货等方法来降低库存。l 定期跟踪未送货订单，并采购措施。l 经常寻店，确定销售结果，换季和节日应特别注意。6：毛利控制l 选择应节商品做广告l 选择保证能收效的商品做广告l 平衡商品在广告上的品种类型及价格水平l 了解竞争对手广告的水平和品种l 检查广告商品的销售情况l 严格控制广告

6、商品的成本和促销费用l 检查广告商品和广告收益l 跟进广告商品的运输情况五：采购文员岗位职责1、执行采购订单和采购合同，落实具体采购流程；2、负责采购订单制作、确认、安排发货及跟踪到货日期；3、执行并完善成本降低及控制方案；4、ERP系统的录入、分单、统计分析等系统工作；5、负责处理进料异常，并及时协调销、供之间的平衡；6、部门采购供应商的对账：报帐、日常小额备用金的管理；7、负责部门人员绩效统计整理工作；8、协助开发、初评、管理供应商，维护与其关系；9、填写相关采购表格，提交采购分析和总结报告；10、协助采购经理协调好与各部门的工作；第二章：采购计划与预算管理一：年度商品采购预算表编号： 填

7、写日期： 年 月 日采购项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累计蔬菜类水果类肉类二：采购现金预算表编号： 填写日期： 年 月 日序号商品类别1月2月3月新购预付到期新购预付到期新购预付到期1234审批： 审核： 填表： 三：商品采购计划表品 种货 号供应商编号规 格数 量单 价金 额购进方式提货方式采购日期到货日期备 注填表人时间：采购部经理签字时间：总经理签字时间：四：商品年度采购计划表编号： 制表人：物品种类序号品名规格单位单价年度销售量现有库存量年计划采购量年用金额计划采购日期123制表日期： 年 月 日 本表有效期： 年 月 日至 年 月 日五：商品采购数量排名表

8、排名原材料名称规格计量单位年度采购金额年度采购数量采购单价年度内最高价年度内最低价平均价1234六：采购预算流程开始销售计划编制采购总计划分析并确定需求接受需求进行计算确定余量订单计划制订订单计划综合平衡制订认证计划进行准备结束编制资金预算审核总经理财务部采购部相关部门审批配合销售计划采购预算流程说明表任务概要采购预算编制节点控制相关说明1公司每年年底制定次年度的营业目标，市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行销售预测，并制订次年度销售计划2市场营销部根据销售预测计划和本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测销售计划，各单位根据年度营业目标，预测销售计划，并

9、据此编制月份商品需求计划采购部根据实际库存量、销售需求量编制“采购总计划”采购部制订供应商认证计划，为供应商认证工作做好准备1财务部负责配合提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准2根据财务部提供的资料，采购部分析市场需求，熟知市场需求计划3采购部在接受市场需求之后，采购人员熟知销售计划及工艺常识，准备订单资料和制订订单计划说明书采购部依次分析市场需求、销售需求、订单需求，并分析项目供应资料采购部计算总体订单量，并确定剩余订单容量，对比需求与容量采购部在进行计算后，综合考虑市场、销售、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，调整订单计划采购部制订订单计划，送市场营销部审核通过后，送

10、财务部编制“资金预算”七：采购计划流程图开始编制采购预算执行计划结束核定制订公司经营计划信息收集汇总采购需求审批确定采购种类、数量、时间、方式等审核审批审批总经理财务部采购经理采购部相关部门制订采购计划采购计划分解提出采购需求上年度经营状况及年度经营目标相关信息的收集与分析采购计划流程说明表任务概要采购计划编制节点控制相关说明公司各部门根据企业经营计划和本部门情况提出商品采购需求，拟定部门商品需求清单，并填写请购单1采购部对各部门的采购需求申请进行汇总2采购部对物资的库存情况与各部门的采购需求进行分析，并结合企业上年度销售状况、销售状况等情况及本年度经营目标，确定年度采购需求3采购需求主要包括

11、采购物资类别、采购数量、采购金额、采购方式等内容4采购部根据实际采购需求，编制采购预算并报采购部经理、财务部、总经理审核5财务部根据年度采购预算和采购管理制度对采购部的预算进行核定采购部对上述信息进行分析汇总，制订年度采购计划，并将年度采购计划上报采购经理、总经理审批将年度采购计划分解成月度计划并执行八：采购计划审批流程图否是开始提出采购申请库存调查结束审核采购执行采购预算填写采购申请单汇总采购需求审批总经理财务部采购经理采购部相关部门采购到所需物资审批替代品采购申请采购计划审批流程说明表任务概要采购计划审批节点控制相关说明1各部门根据日常经营活动需要，提出采购申请2各部门向采购部递交请购单，

12、请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额等内容采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分析1采购部查核采购物资库存情况，由采购部经理审批2财务部对采购申请进行预算复核，并交总经理审核采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购工作1当因某种原因，不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请2一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与九：计算采购数量的方法方法名称特点说明经济采购数量法1指存货总成本最低情况下所制订的采购数量2经

13、济采购数量=（2年用量设置成本+采购成本）/（单位成本仓储成本）的值的算术平方根固定数量法1每次定购的数量相同2根据过去的经验确定固定期间法1每次采购的期间是固定的2每次采购的数量因剩余库存的不同而不同3采购期间的长短根据以往经验确定4固定期间法可以节约成本需求计划法采购数量销售需求量现有库存量十：订货方式控制采购数量的方式方式详细说明定期订货1确定采购的周期，一般为1周或1个月2预测下一周期的销售量3计算采购数量，采购数量（定货周期调度周期）消费预定量现有库存量已订货但还未到库的数量安全库存量定量采购1计算经济采购数量，经济采购数量=（2周用量设备成本+采购成本）/（单位成本仓储成本）的值的

14、算术平方根2决定订货点，订货点（周销售数量/7）订货前置期+安全库存量第三：供应商开发和管理一：供应商开发流程图采购员其他相关部门采购部经理供应商开始商品分类所需商品明细单所需商品明细开展调查供应商初步评估相关信息样品制订开发计划比价、议价报价后期跟踪初选合格供应商供应商开发报告审核存档结束通知送样或小批量采购供应商开发流程说明任务概要供应商开发节点控制相关说明采购部经理根据所需商品明细对商品分类，可按商品等级与商品成本、性能分类采购员根据供应商开发计划开展调查和信息收集工作采购员对收集到的供应商资料进行分析评估，并组织成立供应商评估小组对部分供应商进行实地调查对调查合格的供应商，采购员通知供

15、应商进行送样或小批量采购采购员对样品或合格商品评定等级，并进行比价、议价，确定最优的价格性能比采购员对供应商进行后期跟踪，并每个月进行简单的考核采购部经理对供应商进行筛选，对于较差的供应商予以淘汰或重新进行评估；对于一般的供应商进行小批量采购；优秀供应商进行大批量采购采购员编写供应商开发计划，对供应商开发情况进行总结二：供应商基本资料表公司名称公司地址邮 编联系电话传 真主要负责人公司网址业务联系人电子邮件公司概况注册资本占地面积成立日期营 业 额银行信用状况设备状况人力资源状况主要产品及服务主要配送设备营运人员检测设备供货能力月供货能力正常交付周期（订单前置期）主要客户简介客户群体所提供的产

16、品的比例其他事项三：供应商认证流程采购员其他相关部门供应商总经理采购部经理开始相关信息收集供应商信息供应商分类初步评价参与指导成立现场认证小组现场认证现场认证报告审核审批相关信息评价意见样品认证相关信息最终认证报告审核审批列入合格供应商名单结束供应商认证流程说明任务概要供应商认证节点控制相关说明采购员根据收集到的供应商情况对供应商进行分类，以便确定供应商认证标准采购员组织相关人员对供应商企业的基本情况、供货水平等方面进行初步评价对于初步评价合格的供应商，采购员成立现场认证小组，对供应商现场管理水平、供货能力等进行现场考察、认证，降低对企业的风险采购员对经过初步评价与现场认证的供应商进行样品认证

17、，最终保证产品质量采购员对供应商认证进行总结，并确定合格供应商采购员将经过相关领导审核、审批通过的供应商列入合格供应商名单四：供应商评分表编号： 填写日期： 供应商基本情况表名称主营商品厂址联系人职务电话传真主要配送设备主要检测工具评价项目数评价内容优良中差劣865201企业规模2企业信誉3产品质量4产品价格5产品认证水平6新商品开发能力7不合格品控制8配合度9准时交货10历史合作情况11售后服务12质量保证体系总得分评价说明评价单位信息评价部门/人员评价意见签字日期总经理审批意见： 日期： 年 月 日填写人： 五：供应商考核表供应商编号： 考核周期： 天供应商名称联系人地址及邮编电话考核项目

18、所占比例考核指标指标计算方法得分价格30平均价格比率（15）（供应商的供货价格-市场平均价格）100%最低价格比率（15）（供应商的供货价格-市场最低价格）100%产品质量30质量合格率（15）合格件数/抽样件数100%退货率（15）退货/交货次数100%交货情况20交货准时率（10）准时次数/总交货次数100%按时交货量率（10）期内实际未交货量/期内应交货量100%服务情况10配合度（5）出现问题时配合解决的速度信用度（5）期内失信次数/期内合作总次数100%管理情况10管理制度是否完善，质量手册是否完整、全面总分100所属等级得分分级等级分数标准相应措施A85100分可加大采购量或给予一

19、定的奖励；质量、逾期率为满分，经管理小组进一步考察，认定为特别优秀的供应商的物料可享受免检待遇B7084分合格供应商可正常采购C6069分辅导供应商，需进行辅导，应减量采购或暂停采购D59分以下不合格供应商，应予以淘汰考核人名单考核人姓名所属部门考核项目考核意见签字确认填表人： 审核人： 六：供应商管理流程图采购员相关部门人员总经理采购部经理供应商开始采购计划供应商调查供应商初审评价意见供应商产品批准制定供应商管理制度审批审批签订合同签订合同考核供应商反馈意见编制供应商管理报告审核改进措施监督供应商结束审批沟通存档备案筛选供应商提供样品现场评审审批合格供应商名单现场评审接待供应商管理流程说明任

20、务概要供应商管理节点控制相关说明采购员制定供应商管理制度，明确相关事项采购部经理组织人员按供应商初审流程开展供应商的初审工作，并将初审结果报总经理审批收到供应商提供的样品后，采购部经理组织人员按供应商产品批准流程开展供应商产品批准工作，并将其结果报总经理审核、审批采购部经理组织人员按供应商现场评审流程开展供应商现场评审工作，并将其结果报总经理审核、审批 采购部经理对多个供应商进行筛选，选出合格的供应商采购部经理经过对供应商的筛选，形成合格供应商的名单在选定供应商之后，采购部经理根据采购商品要求、供应商情况、企业本身的管理要求、采购制度及方针等拟定采购合同，并与供应商签订正式采购合同采购员应定期

21、会同相关部门及人员对供应商进行监督管理，并对过程中出现的问题进行及时沟通与协调各相关部门对供应商情况反馈到采购员，采购员定期或不定期对合作供应商进行考评评级，并将其结果报企业相关领导审核、审批采购员安排相关人员及时整理供应商档案，并将供应商最新信息录入供应商信息管理系统七：采购招标流程图采购部供应商总经理采购部经理开始索取资格审查文件发布招标广告编制招标书审核填报资格审查文件发售标书资格审查购买标书填报标书接收投标书初步评审组织论证审批参与评标签订合同结束选取最终中标者签订合同准备招标文件确定合格供应商宣布中标单位采购招标流程说明任务概要采购招标节点控制相关说明采购部准备采购招标文件，编制采购

22、招标书，报采购部经理审核采购部发布招标广告，说明招标项目的名称、地点和任务等情况采购部收到供应商资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面的进行审查 采购部通过审查供应商各方面指标后，确定合格的供应商采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部采购部对供应商的投标书进行初步审核，剔除明显不合格的供应商采购部经理组织相关人员或专家对经筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标者最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位采购部经理代表招标方与供应商签订采购合同八：采购评标流程图采购员其他相关部门供应商总经理采购部经理开始人员名单确定评标纪律编制评标管理办法审批鉴定投标文件

23、鉴定意见澄清的问题研究讨论编制评标工作报告审批确定中标供应商结束选定评标小组人员比较价格提出需澄清的问题采购评标流程说明任务概要采购评标节点控制相关说明采购部经理提出评标人员标准，选定参加评标人员，各相关部门将符合条件的人员名单递交至采购部经理采购部经理制定评标纪律，供应商据此进行投标活动采购部经理组织评标小组人员编写评标管理办法，报总经理审批采购部经理组织相关评标人员对供应商投标文件进行评定，评定供应商是否符合条件采购员对符合条件的供应商的价格进行综合比较，挑选价格方面具有优势的供应商采购部经理对于符合条件且具有价格优势的供应商进行研究，确定其是否最终符合条件整个评标过程结束后，采购部经理编

24、写评标工作报告，对此阶段进行总结，初步确定中标供应商第四章：采购价格、谈判和合同管理一：采购询价记录表采购计划单询价单号申请采购商品序号供应商电话供应商报价（单位：元）备注出厂价批发价零售价平均价询价员询价员员工号询价日期 年 月 日二：采购询价单填写日期： 年 月 日序号商品条形码规格说明单位数量说明1报价须知（1）交货期限需于 年 月 日以前交清订购后 天内交清（2）交货地点（3）付款办法交货验收合格后付款检验合格后付款30天付款（4）订购方法分项订购总金额为准2报价期限（1）请于 年 月 日 时以前予以报价三：采购价格调查流程图采购部经理采购部相关部门总经理财务部提供信息收集价格信息制订

25、价格调查计划制作价格调查表发放并回收价格调查表汇总价格信息协助提出协助备案组织执行结束修改建议建立价格平台审核审批审批开始采购价格调查流程说明任务概要采购价格调查节点控制相关说明营运部部等相关部门配合采购部价格信息的收集工作，及时提供相关价格信息采购部制作价格调查表，价格调查表可分为内部调查和外部调查采购部发放内部价格调查表和外部价格调查表，进行价格调查，营运部等相关部门配合调查采购部对汇总数据进行整理和分析后建立价格平台采购部对审批通过的价格体系进行备案采购经理按照价格平台的体系进行采购价格管理,采购人员执行价格平台体系,执行中发现问题及时修正四：采购询价流程图收集供应商基本报价信息开始采购

26、部经理采购人员供应商总经理财务部经理询价结果审核制作订购单询问价格汇总、分析所有供应商报价与供应商进一步商谈价格洽谈价格初步询价结果洽谈相关条件选择价格最优、条件最好的供应商审批执行询价结果结束进一步洽谈审核报价提供资料采购价格询价流程说明任务概要采购价格询价节点控制相关说明采购人员通过各种渠道收集供应商价格信息，充实采购的价格数据库根据特定的采购对象，采购人员制作订购单，向初步选定的供应商询问价格采购人员将询问得到的价格信息进行汇总，整理、分析后，分别与各供应商进一步商谈价格询价书面报告报采购经理、财务部经理等相关人员进行审核采购人员根据审核意见或建议，继续与价格可接受的供应商洽谈质量、售后

27、、结算等条件根据洽谈结果，选择价格最优、相关条件最好的供应商采购部经理和总经理对采购人员最终选择的供应商情况进行审核和审批五：采购价格确定流程图采购部经理采购部供应商总经理开始采购价格调查形成价格分析报告审核询 价提供报价采购价格磋商配 合编写采购价格报告审核审批执行采购结束采购价格因素分析采购成本分析达成一致价格分析供应商报价采购价格确定流程说明任务概要采购价格确定节点控制相关说明采购部通过对各种采购价格资料的分析，确定影响采购价格的因素，包括供应商成本、规格与品质、物料的供求关系、采购数量、交货条件等采购部要对市场价格做进一步的了解，调查具体的供应商价格、档次和变动情况等信息采购部对拟采购

28、物品的成本进行分析，包括工程或制造方法、所需的特殊设备、人工成本等采购部通过市场调查及对采购成本的分析，编写采购价格分析报告，以确定采购价格的范围采购部负责与供应商进行接触，并就价格进行沟通采购部在与供应商达成一致的基础上，编写采购价格报告六：采购谈判管理流程图采购员采购文员供应商采购部经理开 始确定采购谈判目标收集采购谈判信息谈判信息分析初步确定谈判项目审核审批收集供应商信息议价分析分析谈判优劣势制定谈判方案审核审批组织实施谈判参与执行谈判协议形成谈判协议汇总谈判资料结束采购谈判流程说明任务概要采购谈判节点控制相关说明由于采购谈判具有不确定性，因此，在确定采购谈判目标时，应确立不同层次的目标

29、，包括最高目标、中等目标和底线目标采购谈判项目是对谈判内容予以确定，包括物料品质、包装、价格、数量、折扣、付款条件以及交货期等收集供应商的信息，包括了解供应商的运营状况、商业信誉、供货成本以及供应商的价格底线等内容议价分析，主要是通过专业人员对价格进行成本分析，确立议价的底线谈判的优劣势包括公司在采购谈判中需要把握的谈判的资本和不足，优劣势一般通过对比来体现，如采购量的大小、采购的连续性、供应商供货期的长短、所供货物差异性的大小以及公司的实力和供货商的实力等采购文员根据前期掌握的信息，制定详细的采购谈判方案，方案的内容包括谈判目标、谈判议程、参加人员以及谈判策略等采购部经理组织相关人员同供应商

30、进行谈判，采购部经理在权限范围内有一定的决策权，可以对谈判过程进行控制，灵活做作出决定七：采购合同制定流程图审核否审批修改、编制采购合同否采购部经理采购部供应商总经理法律顾问是否合同归档结束签订合同签订合同审阅合同送审选择供应商评审供应商供应商名单审核审批采购谈判采购谈判起草合同对合同的合法性和法律保障提出意见开始采购合同制定流程说明任务概要采购合同制定节点控制相关说明采购部会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审，最终形成供应商的名单采购部提出基本的采购要求，向供应商询价，供应商向采购部说明采购价格并提出相应的交易条件企业的法律顾问应针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，配合采购部

31、拟定采购合同采购经理审阅起草后的采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应返回相关人员进行修改法律顾问审核采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应通知采购部相关人员进行修改经总经理审批后，采购部相关人员汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的地方进行修改采购合同编制完毕后，采购部应安排与供应商签订采购合同的相关事宜企业代表签订合同后，将采购合同交予采购部相关人员进行存档；采购部相关人员将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档八：采购合同变更流程图相关部门采购部供应商总经理采购部经理开始签订合同签订合同执行合同执行配合审阅新合同审核否是结束是合同执行情况记录提出变更要求提出变更要求否

32、否洽谈协商洽谈协商是否终止合同修改合同新合同执行终止合同确认受理合同变更要求九：采购合同变更流程说明任务概要采购合同变更节点控制相关说明采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行采购合同配送、财务使用部门等相关部门，在采购部执行采购合同的过程中进行配合采购部将采购合同执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出合同变更通知采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原采购合同的相关条款修改后的采购合同交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改根据实际情况，将修改后的采购合同继续提交给高层管理人员进行审批第五章：采购检测与质量控制一：供应商交货基本状况编号： 日期： 年 月 日序号供应商编号供应商名称商品类别交货批数合格批数特采批数退货批数交货评分12345678910111213141516审核人： 填表人： 二：样品质量评价表编号： 日期： 年 月 日供应商名称地址联系人电话/传真样品名称