1、 第 1 页 共 4 页 文件管理办法文件管理办法 一一 目的目的 为使公司的管理体系日趋完善，公司以最新的文件运作，对文件的编制、发 放、保管、回收、作废进行统一管理，特制定本管理办法。 二二 范围范围 适用于公司各分店各部门 三三 定义定义 文件：文件：指在管理工作中可以做为依据或参考的书面材料，包括公文和其它文字 资料（如培训资料） 公文公文：是机关、企事业单位在其管理活动中形成和使用的具有法定效力 和规范 体式的文书，是进行管理、记载和传递公务信息的工具， 具有联系公务、规范行为、凭 证记载、对管理系统进行控制，对 管理者进行宣传教育的重要功能。 四四 内容内容 4.1 公文的分类公文
2、的分类 按公文的形成和使用的范围划分：通用公文和专用公文 通用公文通用公文：是机关、企事业单位在公务活动中普遍使用的公文， 如通 知、指示、公告、报告、批复、条例、联络 -条例、-办 法。 专用公文专用公文：指因特殊性需要在一定的单位、部门使用的业务公文。如顾客 须知、实施细则。 4.2 公文的作用公文的作用 能建立起管理系统内决策层和执行层之间的多层次、多方面的联系，完 善公司的管理。 公文一发布具有很强的约束力和规范作用，起到规范和准绳作用。 起到上情下达、下情上报、沟通信息的作用。 起的到宣传、指导作用，告诉应该怎么做及做什么。 起工作依据和查考凭证作用。 4.3 公文的格式公文的格式
3、公文都有严格、特定的格式，只能在法定的职权范围内行文，不能超越。 通用公文应以人事行政部代表公司行文。专用公文应各部门名义行文。如岗位 职责、工作准则等。 第 2 页 共 4 页 公文的标准格式包括版头、份号、密级度、发文字号、签发人、标题 主送机 关、正文、附件、发文部门、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和时间等 要素组成。 4.4 常用公文的编制、发放、保管常用公文的编制、发放、保管 4.4.1 4.4.1 通知通知 公文版面尺寸 A4 纸 页眉页脚距边界 1.25cm 上、下页边距 2.54cm 左、右页边 距 3.17cm 行间距 1.5 倍 字体形状及大小 字体均为宋体字;版头为初二号字且加黑;发文字号为五号字;标题为三号 字且加黑;主送机关为四号字且加黑;正文为小四号字;主题词、成文时 间、发行部门均用小四号字。版头打在页眉里面。 发文方式： a:通知能由人事行政部代
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