1、编号：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:1/7 工程资料管理标准指引工程资料管理标准指引 1 1目的目的 为规范天泰地产工程资料的过程管理工作，特制定本管理标准。各区域公司、事业部及项目公司可在 本指引的基础上，督促施工单位制定本项目的资料管理标准。 2 2适用范围适用范围 天泰地产所有在建项目。 3 3职责职责 3.1 工程技术部：组织区域公司、事业部及项目公司进行工程资料管理相关内部培训工作，对工程档案 进行过程检查、指导及最终归档。 3.2 区域公司：负责监督项目工程管理部门工程过程控制资料的真实、及时、准确、完整；组织工程资 料管理相关内部培训工
2、作。 3.3 事业部及项目公司：负责对项目工程管理部门的工程档案的过程检查、指导及过程归档；须设立 专（兼）职工程档案工程师岗位；档案工程师必须持当地政府部门颁发的工程资料管理员证上岗；项目档 案工程师在开工前对所有参建单位进行资料交底；施工现场设置工程资料室，保存工程资料；负责建立项 目的工程资料管理制度，确保项目现场建设单位、施工单位、监理公司的工程资料真实、及时、准确、完 整；负责资料编号、分类、立卷、流转、利用；监督施工和监理公司采取有效措施，落实工程资料管理的 国家、地方规范和本单位要求；负责工程施工阶段、竣工阶段工程技术文件及档案的收集、分类、整理、 查询、分析、利用、归档，在工程
3、竣工后及时向项目公司档案管理部门和城市公司工程管理部门移交工程 技术文件及档案，向相关单位提报工程信息等工作；负责档案各分部工程预验收工作。 。 3.4 项目档案工程师：负责部门规范、图集、图书的购买、登记、借阅和保管；负责部门文件收发、传 阅、归档；施工现场施工图纸分发、归档；协助部门日常内务、报表的组织管理；负责组织工程竣工档案 制作、验收和移交；负责监督监理公司、施工单位工程资料、图纸及时、真实的收集、整理、分类、归档 等工作；配合完成天泰地产、区域公司、事业部及外部相关部门对工程资料的检查工作，并配合相关整改 回复工作。 3.5 项目专业工程师： 配合档案工程师做好工程资料的收集和应用
4、， 确保工程资料的真实、 及时、 准确、 完整；及时传阅、处理各类工程资料；各类工程资料主动交档，借阅履行手续，留存保留副件或复印件； 编号：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:2/7 保存各自专业图纸，及时将变更、洽商等修改上图；配合部门组织的对监理公司、施工单位的工程资料检 查； 专业工程师应做好现场声像资料的收集整理并定期移交档案工程师归档（含拍摄、整理） ；负责审核 竣工资料及竣工图。 3.6 项目工程经理：负责指导部门工程资料的真实、及时、准确、完整； 负责组织完成天泰地产、区 域公司、事业部及外部相关部门对工程质量资料的检查工作，并督促按时整改
5、回复。 4.4.工程资料管理标准指引工程资料管理标准指引 4.1.工程文件管理 4.1.1.所有工程文件原件按照档案管理规定留存份数均由档案工程师留存， 当原件有备份时可由经办业 务部门自行留存。 4.1.2.项目工程部对自行完成或组织完成工作形成的工程文件，原件及时交档案工程师留存。 4.1.3.对于工程常用文件，项目工程部留存的复印件或原件备件主要有： a.建筑用地钉桩通知单 b.工程地质勘察报告 c.工程土壤氡浓度检测报告 d.建设工程规划许可证 e.建设工程施工许可证 f.室内环境检测报告 g.各工程类招标文件及合同文件 h.施工图纸及变更洽商 4.1.4.监理单位及总包分包单位形成的
6、技术文件按建筑工程资料管理规程规定自行留存并形成档案 文件，在工程竣工后按照规定移交给建设单位及城建档案馆。 4.2.施工图纸管理 4.2.1.施工图纸收发管理 4.2.1.1.设计管理部负责与设计单位对接、从设计单位接收图纸。 编号：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:3/7 4.2.1.2.项目工程部负责与设计管理部对接、从设计管理部接收图纸及图纸的电子文件，并填写图纸 接收记录 。 4.2.1.3.项目档案工程师负责公司内部门及工程参建单位的图纸发放工作， 并告知部门其他人员图纸信 息。图纸发放前在图纸上注明图纸发放日期，并要求图纸接收部门或单位签字
7、确认。 4.2.1.4.由建设单位或设计单位发起的设计变更通知单的收发管理与施工图纸收发管理相同。 4.2.1.5.修改施工图发放，遵循以旧换新的原则，档案工程师发出图纸分发清单中明确版本更新事 宜，收旧图发新图，项目工程部专业工程师原图纸也一并收回。 4.2.1.6.项目档案工程师负责建立变更洽商台账 ，以保证变更洽商的可追溯性。 4.2.2.施工图纸使用管理 4.2.2.1.当新版施工图纸发放后， 项目工程部负责组织将旧版图纸或施工准备图纸加盖图纸作废章并注 明作废日期及经办人。 4.2.2.2.设计修改通知单 、 图纸会审记录 、 设计变更通知单及工程变更洽商记录上的内容 在经各方签认有
8、效后，必须在施工图纸上及时做出修改。 4.2.2.3.作废图纸各单位除留存一份作为结算依据存档外，其余图纸必须回收销毁。 4.2.2.4.当图纸份数不够，由项目工程部负责统一联系设计管理部加晒蓝图，施工图纸不得复印作为施 工依据，避免造成失效图纸作为施工图纸使用。 4.2.2.5.对于需要借用的图纸必须经项目工程部经理批准，办理借阅手续并及时归还。存档的图纸一律 不予借出。 4.2.3.竣工图管理 4.2.3.1.竣工图由总包单位负责组织编制，编制要求以当地城建档案馆要求为准。 4.2.3.2.分包单位 （含甲指分包） 编制的竣工图电子版须提供给总承包单位， 由总包单位负责统一审核、 汇总及调
9、整。 4.2.3.3.当施工图中的设计修改、设计变更的调整量大于整版图纸的 30%时，需设计单位重新出施工 图。 4.2.3.4.竣工图需由竣工图编制单位加盖竣工图章 ，并由制图人、审核人及技术负责人签字确认， 编号：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:4/7 具体格式详见竣工图章样 。 4.3.工程技术文件及档案管理 4.3.1.工程施工资料必须保证其真实性、有效性、及时性。 4.3.2.工程技术文件及档案内容： a.工程地质勘察报告 、工程施工图纸、 设计修改通知单 、各专业市政施工图纸、各专业市政设计 变更图纸、 图纸会审记录 、 设计变更通知单 、
10、 工程变更洽商记录及工程竣工图等。 b.永久性水准点位置、施工测量记录和建筑物、构筑物沉降观测记录等。 c.合同文件，包括施工合同、材料设备购置合同、监理合同、设备保修合同及保修资料等。 d.材料质量证明和试验资料，包括原材料、成品、半成品、构配件和设备等质量合格证明或试验检验 单等。 e.相关单位出具的质量证明书、竣工验收证明报告、工程质量检查评定记录和质量事故分析处理报告 等。 f.设备安装和电气、采暖、通风等施工和试验记录，以及调试、试压、试运转记录等。 g.有关工程建设的重要会议纪要、公司内部相关部门下发的文件、函件等。 h.工程过程中重点部位质量照片、进度照片及特殊情况照片等。 i.
11、工程竣工资料。 j.其它与工程相关的档案资料。 k.总包分包单位和设计单位提出的建筑物、构筑物使用时应注意事项等有关的文件资料。 4.3.3.日常归卷管理 4.3.3.1.建立日常归卷标准。对处理完毕或批存的文件材料，由档案工程师统一集中保管。 4.3.3.2.编制平时文件材料归卷使用的案卷内目录 。 案卷内目录的条款必须简明确切，并进行编 号。 4.3.3.3.项目工程部人员应及时将办理完毕或经批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交档案工程 师归卷。 编号：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:5/7 4.3.3.4.档案工程师应及时将已归卷的文件材料按
12、照 案卷内目录 条款， 放入平时保存文件卷夹内 “对 号入座” ，并在收发文登记表上注明。 4.3.3.5.档案工程师将归卷整理好的文件，按公司档案管理要求进行立卷管理。 4.3.4.合同文件管理 4.3.4.1.合同包括但不限于施工合同、设备材料购置合同、设计合同、监理合同等。招标采购部是合同 的责任部门，有效合同文件移交档案工程师归档保存，合同交底。 4.3.4.2.档案工程师告知部门其他人员关于合同的信息。其他人员如需借阅，填写合同借阅记录 。 4.3.5.施工过程文件管理 4.3.5.1.施工过程文件包含但不限于有效洽商资料文件、工程款批复资料文件、施工组织设计（方案） 文件、市政管理
13、部门检查有效函件等。项目工程部是施工过程文件的责任部门，负责文件的整理、编制、 审核、上报、抄报及归档保存。 4.3.5.2.档案工程师告知其他人员施工过程文件信息。其他人员可从档案工程师处借阅。 4.3.6.工程过程中重点部位质量照片、工程进度照片及特殊情况的照片等由各专业负责人负责选取、拍 摄，每月 5 号前提交，项目工程管理部门档案工程师负责每月 8 号前归档保存。 4.3.7.技术、经济资料管理 4.3.7.1.项目工程部的设计规范、施工规范、验收规范及概、预算定额等工程技术、经济资料由档案工 程师保存。 4.3.7.2.档案工程师告知部门其他人员关于技术、经济资料的信息，其他人员可从
14、档案工程师处借阅。 4.3.8.工程档案置于固定地点，定期检查、防止损毁，可以采取纸质及电子文件两种方式同时保存。 4.3.9.工程档案标识：工程档案的标识应按照公司的标识办法统一编制。 4.4.往来函件管理 4.4.1.公司内各部门间及各参建单位间重要事件沟通通过往来函件或工程联系单的形式进行沟通。 4.4.2.往来函件及工程联系单的接收和发放须在收发文登记表上登记签收，收文单位不得拒收。如 有异议可于 7 日内回函说明，如 7 日内未回复，则说明认可函件的内容。 编号：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:6/7 4.4.3.项目工程部档案工程师将所收函
15、件分类、及时归档，复印交相关人员传阅，并最终由项目工程部 经理明确事项的责任人。 4.4.4.文件接收和发放的流程按公司制度进行。 4.5.会议纪要管理 4.5.1.各类会议纪要须由各单位项目负责人签字后发布，重要会议的会议纪要需各单位盖章后发布。 4.5.2.会议纪要内事项由项目工程部经理负责确定需本部门落实的人员，档案工程师负责监督。 4.5.3. 档案工程师应将会议纪要及时归档保存，并告知相关部门及相关人员。其他人员可从档案工程 师处借阅。 4.6.工程竣工档案管理 4.6.1.工程竣工档案管理依照制度执行； 4.6.2.在合同中须明确施工单位的竣工资料制作责任及数量（建设单位至少约定需
16、要三份竣工资料：城 建档案馆、物业和本单位各一份） ； 4.6.3.针对各专项验收的竣工资料应在合同约定的数量； 4.6.4.竣工资料制作标准按照 GB-T50326-2014建设工程文件归档整理规范和项目所在地的地 方标准制作，以项目所在地档案主管部门具体要求为准； 4.6.5.竣工备案完后按当地档案馆规定时间完成竣工资料的城市档案馆交付，取得政府凭证； 4.6.6.交物业公司和本单位档案室的竣工资料须符合实际、满足结算要求，经过施工单位、监理单位、 项目工程部审核确认，项目工程部组织移交； 4.6.7.当期项目竣工资料移交城建档案馆后 6 个月内， 项目工程部当期竣工资料由档案工程师按要求
17、整 理，并移交档案室。 4.7.工程资料权责管理 4.7.1.各类工程资料按照提供、收集、审核、过程保存、归档保存等几项工作进行责任划分，确保工程 资料的可追溯。 4.7.2.资料管控责任方包含公司档案管理部门、项目工程部、各承包单位、监理单位。 编号：TTDC-ZY-JS-08(A0) 日期：2019/09/01|Page:7/7 4.7.3.工程资料在公司间、部门间移交时的过程记录资料，参与移交的公司、部门要各自存档一份。 4.8.工程档案资料检查 4.8.1.由项目档案工程师每月组织参建方档案检查，按照项目的不同阶段进行。 6.6.附加说明附加说明 本文件于 2019 年 10 月第一次发布。 本制度的责任部门为工程技术部，负责本文件的起草、修订并解释。
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