1、外来文件控制程序 1.目的 保证公司对外来文件的正确有效使用。 2.适用范围 本程序适用于对外来文件的管理。 3.引用文件 无 4.定义 外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文 件。 5.职责 5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发 清单。 5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部 门的实行。 5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。 5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。 6.资格和培训 执行本程序不需特别的资格或培训。 7.程序 7.1 外来文件的接收
2、现场办公室资料员接收外来文件时,填写收文处理单（见 GFP5-4-F1）, 然后送现场办公室负责人审阅。 7.2 外来文件的下发、传阅 7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定外来文件使用及 下发清单（见 GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保 存即可。 7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写外来文件使用通知单（见 GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。 7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填 写外来文件传阅单（见 GFP5-4-F4）。 7.2.4 各部门直接从党政机关
3、接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室 登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。 7.3 外来文件变更处理 7.3.1 部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。 7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第 7.17.2 的规定 办理。 7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现 场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资 料员才将修改、更新本发至部门负责人。 7.4 外来文件的归档保管、回收及销毁 7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及来文处 理单移交公司档案员归档保管，并填写文件移交单（见 GFP5-3-F5）。 7.4.2 停止使用的外来文件复印本由现场办公室资料员收回后至少保存一个 月集中销毁。 8.记录 8.1 收文处理单、外来文件原本和外来文件使用及下发清单由公司 档案员永久
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