1、 第 1 页 共 1 页 商业系统会议管理通则商业系统会议管理通则 1、会议主持人一般由参会最高负责人担任（单独要求的除外），主持人对会议的 成效负责，负责控制参会人员范围及会议时间，把控会议进度以及形成会议成果；决策 人因故无法参加会议时，必要时可委托他人主持会议，但决策责任仍由决策人承担。 2、应谨慎界定参会人员、列席人员范围，尽量避免扩大会议，但必要时可召集公 司内部或外部的专业人员参会以提高决策或评审质量；会议可以连续开，但并非全体人 员都必须从头至尾参加，会议通知时应给出预告。 3、评审会的质量取决于对会议议题的充分理解以及参会人员的意见反馈，故上会 资料须充分汇报并形成选择性方案或
2、倾向性意见； 组织人员应至少提前 1 天将上会资料 发送至参会人。 4、检验参会人员是否充分汇报及其意见是否严肃、专业的判断方法：深度追问。 5、召开会议尽量采用 PPT 的形式；如果传递的信息很专业，则尽量辅以图纸、图 表、图片等资料；如果传递的信息很复杂，且又需帮助别人建立场景意境感，则仍需辅 以照片、音像、模型、实物等。 6、每次会议必须作出决定。 7、会议组织部门管理职责 （1）负责发起会议，包括但不限于协调参会人员时间、准备上会资料、确定会议 召开时间及地点。 （2）负责在公司会议管理系统中提起会议申请，并邮件/短信通知各参会人。 （3）负责会场管理，包括但不限于设施设备（电脑、投影仪、激光笔及视频会议 系统）准备、上会资料准备（拷贝、打印、分发等）、后勤保障（茶水准备等）、会议 纪要（会前指定相应人员）撰写。 （4）负责在会议召开后 2 个工作日内完成纪要签发（会议决策人），原则上以公 司邮件方式发至各参会人（不得随意扩大发放范围）。 （5）负责按公司档案管理规定将会议移交原件及时归档；会议纪要电子版及复印 版应妥为保管，非经许可不得扩大知悉范围。 （6）负责将会议督办事项列入任务督办系统，跟踪执行情况。
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