1、文件、档案资料管理规程文件、档案资料管理规程 编 号 WH-ZH-009 归口部门 嘉达物业公司 编 制 品质管理组 批 准 适用范围 公司全体员工 颁布日期 实施日期 阅读范围 公司全体员工 二、责权划分及依据二、责权划分及依据: 流程环流程环 节节 部门或岗位部门或岗位 职职 责责 权权 力力 工作依据工作依据 归档保 存的文 件 公司全体员 工 公司在管理服务或公务活动中形成的工作计 划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关 的图表、统计资料等 在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案 在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议 纪要、声像档案、工作记录等专项档案 管理 权 收集 权 国
2、家 相 关法律 集 团 内 部规定 文件、 资料归 档的要 求 归档的文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文 件格式符合国家标准 归档的文件材料要完整齐全 每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员 参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整 性、准确性、系统性进行鉴定和验收 保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科 学分类、立卷和编号 案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保 管期限 档案资 料的保 管 所有档案资料均由资料管理员管理 存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应 按照类别和保管部门的次序，自左向右，自上 而下地排列，以便于管理和查找 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底 图入库时，要
3、认真检查其修改、补充情况，并 在档案资料盒内的面层上注明修改情况 存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特 制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在 胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷 贝 每年一季度，对上一年度的各种资料档案进行 归档，并对库藏档案进行清理核对和质量检查 工作，做到完好、齐全。对破损或载体变质档 案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或 虫害要及时消杀 档案资料柜需做好防盗等设施 质量记录保存期为二年 保密权 档案资 料借阅 管理 公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利 和义务 公司员工查阅档案资料，必须办理登记手续 在借阅档案资料时，应做到以下几点： a 按规定办理登记手续，定期归还 b 要爱护档案资料，不得丢失 c 所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意 更改、涂写 借出和归还档案时，应办理清点手续，由资料 档案员和借阅者当面核对清楚 档案如有丢失、损坏或
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