1、 第 1 页 1 会议管理制度（试行稿）会议管理制度（试行稿） 1、目的目的 规范会议管理，使公司经营活动中的各种会议，通过合理的组织能够高 效率、高质量的进行。 2、制度文件的类别定义制度文件的类别定义 2.1 集团会议管理制度：是强制性要求执行，具有普遍适应性，且相对稳定 性质的管理规定。 2.2 集团会议管理作业规则：是指强制性要求集团员工执行的，但会根据企 业经营环境和策略变化，而适时进行调整优化的作业管理类规定。 2.3 集团会议管理作业文本：是指要求集团员工使用，但员工可以依据实际 状况进行优化、带指导性的作业管理类工具。 3、会议基本目标要求会议基本目标要求 3.1 会前： 会议
2、召集人/主持人须明确会议议题， 并做好会务及会议资料准备； 3.2 会中：会议主持人须把握会议方向，控制会议质量，实现会议既定目标 成果； 3.3 会后：会议召集人/相关人须负责会议纪要的形成，并跟踪相关人员 按会议纪要要求完成后续工作。 第 2 页 2 4、会议准备会议准备 4.1 会议计划会议计划 4.1.1 所有的会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面 计划(或方案)。会议计划原则上应包括以下内容： 会议名称、 会议主题、 会议时间、 会议地点、 会议召集人 （或部门） 、 会议组织、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料 清单、会议筹备工作、会议费用预算等。 4.
3、1.2 例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如 有变化，由会议召集人（或部门）临时通知。小型或非正式会议， 以上内容可以简化，由会议召集人（或部门）决定。 4.1.3 沿海绿色家园集团固定会议一览表是根据集团经营环境和策略 目标制定的会议计划，定位为集团作业规则类的规定。 4.1.4 会议计划（或方案） ，由会议召集人/部门拟定后，报分管领导（年 度会议报总裁和集团董事长， 大型会议报集团分管会议管理的执行 总裁）审批同意后执行。 4.2 会议通知会议通知 4.2.1 会议召开前，会议召集人/部门应提前通知参会人员，以便做好参 会准备。 4.2.2 会议通知有口头（直接或电话）和文字通知两种形式，小型或非 正式会议可采用口头通知；重要和大型会议则应采用电子文本或 纸质文本的书面通知（提倡用电子文本） ；例行会议除第一次和有 变动时通知外，以后可不再通知。 第 3 页 3
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